¿Luego de renovado el registro único de proponentes, puedo realizar una actualización de los datos financieros de mi empresa?

Nos efectúan por el correo electrónico la siguiente consulta: “…luego de renovado el registro único de proponentes, ¿puedo realizar una actualización de los datos financieros de mi empresa?...”.

Según el Decreto 1082 de 2015, se destaca que:

“…Artículo 2.2.1.1.1.5.1. Inscripción, renovación, actualización y cancelación del RUP. Las personas naturales y jurídicas, nacionales o extranjeras, con domicilio en Colombia, interesadas en participar en Procesos de Contratación convocados por las Entidades Estatales, deben estar inscritas en el RUP, salvo las excepciones previstas de forma taxativa en la ley.

La persona inscrita en el RUP debe presentar la información para renovar su registro a más tardar el quinto día hábil del mes de abril de cada año. De lo contrario cesan los efectos del RUP. La persona inscrita en el RUP puede actualizar la información registrada relativa a su experiencia y capacidad jurídica en cualquier momento.

Los inscritos en el RUP pueden en cualquier momento solicitar a la cámara de comercio cancelar su inscripción…”. (Subrayado y resaltado fuera de texto).

Luego de que se ha efectuado la inscripción inicial o renovación anual del registro único de proponentes (RUP), los únicos datos que pueden actualizarse en cualquier momento es lo referente a la capacidad jurídica y la experiencia.

Esta limitante tiene como propósito evitar documentos fraudulentos y la manipulación de éstos, según su conveniencia para la participación en un proceso contractual.

Es así que al momento de efectuar la inscripción o renovación del registro único de proponentes se debe revisar muy bien la documentación a suministrar, en especial, lo referente a los estados financieros, los cuales establecen los indicadores con los cuales podrá participar un oferente en los procesos de selección pública.

Según el Decreto 1082 de 2015, para efectuar la inscripción o renovación del RUP, específicamente sobre materia financiera, se debe:

“…Artículo 2.2.1.1.1.5.2. Información para inscripción, renovación o actualización. El interesado debe presentar a cualquier cámara de comercio del país una solicitud de registro, acompañada de la siguiente información. La cámara de comercio del domicilio del solicitante es la responsable de la inscripción, renovación o actualización correspondiente:

1. Si es una persona natural:

1.3.   Si la persona está obligada a llevar contabilidad, copia de la información contable del último año exigida por las normas tributarias.

  1. Si es una persona jurídica:

2.3.   Estados financieros de la sociedad y los estados financieros consolidados del grupo empresarial, cuando la norma aplicable lo exige, auditados con sus notas y los siguientes anexos, suscritos por el representante legal y el revisor fiscal, si la persona jurídica está obligada a tenerlo, o suscritos por el representante legal y el auditor o contador si la persona jurídica no está obligada a tener revisor fiscal:

  1. Principales cuentas detalladas del balance general.
  2. Principales cuentas del estado de pérdidas y ganancias.

III. Cuentas contingentes deudoras y acreedoras.

Si el interesado no tiene antigüedad suficiente para tener estados financieros auditados a 31 de diciembre, debe inscribirse con estados financieros de corte trimestral, suscritos por el representante legal y el auditor o contador o estados financieros de apertura.

Las sucursales de sociedad extranjera deben presentar para registro la información contable y financiera de su casa matriz. Los estados financieros de las sociedades extranjeras deben ser presentados de conformidad con las normas aplicables en el país en el que son emitidos.

Los proponentes que terminan su año contable en una fecha distinta al 31 de diciembre, deben actualizar la información financiera en la fecha correspondiente; sin perjuicio de la obligación de renovar el RUP de acuerdo con lo establecido en el artículo 2.2.1.1.1.5.1 del presente decreto…”. (Subrayado y resaltado fuera de texto).

Tal como se resalta en el texto anterior y en cumplimiento de la normatividad vigente sobre contabilidad general (Decreto 2649 de 1993 y demás normas que lo modifican), los estados financieros a presentar son aquellos resultantes del periodo con corte a 31 de diciembre.

De ahí la importancia que los empresarios, antes de radicar la documentación para inscribir o renovar el Registro Único de Proponentes (RUP), realicen una verificación de los estados financieros. (Ver artículo: Importancia de verificar los estados financieros antes de emitirlos)

Sin embargo, esto no quiere decir que se sugiera revisar los estados financieros para establecer unos buenos indicadores para participar en Licitaciones, puesto que dicha situación podría conllevar a generar un delito (Artículo 289 de la Ley 599 de 2000). (Ver artículo: Falsificación o alteración de estados financieros es un delito penal)

En conclusión, la ética profesional y las buenas costumbres empresariales deben exhibir la realidad de la empresa, situación que llevará a que proponentes de trayectoria y experiencia, participen en los procesos de contratación estatal, disminuyendo la posibilidad de adjudicación a las tan denominadas “empresas de papel”, expertas en tener estados financieros “maquillados”.

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