Personas naturales que deben llevar contabilidad y emitir estados financieros

Inicio » Contabilidad. » (13 / 06 / 2010 )

Algunas personas naturales tienen la obligación de llevar contabilidad y a su vez deben emitir estados financieros.

Para saber qué persona naturales están obligadas a llevar contabilidad y a emitir estados financieros, y cuál no, veamos lo que opina el Consejo Técnico de la Contaduría mediante concepto 027 de 2008:

“(…) En primer lugar, debe puntualizarse que, conforme a la legislación comercial, en particular los Artículos 19 y 48 del Código de Comercio, la obligación de llevar contabilidad así como la presentación de estados financieros son imperativos que se predican respecto de todos los comerciantes, así como de todos aquellos que aunque no desarrollan profesionalmente el comercio explotan su ejercicio profesional a nivel empresarial o se encuentran bajo los supuestos de los Artículos 27, 28 y 35 de la Ley 222/95, esto es, tienen la calidad de matriz o controlante, aún en la condición de personas naturales.

En este orden de ideas, de conformidad con los artículos 52 del Código de Comercio y 9º del Decreto 2649 de 1993, los comerciantes, sean éstos personas naturales o jurídicas, están obligados a preparar estados financieros que permitan conocer en forma clara, completa y fidedigna de su situación financiera con corte a 31 de diciembre de cada año.

De igual manera se debe recordar que de acuerdo con los artículos 37 y 38 de la Ley 222 de 1995, son estados financieros certificados aquellos suscritos por el representante legal y el contador público bajo cuya responsabilidad se prepararon y, son estados financieros dictaminados, los que una vez certificados se acompañan de la opinión profesional del revisor fiscal o, a falta de éste, de la opinión de un contador público independiente que los hubiere examinado de conformidad con las normas de auditoría generalmente aceptadas.

Igualmente resulta pertinente resaltar que, según lo previsto en los artículos 39 de la Ley 222 de 1995 y 10 de la Ley 43 de 1990, la atestación de un contador público en los estados financieros permite presumir que los mismos han sido fielmente tomados de los libros, que se han preparado de conformidad con las normas aplicables sobre la materia y que presentan en forma fidedigna la correspondiente situación financiera a la fecha de corte en ellos expresada, lo que quiere decir, que en todos los casos, los estados financieros que se presenten deben estar sustentados en libros de contabilidad que gocen de la presunción de legalidad, para lo cual deben estar registrados previamente ante la entidad competente para tal fin.

Así las cosas, las personas naturales no comerciantes, entre las cuales se incluyen las personas que ejercen profesiones liberales1 como la ingeniería, no tienen el deber de llevar contabilidad y menos aún el de preparar y presentar estados financieros, pero ello, siempre y cuando tales personas no utilicen su ejercicio para llevar a cabo una actividad económica organizada en torno de la prestación de estos servicios, pues esto implicaría la estructuración de una empresa al tenor de lo dispuesto en el Artículo 25 del Código del Comercio, con las obligaciones que este hecho acarrea. En síntesis, se puede decir que sólo están exonerados de llevar contabilidad y preparar estados financieros, los profesionales que se dedican a ejercer de manera individual su profesión, sin hacer de la misma una empresa de servicios.

En este último caso, los profesionales que así lo deseen, por diferentes fines, pueden llevar un control financiero de la actividad que ejercen y preparar reportes contables que si bien no tienen la calidad de estados financieros, ya que no son tomados de libros oficiales de contabilidad, valga decir, registrados ante la institución competente, sirven para determinar la estructura de sus costos y gastos, entre otros aspectos.

Ahora bien, si la intención de una persona natural no comerciante que ejerce una profesión liberal o ejerciendo ésta, la explota empresarialmente o, a su vez, ostenta la condición de matriz o controlante de un determinado grupo empresarial, según las voces de los Artículos 27, 28 y 35 de la Ley 222/95, es hacer valer como prueba su contabilidad, entonces habrá de dar aplicación a todo lo establecido en el Decreto 2649/93, en especial al Artículo 2 de esa disposición, así como a las demás disposiciones vigentes sobre libros de contabilidad.

