Memorias de la factura electrónica. Definición y Funcionamiento

No obstante los vericuetos de la “…representación digital de la factura física documental…” que regula la Ley 1231 de 2008 por la cual se unifica la factura como título valor y mecanismo de financiación para el micro, pequeño y mediano empresario en Factura Electrónica reglamentada a su vez por los Decretos 4270 de 2008 y 3327 de 2009, miraremos escuetamente, previo a adentrarnos en los aspectos de rechazo y cobro judicial a los que nos limitaremos, que es una Factura Electrónica propiamente dicha, y como, su funcionamiento:

En este orden, la FACTURA ELECTRONICA, tal se define en el Literal a) del Artículo 1º del Decreto 1929 de 2007 no es más que

 “… el documento que soporta transacciones de venta de bienes y/o servicios, que para efectos fiscales debe ser expedida, entregada, aceptada y conservada por y en medios y formatos electrónicos, a través de un proceso de facturación que utilice procedimientos y tecnología de información, en forma directa o a través de terceros, que garantice su autenticidad e integridad desde su expedición y durante todo el tiempo de su conservación, de conformidad con lo establecido en este decreto, incluidos los documentos que la afectan como son las notas crédito…”.

En castizas palabras,  es un instrumento comercial electrónico con características técnicas legales que le permiten, al igual que su semejante, la factura física de computador o talonario, mostrar los detalles de las actividades comerciales de venta de bienes y/o servicios, constituyendo en sí, el equivalente electrónico de ésta.

Ahora, a grandes rasgos el funcionamiento de la FACTURA ELECTRONICA, puede delimitarse, siguiendo el Decreto 1929 de 2007, más o menos en los siguientes ítems, ya dependiendo individualmente del software que se tenga habilitado al efecto:

  1. El vendedor, suministrador o prestador del servicio genera la factura desde su sistema de información.
  2. La factura es enviada a la plataforma del receptor de la venta, suministro o servicio, para su validación el mismo día de recibo, siempre previo a su “aceptación” propiamente dicha de acuerdo con el protocolo que mutuamente se hubiese establecido [Artículo 7º].
  3. El protocolo de validación del receptor, verifica técnicamente que la resolución de numeración se encuentre habilitada por la DIAN para facturar electrónicamente.
  4. Validada la factura, tanto emisor como receptor recibe una notificación automática por correo electrónico informándole que ha sido validada y pasa para verificación de contenidos al área correspondiente.
  5. Verificado el contenido, el receptor de la factura puede aceptarla o rechazarla y así mismo, en uno u otro sentido, se activaran las notificaciones automáticas al emisor
  6. Aceptada, el receptor puede pagar al emisor, mediante dispersión electrónica de fondos al tiempo que el software genera los comprobantes para el pago de las cargas tributarias a que hubiera lugar.
  7. Rechazada, ya corresponderá al emisor, efectuar las adecuaciones respectivas.

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