Omitir el prefijo al facturar es un hecho que puede ser sancionable

Cuando en la resolución de facturación se ha autorizado la utilización de un prefijo, ese entra a formar parte del número de la factura y por tanto es obligatorio incluirlo, de manera que si se omite, se genera un hecho sancionable en los términos del artículo 657 del estatuto tributario.

Cuando se solicita y se autoriza un prefijo, se hace como mecanismo de control para los casos en que hay diferentes establecimientos de comercio o sucursales, entre otros, lo que busca evitar que se emitan dos o más facturas con el mismo número, lo cual se logra anteponiendo una o más letras, que vienen a ser los prefijos, de manera que aquí se puede advertir la importancia para la Dian del prefijo.

A continuación transcribimos un extracto de la sentencia 15166 de la sección cuarta del Consejo de estado de fecha agosto 23 de 2007, con ponencia del magistrado Juan Ángel Palacio, en la que se aborda el tema que hoy nos ocupa:

“Al respecto cabe indicar que la autorización otorgada por la Administración tributaria para la numeración de las facturas, constituye un mecanismo técnico de control sobre la facturación que es independiente de los requisitos exigidos en el artículo 617 del Estatuto Tributario como contenido de las facturas, la cual tiene como finalidad evitar la doble facturación y controlar la evasión. Lo anterior permite afirmar que si se adicionan a la numeración cualquier tipo de prefijo, como en el presente caso U o M, y así se autoriza por las Oficinas de Impuestos, con el fin de evitar la doble facturación, y posteriormente se omite, con lo cual se dificulta el control de Administración, dicha conducta resulta sancionable.”

No obstante, no siempre la omisión del prefijo implica que se deba imponer la sanción, como bien se advierte en otro aparte de la misma sentencia:

Conforme lo anterior es claro que la omisión del prefijo autorizado por las oficinas de impuestos es necesario, toda vez que tal como lo indica el propio contribuyente, el mismo tenía como finalidad indicar a que establecimiento de comercio pertenecía la facturación, al no tenerlo se puede presentar doble facturación, así como dificultad para las oficinas de impuestos para ejercer los respectivos controles legales. Empero, la Sala no encuentra prueba suficiente que permita llegar al Juzgador al convencimiento de la conducta sancionada por la Administración. En efecto, si bien es evidente que la facturación carece del prefijo autorizado por la administración para identificar las facturas de los tres establecimientos, también es cierto que en cada una de ellas se identifica el establecimiento al que corresponde. Adicionalmente, respecto de la afirmación de que "se cruzan los rangos U1-2000 y U1-2000 hasta la factura No. 55, el rango M1-2000 y M1-2000 se cruza hasta la factura No. 41", lo que da a entender que existe doble facturación en los dos establecimientos, la respuesta del contador al atender la visita aclaró que "se mandaron solicitar los rangos para personas naturales y otra enumeración igual para sociedades, siendo esta factura más grande".

De  la parte transcrita de la sentencia se interpreta que si se omite el prefijo, pero en todo caso mediante algún otro mecanismo se puede individualizar y diferenciar cada factura, como por ejemplo que se identifique cada sucursal o establecimiento de comercio, la sanción no procede por cuanto el prefijo resulta reemplazado por el nombre de la sucursal o establecimiento de comercio.

Por ejemplo, la factura BC-542 y la BT-542 son tan válidas como la 542 de Bucaramanga y la 542 de Bogotá, pudiéndose diferenciar claramente las dos facturas con idéntico número pero con establecimiento o ciudad diferente, que al final es el objetivo y razón de ser del prefijo.

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