La importancia de solicitar copia del Rut al realizar compras

Cuando se realizan copras a personas naturales, es de gran importancia solicitarles una copia del Rut, pues esté será de gran utilidad tanto para soportar costos y deducciones, como para reportar información exógena de forma correcta.

En primer lugar, por exigencia del artículo 177-2, se debe exigir y conservar la copia del Rut de las personas naturales pertenecientes al régimen simplificado, a las que se le hayan realizado compras de bienes o servicios gravados con el impuesto a las ventas.

De no exigirse o conservarse el Rut, los costos y gastos no serán aceptados fiscalmente.

También contempla el citado artículo, que las compras que se realicen a una persona que debiendo estar en el régimen común, no lo está, tampoco serán deducibles.

Dice el artículo 177-2:

No son aceptados como costo o gasto los siguientes pagos por concepto de operaciones gravadas con el IVA:

a. Los que se realicen a personas no inscritas en el régimen común del impuesto sobre las ventas por contratos de valor individual y superior a sesenta millones de pesos ($60.000.000) [Hoy 3.300 Uvt] en el respectivo período gravable.

b. Los realizados a personas no inscritas en el régimen común del impuesto sobre las ventas, efectuados con posterioridad al momento en que los contratos superen un valor acumulado de sesenta millones de pesos ($60.000.000) [Hoy 3.300 Uvt] en el respectivo período gravable .

c. Los realizados a personas naturales no inscritas en el régimen común, cuando no conserven copia del documento en el cual conste la inscripción del respectivo vendedor o prestador de servicios en el régimen simplificado. Se exceptúan de lo anterior las operaciones gravadas realizadas con agricultores, ganaderos y arrendadores pertenecientes al régimen simplificado, siempre que el comprador de los bienes o servicios expida el documento equivalente a la factura a que hace referencia el literal f) del artículo 437 del Estatuto Tributario.

Sin perjuicio de lo previsto en los literales a) y b) de este artículo, la obligación de exigir y conservar la constancia de inscripción del responsable del régimen simplificado en el RUT, operará a partir de la fecha que establezca el reglamento a que se refiere el artí culo 555-2.

Se observa que la obligación de exigir el Rut, no se aplica cuando las compras se realizan a los agricultores, ganaderos y arrendadores que pertenezcan al régimen simplificado.

Este artículo es aplicable únicamente tratándose de operaciones gravadas con el impuesto a las ventas, de suerte que si lo que se adquiere es un bien o un servicio que no está gravado con el impuesto a las ventas, no existe la obligación de exigir el Rut.

En todo caso, independientemente de si se obliga o no a exigir el Rut, éste debe ser solicitado a toda persona natural a la que se le hagan adquisiciones, puesto que al momento de tener que reportar información en medios magnéticos, se debe reportar información que sólo se puede conseguir de manera confiable en el Rut.

Hoy en día, por efecto de la obligación de reportar información exógena, el contribuyente tiene que tener plenamente identificados a sus proveedores, y la mejor forma de hacerlo, es mediante el Rut, por tanto, este debe ser exigido independientemente de si existe la obligación o no de hacerlo.

El no exigir el Rut a sus proveedores puede por un lado la no aceptación del costo o gasto, y por el otro, la posibilidad de no reportar o reportad de forma equivocada la información e medios magnéticos, situación que es sancionable también.

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5 Opiniones
  1. JEISSY RAMIREZ dice:

    Que puedo hacer si en un almacen me niegan la copia de el rut de el establecimiento

  2. Stefania dice:

    En este enlace https://muisca.dian.gov.co/WebRutMuisca/DefConsultaEstadoRUT.faces;jsessionid=A19B1ED42410E207AD425E63F52E549F se puede verificar si la persona tiene RUT y si el registro se encuentra activo, mi pregunta es, con este mecanismo aun es necesario tener la copia del RUT? Gracias.

  3. carlos dice:

    Buenos dias ,debo dar copia de el rut y factura cuando una persona por sacar unas copias o impresiones que no superan lo de un pasaje de bus me lo exija.

    • Enrique dice:

      Por ley usted debe conservar copia del RUT en su establecimiento de comercio y si el comprador se lo pide, debe dárselo para que éste soporte sus costos y gastos.

  4. Anthony Arevalo dice:

    Cordial saludo,

    Realizo visitas comerciales, pero a la hora de legalizar mis gasto de parqueaderos o fotocopias, por valores pequeños cada gasto, 4000 o 5000 pesos. Me dicen en contabilidad que debo pedir RUT para cada gasto por pequeño que sea aunque las facturas que me han entregado tienen NIT. Sin embargo es muy complicado pedir el RUT antes de entrar a un parqueadero o a una fotocopiadora y si no lo tiene entonces ir a buscar a otro sitio.

    Que solucion podriamos implementar para evitar perdidas de tiempo a causa de esto?

    Gracias

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