Obligados a llevar contabilidad
Por regla general, todos los Comerciantes están obligados a llevar Contabilidad; así lo dispone el Código de comercio en su artículo 19: “Es obligación de todo comerciante: (…) Llevar contabilidad regular de sus negocios conforme a las prescripciones legales”.
El Código de comercio establece que todos los comerciantes deben llevar contabilidad, de modo pues que para determinar la obligación o no de llevar contabilidad, el primer interrogante que se debe responder es si, esa persona es o no comerciante.
Pues bien, el mismo código de comercio establece que se consideran comerciantes todas aquellas personas que se dediquen profesionalmente a desarrollar actividades consideradas por la ley como mercantiles.
Ahora, ya sabemos que un comerciante es quien realiza profesionalmente Actos mercantiles, entonces resta definir que son actividades mercantiles. Pues las actividades mercantiles están claramente señaladas en el Código de comercio en su artículo 20.
No interesa si quien ejerce la actividad mercantil es una Persona natural o una Persona jurídica, en todo caso, mientras la desarrolle profesionalmente, se considera comerciante. (Vea con más detalle: Quienes son comerciantes)
No sobra decir que toda persona que pertenezca al Régimen común en el Impuesto a las ventas, está obligado a llevar contabilidad. Las personas que pertenezcan al Régimen simplificado, desde el punto de vista tributario, no están obligadas a llevar contabilidad aunque sean comerciantes, pero de acuerdo al código de comercio si les asiste la obligación de llevar contabilidad.
Respecto a las personas naturales, no están obligados a llevar contabilidad los asalariados ni quienes ejercen una Profesión liberal, pero sí las personas naturales que son comerciantes.
Tampoco están obligados a llevar contabilidad los agricultores y ganaderos que enajenen sus productos en estado natural. Los agricultores y ganaderos que transformen sus productos y los comercialicen mediante una empresa, estarán obligados a llevar contabilidad.
La persona que este obligada a llevar contabilidad, debe hacerlo en debida forma, de acuerdo a los Principios de contabilidad generalmente aceptados.
La Contabilidad, además de llevar el registro de operaciones de la empresa, es un medio de prueba oponible a terceros, siempre que se lleve en debida forma.
El hecho que una persona no este obligada a llevar contabilidad, no le impide que la lleve, pero para que ésta pueda constituir una prueba, debe llevarse cumpliendo con todos los requisitos exigidos por la ley, de lo contrario no puede ser invocada como prueba en un proceso contra terceros, como por ejemplo contra la administración de impuestos.
El incumplimiento de la obligación de llevar contabilidad, puede traer consecuencias como el no poder probar derechos ante un posible litigio con terceros, o en lo relacionado con los impuestos, el no poder deducir los costos y gastos correspondientes, además que se expone a las sanciones por irregularidades en la contabilidad, que contempla la legislación tributaria Colombiana.
Las personas obligadas a llevar contabilidad, deben registrar en la Cámara de comercio los Libros de contabilidad que por ley son obligatorios, y aquellos que considere necesarios:
Libro Mayor y Balances: Es el resumen del movimiento mensual de las cuentas, sirve para extraer de allí los Balances generales y de prueba u los estados de resultados.
Libro de inventarios y balances: Corresponde al libro que de acuerdo al artículo 52 del Código de comercio, todo comerciante al iniciar el negocio y por lo menos una vez al año debe elaborar un inventario y un balance que le permitan conocer la situación del negocio, del cumplimiento de esta obligación deberá dejar constancia en este libro.
Libro diario: Este libro permite detallar los comprobantes diarios en forma cronológica con el fin de obtener los datos resumidos para registrar el libro mayor y balances.
Libros auxiliares: No requieren registro y se llevan en forma permanente y detallada por cada cuenta contable, son ejemplo de ellos el libro de caja, el libro de bancos, el libro de cuentas por cobrar entre otros.
Otros: Libros de actas de asamblea general de socios y libro de registro de socios o accionistas.
Libros de contabilidad vs Libros de comercio.
Es común hablar de libros de comercio y libros de contabilidad, y aunque en principio son similares, no son lo mismo. Sobre el respecto la jurisprudencia ha dicho:
“Aunque el artículo 49 (C. Co.), establece que para todos los efectos legales, se entiende por libros de comercio los que determine la ley como obligatorios y los auxiliares necesarios para el entendimiento de aquellos, es claro que el texto se está refiriendo a la especie de libros de comercio llamados de contabilidad (…).
