Los agentes de retención de oficio deben expedir el certificado de retenciones

Los agentes de retención de oficio, por su propia iniciativa deberían expedir los certificados de retenciones que hayan practicado en un determinado periodo gravable, o por lo menos tener la información necesaria a disposición del sujeto pasivo.

Entre los agentes de retención se ha generalizado la creencia que el certificado de retenciones sólo se debe expedir si el sujeto pasivo sometido a retención lo solicita formalmente, lo que en nuestro criterio no es adecuado aunque sí permitido jurisprudencialmente.

Los artículos 379 y 381 del estatuto tributario que establecen la obligación de los agentes de retención de expedir certificados, dicen claramente que “deberán expedir”, y no condiciona dicha obligación a que medie solicitud del sujeto pasivo (el Consejo de estado opina lo contrario), de modo que aunque el sujeto pasivo no solicite el certificado, este debería  ser expedido por el agente de retención, o por lo menos tener disponible oportunamente la información que contendría el certificado en caso de ser expedido.

Algunos antes de retención incluso no sólo expiden el certificado respectivo, sino que lo hacen llegar por correo al domicilio del interesado, detalle que puede ser muy valorado por los proveedores mejorando su imagen a un costo muy bajo.

Pero si el agente de retención no quiere incurrir en costos de envío, puede implementar una aplicación virtual que le permita al sujeto pasivo descargar desde internet el certificado respectivo, o incluso puede generar el certificado en PDF y enviarlo por correo electrónico.

Por último, recordar que no expedir el certificado de retención es un hecho sancionable y luego el agente de retención para eximirse de la sanción, si bien puede  alegar que el sujeto pasivo a quien no le expidió el certificado no se lo solicitó, tendrá que demostrar que la información estaba disponible oportunamente.

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