Manejo de archivos delimitado por comas en Excel

PARTE 1: Creando un archivo Delimitado por Comas desde un archivo Excel (*.xlsx)

Una de las mejores formas para realizar transferencia de Bases de Datos es utilizando archivos separados por comas (.CSV); estos son archivos planos los cuales están compuestos solo de caracteres y sin formato alguno. La ventaja de utilizar los archivos en estas características es que permite transferir una gran cantidad de información sin comprometer los limites en el tamaño del archivo al momento de enviarlo por un medio como el correo electrónico. Veamos:

Tenemos la siguiente Base de Datos en Excel (Base de Datos Original.xlsx) con registros de nueve (9) personas:

Ahora vamos a convertirlo en un archivo Delimitado por Comas. Para ello, en Excel vamos a la opción Archivo, luego la opción Guardar cómo y en la ventana que se despliega, nos ubicamos en la opción Tipo (que está debajo de la opción donde se asigna el Nombre al Archivo), desplegamos la lista de opciones y seleccionamos la opción: CSV (delimitado por comas) (*.csv)

Para diferenciar el archivo original con este que es Delimitado por Comas es recomendable ajustar el nombre de este archivo, en este caso, lo dejaremos con el nombre Base de Datos Delimitada por Comas. Finalmente damos Guardar

Con esto, ya tenemos nuestra Base de Datos en tipo Delimitado por Comas, vamos a ver el tamaño de los dos archivos (Base de Datos Original.xlsx y Base de Datos Delimitada por Comas.cvs) en el explorador de Windows:

Como se puede observar, la Base de Datos Original.xlsx tiene un peso de 9 KB mientras que las Base de Datos Delimitada por Comas tienen un peso de tan solo 1 KB.

De esta manera es más fácil poder compartir cuando se requiera, una base de datos minimizando la restricción del tamaño del archivo.

PARTE 2: Modificando un archivo plano. Texto en Columnas Excel

Los archivos Delimitados por Comas generalmente se visualizan en un Bloc de Notas, ya que este es un programa que no consume muchos recursos de nuestro equipo y está habilitado para ver la información con esta configuración (delimitado por comas). Ahora, supongamos que nosotros acabamos de recibir el archivo y Base de Datos Delimitada por Comas.cvs, lo abrimos con el Bloc de Notas y nos encontramos con los siguiente:

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