La tediosa tarea de transcribir los documentos para participar en los procesos de selección pública

El desarrollo de procesos de contratación estatal en Colombia, algunas veces se entorpece y dificulta desde su inicio, tras la publicación efectuada por la entidad; entre diversas situaciones que obstaculizan la participación de los proponentes, hay una común en todos los procesos de selección: LA TRANSCRIPCIÓN DE DOCUMENTOS.

Las entidades estatales para adelantar su contratación, requieren efectuar una documentación específica según la modalidad, entre los que se encuentran:

-Estudios Previos

-Análisis de sector

-Análisis de riesgos

-Estudio de mercado

-Fichas técnicas

-Aviso de convocatoria

-Pliego de condiciones (Proyecto y Definitivos)

-Invitación Pública

-Anexos, formatos y/o modelos

Algunas ocasiones estos documentos se integran o se diferencian según las directrices de cada Entidad.

Es así que en primera instancia, se efectúa un análisis de requisitos de participación, posteriormente, el empresario licitador revisa los formatos a diligenciar, los cuales podrían relacionarse, así:

-Carta de Presentación

-Certificado de cumplimiento de pago de seguridad social integral y aportes parafiscales

-Propuesta Económica

-Propuesta técnica

-Documento de constitución de Consorcio

-Documento de constitución de Unión Temporal

-Documento de Promesa de Sociedad Futura

-Compromiso Anticorrupción

-Otros que la entidad estatal estime convenientes

Por regla general, todos ellos son publicados en archivos PDF, unos con posibilidad de convertir a Word para su edición y otros totalmente inmodificables al transformarse como imágenes.

Sin embargo, para el diligenciamiento de éstos es necesario tratar de convertir los archivos PDF a documentos editables de Word, de lo contrario, el empresario licitador requiere disponer de su personal tanto para reunir y organizar los documentos, así como, para transcribir los formatos incluidos por la entidad estatal, perdiendo un tiempo valioso.

Esta situación puede ser estresante y tediosa, máxime cuando se trata de participar en procesos de mínima cuantía, los cuales son publicados durante un día hábil y al siguiente, se debe efectuar la presentación de la propuesta.

Entre las posibles soluciones a esta problemática, se presentan las siguientes recomendaciones:

- Separar los formatos y anexos que se deben diligenciar por parte de los contratistas, en un archivo editable, el cual podría ser publicado por parte de la entidad estatal en el SECOP.

- Suministrar éstos vía correo electrónico, como respuesta a la solicitud efectuada por un proponente interesado.

- Publicar los documentos en PDF, editable a modo formulario.

Se espera que con la implementación del SECOP II y el uso de las tecnologías de la información, COLOMBIA COMPRA EFICIENTE y las entidades estatales en general innoven y mejoren este tipo de situaciones innecesarias y desgastantes que deben afrontar los empresarios licitadores al momento de interesarse en participar en la diversidad de procesos de selección pública que se adelantan a diario.

Máxime cuando uno de los postulados de la Agencia Nacional Colombia Compra Eficiente es generar herramientas que promuevan la participación en los procesos de contratación, tal como se expone en la página web de esta entidad. (Ver Imagen siguiente).

En conclusión, la transcripción de documentos es una tarea tediosa que no debe ser acogida en la era de la tecnología, más aún cuando permite la celebración de negocios entre los entes estatales y el sector privado.

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Una opinión
  1. Camilo Alzate G dice:

    Lamentablemente esta practica no va ha cambiar mucho pues es una de la forma de "amarrar" la contratación.

    A quien ellos quieren que salga favorecido se los facilitan en el formato que sea necesario y hasta le llenan los formularios, a los demás que se las arreglen como puedan.

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