Las cotizaciones que soportan el presupuesto oficial para adelantar los procesos de contratación deben incluir gastos directos e indirectos

Los procesos de contratación pública requieren obligatoriamente contar con los recursos suficientes y disponibles que garanticen la celebración del contrato.

Es así que para establecer el valor oficial que la entidad está dispuesta a pagar, teniendo en cuenta que su precio no supere o se encuentre por debajo de la realidad del mercado, para lo cual debe consultar los sectores especializados que se desempeñan, comercializan o prestan determinado servicio en la ciudad, municipio, departamento o en el país.

Esta consulta se debe efectuar públicamente, para iniciar con garantías el proceso, por lo que algunas entidades vienen publicando en las páginas web institucionales, la necesidad de cotizar para establecer los precios de mercado.

Es así como que Colombia Compra Eficiente recomienda a la Entidad Estatal en su Guía para la Elaboración de Estudios de Sector, lo siguiente:

“…Diseñar e implementar escenarios y procedimientos de solicitud de información a los potenciales oferentes. Esta recomendación se orienta a que la Entidad Estatal defina qué información, cuándo, por qué medio y a quién la solicitará. Esta definición debe incluir el procedimiento para hacerlo como formatos de solicitud de cotización o de información que permitan una participación uniforme del mayor número posible de interesados. Es recomendable dejar constancia de las fechas de las reuniones, los asistentes y los temas tratados con proveedores y gremios….”.

Los interesados en el proceso de selección, deben enviar su cotización a la entidad pública, como se menciona en dicha convocatoria de estudio de mercado, es decir, por vía correo electrónico o mediante escrito físico radicado.

Posteriormente, se comparan los precios de las cotizaciones recibidas (mínimo dos para poder comparar), las cuales deben incluir la totalidad de los ítems o servicios a contratar, así como, los gastos directos e indirectos para la ejecución del contrato, tales como impuestos municipales, departamentales y nacionales, valores de transporte y entrega de mercancía, viáticos de personal, uso de herramienta, alquiler de vehículos, entre otros.

Estos precios deben ser considerados por el interesado, sin embargo, en caso de que las entidades noten la no inclusión de éstos valores, la entidad puede determinar dentro de los estudios previos, el resultado de la comparación de las cotizaciones y estimar un porcentaje para el cubrimiento de los valores no contemplados por los posibles proponentes.

La no inclusión de estos valores dentro de las cotizaciones, puede causar que los procesos de contratación lleguen a declararse desiertos, por la no presentación de ofertas. Así mismo, la presentación de ofertas con precios artificialmente bajos, lo cual podría causar incumplimientos contractuales, imposición de multas y demás inconvenientes, sino son detectados a tiempo, o el suministro de elementos y prestación de servicios de baja calidad.

No obstante, las cotizaciones o su resultado de comparar los precios, conocido como estudio de mercado, son parte integral del estudio de sector, documento que debe acompañar los procesos de selección.

Finalmente, algunas entidades vienen publicando las cotizaciones y la forma en que fue determinado el valor oficial del proceso, junto al estudio del sector, dando mayor publicidad y garantía  de transparencia en el proceso de selección, soportando de forma efectiva el presupuesto disponible oficial.

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