Las facturas deben contener nombre o razón social del contribuyente que solicita el costo o deducción

Suele suceder que algunas personas naturales se asocian informalmente para desarrollar un negocio,  y sin criterio alguno acuerdan que uno de ellos  declare los  costos y deducciones sin reparar que  la factura que los soporta tenga el nombre y apellido de otra persona, lo que da lugar al rechazo de los conceptos referidos.

El artículo 771-2 del estatuto tributario es claro en señalar que para la procedencia de costos, deducciones e impuestos descontables, es preciso que en la factura que los soporta figure el nombre y los apellidos del adquiriente, que no es otro que el mismo contribuyente que los declara, de manera que no es posible soportar costos con facturas que están a nombre de terceros.

Frente a este tema se pronunció la sección cuarta del Consejo de estado en sentencia 16791 de 2010 con ponencia de la Magistrada Carmen Teresa Ortiz:

En consecuencia, se repite, si se trata de probar costos es posible rechazarlos con fundamento en el incumplimiento al literal c) del artículo 617 del Estatuto Tributario, porque conforme con el artículo 771-2 citado es un requisito que en todo caso debe cumplirse para la procedencia de los mismos, por ser ésta la norma que regula expresa y especialmente el asunto.

Por lo anterior, a juicio de la Sala fue procedente el rechazo de los mencionados costos, porque las facturas en que se soportaron no cumplieron los requisitos legales para su aceptación como prueba de los mismos.

Adicionalmente, el hecho de que el señor Carlos Magno Bustos Guarín no haya solicitado esos costos en su declaración de renta de 1999 o el hecho de que esté probado, según el dictamen pericial, que los costos se realizaron, que el actor los pagó y los contabilizó, no da lugar a su procedencia fiscalmente, pues la obligación tributaria se origina en hechos económicos realizados por un determinado contribuyente que, para concretarla, tiene que probar la titularidad de aquellos conceptos que hacen parte de la depuración del impuesto, con las formalidades previstas en la ley. De manera que si la ley exige que para La procedencia de los costos, las facturas que los soportan deben tener los apellidos y nombre o razón social del adquirente de los bienes o servicios, para la Sala la persona que allí se designe es la titular de ese derecho y quien puede solicitar los costos en su declaración. Cabe resaltar que, conforme con el artículo 776 del Estatuto Tributario, los comprobantes externos prevalecen sobre los asientos de contabilidad y sólo es dable considerar comprobados los costos y deducciones hasta concurrencia del valor de dichos comprobantes. Pero esos comprobares deben darle ese derecho al contribuyente, mediante el cumplimiento de las exigencias legales. Por las anteriores razones, para la Sala, no se pueden reconocer los costos solicitados por el actor y rechazados por la DIAN, porque no probó que él los hubiera realizado conforme con las exigencias del artículo 771-2 del Estatuto Tributario para su procedencia.

Es claro y obvio que no se puede soportar un costo o una deducción con una factura que está a nombre del tío, el hermano, el papá o un amigo.

Si las personas acuerdan por alguna razón quién declarará los costos y deducciones relacionados con el negocio que están llevando a cabo, deben asegurarse que las facturas sean emitidas con el nombre correcto. Otra alternativa es que se formalice un contrato de cuentas en participación que está muy bien regulado en cuanto a los aspectos tributarios, como Iva, facturación, retención en la fuente e impuesto  a la renta (ingresos, costos y deducciones).

Por último, este tipo de situaciones ocurre con frecuencia en la compra-venta de establecimientos de comercio entre personas naturales, pues el que compra el establecimiento cree que las facturas, por corresponder a la compra de inventarios utilizados en el establecimiento, le da derecho a utilizarlas fiscalmente.

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