Listas desplegables dependientes en Excel

Inicio » Excel para contadores. » (31 / 08 / 2011 )

Excel permite hacer listas desplegables dependientes, estos, que una lista depende de la otra, o una lista muestra la información según el contenido de otra de la que depende.

Muchos hemos visto que cuando se elige un departamento o país, al lado hay otra lista para elegir una ciudad de ese departamento o país. En Excel esto se llaman listas dependientes, ya que la lista de ciudades depende del departamento  o país seleccionado en la celda adyacente.

Para lograr esto hay que recurrir a validación de datos y a los nombres de rangos.

Hay que definir un nombre de rango para los departamentos o países,  y un nombre de rango para cada lista de ciudades de cada departamento o país.

Hemos creado una base de datos con tres departamentos y tres municipios por cada departamento.

Al rango departamentos le hemos asignado el nombre “Departamentos”:

Al rango municipios de Antioquia se le asigna el nombre Antioquia, al de Arauca, Arauca, etc. Para que funcione, el nombre de  los rangos donde están los municipios debe ser igual a nombre de los departamentos. Hay que evitar acentos en el nombre de los rangos de los municipios  y por tanto los nombres de los departamentos no pueden tener acentos. También hay que evitar espacios en los nombres de los rangos. Por ejemplo, el nombre de un rango no puede ser “Norte de Santander”, sino que debe ser “Norte_de_Santander”, y por consiguiente así debe ser el nombre del departamento, pues estos deben ser iguales.

Una vez hayamos asignado los nombres a los diferentes rangos, procedemos a crear una lista desplegable desde la opción Datos-Validación de datos.

En la celda E2 colocamos la lista desplegable para elegir el departamento. Para ello en validación de datos, en criterios de validación elegimos la opción Lista, y en el origen colocamos el nombre del rango donde están los departamentos, precedido del signo =, tal como está en la imagen.

Ahora validamos la celda donde se colocará la lista desplegable de los municipios, que en nuestro ejemplo es F2:

Igual elegimos en criterio de validación la opción Lista, y en el origen de datos colocamos la fórmula =INDIRECTO($E$2). De esta forma vinculamos la lista con el valor que haya en E2, el cual se toma de una lista que creamos en el anterior paso.

Aquí hemos utilizado la función INDIRECTO y referencia absolutas.

Descargue una base de datos con todos los departamentos de Colombia y todos los municipios de cada departamento, en la que se utiliza este tipo de listas desplegables dependientes.

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Siéntase libre de opinar

10 Opiniones
  1. David Jiménez dice:

    Es posible hacer una validación de datos (como el nombre del cliente) y que al escoger el cliente nos dé el estado de cuenta del mismo, es decir, que despliegue facturas y notas de crédito? De antemano gracias por los comentarios.

  2. Carlos C dice:

    Como Puedo hacer para no ocupar "_" en los espacios, lo que pasa es que esta información luego la tengo que pasar a otro formato donde no me dejan usar el nombre a menos que sea igual, existe alguna forma. Muchas Gracias

  3. jose dice:

    gracias, cada vez aprendo algo mas y realmente me sirvio.

  4. Andres dice:

    Gracias, me fue de mucha ayuda.
    Saludos.

  5. Karla dice:

    Hola, como puedo vincular dos listas desplegables para que sean dependientes de la misma lista.

  6. Alexis dice:

    EL tutorial es bueno solo que mi duda es cuando quiero que aplique a una columna de por ejemplo 1000 tendria que entrar y modificar cada unas de los =INDIRECTO y seleccionar la celda de alado.por favor ayudame y dame una solucion

  7. alfredo dice:

    necesito saber si es posible crear una lista desplegable que tenga dos opciones, una que te envíe a otra celda con uns lista desplegable y la otra opcion que te deje libre la celda para poder escribir lo que quieras.... muchas gracias

  8. Geraa dice:

    Gracias por el tutorial.. pero tengo una pregunta.. y las listas desplegables solo dan datos de UNA columna o fila?
    como hago para que una lista desplegable me dé datos de TODA una fila, a partir de una celda de esa fila?

    Por ejemplo en un tabla tengo los siguientes datos:
    Nombre - Edad - Telefono - Direccion
    Como hago para que a partir del Nombre que escriba debajo.. salga tambien su edad, su telefono y su direccion?

  9. Manuel C. Abrego dice:

    Tengo una duda realize mi base usando la funcion indirecto en mi primer lista despegable selecciono el pais junto a esta celda se genera la segunda lista dependiente apartir del pais ke se eligiodando los estados que conforman dicho pais , mi problema viene cuando en una tercer celda ocupo que me proporciones una lista desplegable de los municipios que conforman el estado elegido en la celda anterior igualmente nombre primero los rangos para generar las busquedas y utilize la funcion indirecto . Si lo hago de esta manera la 3 celda me muestra un error al ingresar la funcion indirecto para la segunda celda( " EL ORIGEN EVALUA UN ERROR¿DESEA CONTINUAR? " ) al continuar no me despliega ningun valor en la lista es decir no se despliega ¿algun consejo ?

    • César Arellano dice:

      Hola, debes definir nombres para cada columna con datos, esto hará que la referencia de la fórmula Indirecto te despliegue los datos correspondientes, sólo recuerda que debe ser idéntico el nombre de columna al de la primera lista desplegable.

      Saludos.

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