Manejo y funciones de base de datos en Excel para casos financieros

Una base de datos es una colección de datos organizados en registros (filas) y en campos (columnas). Un registro contiene toda la información perteneciente a un elemento (ítem), por ejemplo: los datos de un alumno. Un campo contiene un dato perteneciente al elemento, por ejemplo: su nombre, edad, domicilio, cursos, etc.

Una base de datos es toda la colección de registros, por ejemplo: cuadro de presupuestos de Excel.

CONDICIONES

Excel, usa una lista como una base de datos relacional, si se cumplen las siguientes condiciones:

1. El rango de una lista deberá estar separado al menos por una fila y una columna de otra información

2. La primera fila, esta destinada a los títulos o nombres de los campos

3. Un título o un nombre de un campo puede contener hasta 255 caracteres.

4. No es válido introducir espacios en blanco al empezar un dato en una celda

5. Cada columna debe usar el mismo formato

6. Excel diferencia los caracteres en minúsculas o mayúsculas, cuando efectúa ordenamientos

7. Se puede usar fórmulas para calcular valores de campo.

8. No puede haber columna o filas en blanco entre los datos

 

Por ejemplo tenemos el mismo presupuesto de gastos, esta vez administraremos mediante funciones de base de datos:

Funciones de base de datos:

Función Descripción
BDPROMEDIO Devuelve el promedio de las entradas seleccionadas en la base de datos
BDCONTAR Cuenta el número de celdas que contienen números en la base de datos
BDCONTARA Cuenta el número de celdas no vacías de la base de datos
BDEXTRAER Extrae de la base de datos un único registro que cumple los criterios especificados
BDMAX Devuelve el valor máximo de las entradas seleccionadas de la base de datos
BDMIN Devuelve el valor mínimo de las entradas seleccionadas de la base de datos
BDPRODUCTO Multiplica los valores de un campo concreto de registros de la base de datos que cumplen los criterios especificados
BDDESVEST Calcula la desviación estándar a partir de una muestra de entradas seleccionadas en la base de datos
BDDESVESTP Calcula la desviación estándar en función de la población total de las entradas seleccionadas de la base de datos
BDSUMA Agrega los números de la columna de campo de los registros de la base de datos que cumplen los criterios
BDVAR Calcula la varianza a partir de una muestra de entradas seleccionadas de la base de datos
BDVARP Calcula la varianza a partir de la población total de entradas seleccionadas de la base de datos

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