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Mantenimiento con formularios en Excel 2007

Para registrar datos en una base de datos en Excel puede utilizar el formulario de Excel 2007. Pero primero hay que tener en cuenta que una base de datos es una colección de datos organizados en registros (filas) y en campos (columnas). Un registro contiene toda la información perteneciente a un elemento (ítem), por ejemplo: los datos de un alumno. Un campo contiene un dato perteneciente al elemento, por ejemplo: su nombre, edad, domicilio, cursos, etc.

Una base de datos es toda la colección de registros, por ejemplo: curso de Excel.

Condiciones para utilizar formularios en una base de datos.

Excel, usa una lista como una base de datos relacional, si se cumplen las siguientes condiciones:

1. El rango de una lista deberá estar separado al menos por una fila y una columna de otra información

2. La primera fila, está destinada a los títulos o nombres de los campos

3. Un título o un nombre de un campo puede contener hasta 255 caracteres.

4. No es válido introducir espacios en blanco al empezar un dato en una celda

5. Cada columna debe usar el mismo formato

6. Excel diferencia los caracteres en minúsculas o mayúsculas, cuando efectúa ordenamientos

7. Se puede usar fórmulas para calcular valores de campo.

8. No puede haber columna o filas en blanco entre los datos

Como utilizar y activar el formulario de Excel 2007

  1. Para usar las cajas de diálogo o formularios de datos, la base debe contar con lo menos con un registro ingresado.
  2. Ubicar el cursor dentro de la base de datos
  3. [Botón de office] -> [Opciones de Excel]
  4. Personalizar”
  5. En la opción “comandos disponibles en:” seleccionar la opción de la lista Comandos que no están en la cinta de opciones.
  6. Seleccionar Formulario
  7. Clic en Agregar
  8. Clic en Aceptar
  9. En la barra de acceso rápido se verá así:
  10. Clic en este botón:
  11. Se presenta la caja de diálogo correspondiente para realizar el mantenimiento al registro.
  12. Los campos no deben ser mayor a 32 campos.

Hasta la próxima…

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