La liquidación de prestaciones sociales es un proceso que permite determinar el valor de cada uno de los valores que componen las prestaciones sociales, como prima de servicios, cesantías e intereses sobre las cesantías.
Las prestaciones sociales están conformadas los siguientes conceptos:
- Prima de servicios.
- Auxilio de cesantías.
- Intereses sobre cesantías.
Existen otros conceptos que hacen parte de las prestaciones sociales pero que no se deben liquidar como es el caso de la dotación, o las vacaciones que no son precisamente una prestación social sino un descanso remunerado.
Las prestaciones sociales se liquidan a partir del salario que el trabajador devenga, sobre el cual se aplican los porcentajes de cada prestación social.
Además del salario se incluyen conceptos salariales como horas extras, recargos y comisiones, y en general, cualquier pago que tenga naturaleza remunerativa.
Una vez determinada la base de liquidación se aplican las fórmulas correspondientes para cada una de las prestaciones sociales.
Como ya lo señalamos, para liquidar las prestaciones sociales se toman en cuenta todos los conceptos que devengue el trabajador, como, por ejemplo:
- Horas extras.
- Recargos nocturnos.
- Trabajo dominical y festivo.
- Auxilio de transporte.
- Comisiones.
En general todo concepto que constituya salario se debe incluir en la liquidación de las prestaciones sociales, y, por el contrario, cualquier pago que no constituye salario se excluye de la base para liquidar las prestaciones sociales.
Otro aspecto a considerar para determinar la base sobre la cual se deben liquidar las prestaciones sociales, es la existencia de un salario variable, situación que obliga a promediar los salarios del todo el periodo objeto de liquidación, para reconocer todos los pagos salariales que recibe el trabajador durante todo el periodo, tema desarrollado con más detalle en el siguiente artículo.
Respecto a las vacaciones laborales no se consideran una prestación social, sino un descanso remunerado, por lo tanto, su liquidación no se aborda en este artículo, pero el tema fue desarrollado en el siguiente:
En el siguiente ejemplo se asume que el trabajador ingresó a trabajar el primero de mayo.
| Mes/Concepto. | Sueldo básico | Horas Extras. | Recargo nocturno. | Recargo dominical. | Total |
| Mayo | 1.000.000 | 0 | 1.000.000 | ||
| Junio | 1.000.000 | 0 | 300.000 | 1.300.000 | |
| Julio | 1.000.000 | 1.000.000 | |||
| Agosto | 1.200.000 | 200.000 | 100.000 | 1.500.000 | |
| Septiembre | 1.200.000 | 1.200.000 | |||
| Octubre | 1.200.000 | 200.000 | 1.400.000 | ||
| Noviembre | 1.2000.000 | 100.000 | 1.300.000 | ||
| Diciembre | 1.000.000 | 1.000.000 |
Se totaliza lo devengado en cada mes y a partir de allí se efectúa la liquidación respectiva, es decir, que la base para liquidar las prestaciones sociales es la sumatoria de todos los pagos que remuneran al trabajador, como salarios, horas extras, recargos nocturnos, dominicales y festivos, y las comisiones.
Prima de servicios.
Como la prima de servicios se paga semestralmente, liquidaremos únicamente la prima de servicios correspondiente al segundo semestre (julio – diciembre), pues ya debió haberse liquidado y pagado la del primer semestre, en este caso, la parte proporcional del primer semestre, pues hemos supuesto que el trabajador ingresó en mayo de 2021.
| Mes | Salario |
| Julio | 1.000.000 |
| Agosto | 1.500.000 |
| Septiembre | 1.200.000 |
| Octubre | 1.400.000 |
| Noviembre | 1.300.000 |
| Diciembre | 1.000.000 |
| Total semestre | 7.400.000 |
| Promedio mensual | 1.233.333 (7.400.000/6) |
El promedio mensual se determina dividiendo 7.400.000 entre los 6 meses del semestre, o los meses que correspondan según el periodo a liquidar.
Determinar el promedio es necesario para reconocer las prestaciones sociales sobre todos los pagos remuneratorios o que constituyen salario, y se hace independientemente de si es un salario variable o fijo, en razón a que el salario fijo en realidad no es fijo debido a que cambia cada mes por cuenta del trabajo suplementario y los diferentes recargos que el trabajador pueda tener.
Ahora se aplica la fórmula para determinar la prima de servicios, que es:
(Salario mensual * Días trabajados en el semestre)/360.Reemplazando tenemos:
(1.233.333 x 180)/360 = 616.667.
El salario se ha multiplicado por 180, porque es el número de días que tiene el periodo liquidado; 6 meses.
Cesantías.
Como las cesantías se liquidan una vez al año, es preciso tomar todo el año, o en este caso, los 8 meses transcurridos desde que el trabajador ingresó a la empresa.
Como el salario ha variado todo el tiempo, unas veces por incremento o disminución del sueldo básico y otras por efecto de horas extras, recargos nocturnos, dominicales y festivos, es preciso tomar el promedio de los 8 meses para determinar la base a utilizar para calcular las cesantías.
En los 8 meses el trabajador devengó en total 9.700.000, valor que se divide entre 8 para un promedio mensual que es de $1.212.500.
Aplicamos entonces la fórmula, que resulta ser la misma que la prima de servicios:
(Salario mensual * Días trabajados en el periodo a liquidar) / 360.Reemplazando valores tenemos:
(1.212.500 x 240) /360 = 808.333.
El salario promedio mensual se multiplica por 240 días, que corresponden a los 8 meses liquidados.
Si bien se utiliza la misma fórmula tanto en la liquidación de la prima de servicios como en la liquidación de las cesantías, en este caso los valores son diferentes porque se liquidan periodos diferentes, ya que en la prima de servicios liquidamos 6 meses y en las cesantías 8 meses.
Si se liquidara un mismo periodo para los dos conceptos, los valores y el resultado serían iguales.
Intereses sobre las cesantías.
El empleador debe pagar un 12% anual de interés sobre las cesantías causadas, que fueron de 808.333.
En este caso ese 12% será proporcional toda vez que el trabajador no laboró durante todo el año sino 240 días únicamente.
La fórmula a utilizar es:
(Cesantías x Días trabajados x 0,12) /360.Reemplazando valores tenemos:
(808.333 x 240 x 0.12) /360 = 64.667.
Se toma como base las cesantías liquidadas previamente, porque como su nombre lo indica, se trata de los intereses sobre las cesantías.
En el siguiente artículo encuentra un liquidador de prestaciones sociales en línea que le permite proyectar el valor de cada una de las prestaciones sociales.
Se deben pagar prestaciones sociales sobre las horas extras que se paguen, por cuanto hacen parte del salario o remuneración que recibe el trabajo.
Las horas extras que el trabajador realice hacen parte del salario mensual que este recibe, y por ello se suman para totalizar el devengado mensual.
En consecuencia, no hace falta promediar o discriminar las horas extras, pues estas están dentro del total devengado de cada mes, y luego al momento de liquidar las prestaciones se promedia el salario de cada uno de los meses del periodo que corresponda, donde ya están incluidas las horas extras.
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