En efecto, dentro de los libros de comercio se encuentran los libros de contabilidad, en el entendido que son una especie de los primeros, pues si bien todos los libros de contabilidad son de comercio, no todos los libros de comercio son de contabilidad. Son libros de comercio, que no de contabilidad, el de actas de asamblea o junta de socios, el de registro de acciones, el libro de registro de socios en la limitada, el libro de navegación o bitácora; el libro de campana u órdenes a las máquinas, etc. (…)
Sólo lo que es traducible en cifras puede ser objeto de registro contable; esta situación conduce a que la contabilidad sólo acredita parcialmente la historia de la empresa; por ejemplo, no son cifrables su ambiente laboral, la eficiencia de sus trabajadores y muchos otros hechos no susceptibles de ser contenidos en guarismos monetarios”. Consejo de Estado, Sección Cuarta, sentencia de 9 de octubre de 1998. Con Pon. Dr. Daniel Manrique Guzmán”.
Soportes de contabilidad.
La información que se consigne en los libros de contabilidad, debe estar soportada mediante comprobantes externos o internos. Los libros de contabilidad por si mismo no son prueba si no están soportados por los documentos idóneos que respalden las cifras contenidas en ellos.
La legislación tributaria Colombiana, establece que en el evento en que los valores registrados en los libros de contabilidad, difieran de los valores contenidos en los comprobantes y soportes contables, prevalecerán estos últimos, por lo que resulta de suma importancia conservar debidamente cada uno de los documentos que dieron origen a los valores registrados en los libros.
Para complementar
- Marco jurídico de la contabilidad en Colombia
- Al no llevare el diario columnario o llevarlo mal procede la sanción por libros de contabilidad
- No siempre los responsables del régimen común deben llevar contabilidad
- La Superintendencia de sociedades aclara la eliminación de la inscripción de los libros de contabilidad y actas de junta en el registro mercantil
- Contabilidad de las personas naturales
¿quienes estan obligados a llevar la contabilidad completa y la contabilidad simplificada?
Muy interesante
excelente que buen trabsjo
que tipo de contabiñlidad llevan los comerciantes
Excelente resumen. Muchas gracias.
Detallar la técnica de la Contabilidad en el Código de Comercio (hace más de un Siglo), es tan impropio como que se hubiese detallado en él como se debía transitar en carruajes. cono lo que hoy transitar en automóvil sería ilegal.
Genéricamente debió especificarse que todo Comerciante debía mantener DATOS relativos a sus operaciones. Y producir síntesis anuales de sus Inversiones y sus Deudas, justificando las causas de aumentos o disminuciones.
ps td persona esta obligada a llevar su , contabilidad , tanto para ser util para ella , y tanto como para la sociedad
Que libros segun los requerimientos de la Dian, deden estar empastados.
Creo que en la ley antitramite se mensiona algo sobre ya no tener que registrar los libros de contabilidad ante la camara, deberan tenerse sin tener que tener las famosas hojas con numeracion y sello y es responsabildiad del representante legal tenerlos en el momento que la DIAN los requiere, creo que complementar esta informacion en el articulo lo enriqueseria un poco. Saludos.
¿como se hace un comprobante de apertura para la dian?
gracias por su atención
hola quisiera saber si las pequeñas empresas por persona natural están obligadas a llevar contabilidad y si esta es por temporadas como una empresa que presta servicios de construcción .
también quisiera saber cual es la mejor forma de afiliar trabajadores a una ARP.
gracias por su atención.
Buenas noches;
me gustaria saber si un contribuyente regimen simplificado, que produce,conserva y vende productos carnicos (pollo) con unas ventas de $ 700.000.000 mensuales.esta obligado a llevar contabilidad.
Todo comerciante del regimen simplificado de acuerdo a las normas tributarias estaria obligado a llever el libro fiscal
att
abelardo villegas
Contador Publico
bueno si está en el RUS no está obligado a llevar contabailidad completa, pero si llevar un registro de compras – ventas y por lo menos una vez al año elaborar un balance para ver su situcion financiera y resultados.
Quièn debe llevar los libros contablew en una cooperativa de ahorro y crèdito?
cuales son los libros obligatorios en la camara de comercio
Que articulo o que ley son las que hablan de quienes están o no obligados a llevar la contabilidad?
pregunta?
es verdad que si una empresa patrocina un deportista,estos gastos son deducibles de los impuestos a pagar?
pregunta?
es beneficioso para una empresa patrocinar un deportista?
con el debido respeto hago estas preguntas,espero que la persona indicada aporte las respuestas apropiadas.
de antemano mil gracias.
Estimados, una consulta, el centro general de apoderados del colegio de mi hija a conseguido personalidad juridica,hace mas de un año, mi consulta, como deben llevr los ingresos y egresos, con contabilidad deben tener Rut, ya que me entere que no tienen ni balancey directiva, como debe hacerse la elecion de una nueva directiva, se debe eligir un representate legal tambien, agradezcome puedan ayudar con estas interrogantes.
saludos cordiales a todos.
rac