Siguiendo, en cuanto a la necesidad particular de dictaminar los estados financieros de las personas naturales o a la existencia de una obligación sobre el tema, debemos señalar que no se advierte norma alguna que imponga de forma general tal obligación, lo cual no impide que de manera voluntaria, la persona natural elija dictaminar sus estados financieros por parte de un profesional de la contaduría pública, evento en el cual, el escogido deberá acogerse a los parámetros impuestos por la ley, lo que implica que habrá de emitir su dictamen sobre los estados financieros que se preparen, los cuales deberán haber sido previamente certificados por un contador y, por la propia persona natural titular de la información financiera.

En este estadio, se debe puntualizar de manera especial lo referente a estados financieros presentados por personas naturales participantes en procesos licitatorios convocados en desarrollo de las disposiciones contenidas en la Ley 80 de 1993, los cuales deben cumplir con todos los requisitos legales pues generalmente corresponden a la intención de personas que ejercen profesiones liberales como la ingeniería y que requieren que sus estados financieros sean aceptados en un determinado proceso licitatorio, bien porque están obligados a ello o bien porque los pliegos de condiciones exigen este requisito.

Así las cosas, consideramos prudente recordar que este Consejo se ha pronunciado en diversas oportunidades sobre la materia, verbigracia en el Concepto 020 del 30 de abril de 2002, en el cual se señala entro otras cosas, la obligación de certificar y dictaminar balances generales por parte de contadores públicos, según los postulados del Art. 13 de la Ley 43 de 1990, la cual en el numeral 2º literal e) establece que se requiere la calidad de contador publico:

Para certificar y dictaminar sobre balances generales y otros estados financieros y atestar documentos contables que deban presentar los proponentes a intervenir en licitaciones públicas, abiertas por instituciones o entidades de creación legal, cuando el monto de la licitación sea superior o equivalente a dos mil (2.000) salarios mínimos”. (Resaltados no presentes en el original)

Añade el Consejo en el documento analizado, que los artículos 24 y 30 de la Ley 80 de 1993, estipulan que en los pliegos o términos de referencia se indicarán los requisitos objetivos necesarios para participar en la correspondiente selección, con indicación de los aspectos relativos al objeto del contrato, su regulación jurídica y las obligaciones de las partes; la determinación y ponderación de los factores objetivos de selección y de todas las demás circunstancias de tiempo, modo y lugar que se consideren necesarias para garantizar reglas objetivas, claras y completas del proceso.

Con fundamento en lo anterior, el Consejo Técnico de la Contaduría Pública concluyó en el precitado Concepto que:

“1. A pesar de que el legislador dejó abierto el espacio para que la entidad licitadora imponga los términos de referencia, respetando ciertos lineamientos de la Ley 80 de 1993, y cobijando a todos los licitantes aplicando los principios de transparencia, responsabilidad y el deber de ser objetivo en la selección, si en los términos de referencia lo exigen, los no obligados a tener revisor fiscal, deberán hacer dictaminar sus estados financieros por un contador público independiente.

  1. Por otro lado, haciendo una interpretación exegética de la norma (literal e, numeral 2º del artículo 13 de la Ley 43 de 1990), estarían obligados a certificar y dictaminar sus estados financieros todos los proponentes, si el contrato tiene una cuantía superior a dos mil (2.000) salarios mínimos, en razón a la naturaleza del asunto, o cuando el pliego lo exige. (…).
  2. De acuerdo con lo dispuesto en el artículo 38 de la Ley 222 de 1995, son dictaminados los estados financieros que se acompañan con la opinión profesional del revisor fiscal o, a falta de éste, del contador público que los hubiere examinado; en consecuencia, el dictamen no debe entenderse como un todo indivisible con los estados financieros, pero para que se consideren dictaminados, los estados financieros deben ir acompañados de dicha opinión profesional.
  3. Las disposiciones legales son claras con relación a quiénes están obligados a tener revisor fiscal, pero también es claro que cuando no se tiene la obligación de tener revisor fiscal y se solicitan estados financieros dictaminados, la opinión profesional deberá ser emitida por un contador público independiente.” (Resaltado fuera del texto original)

3.   CONCEPTO

De acuerdo con lo expuesto, es la opinión de este Consejo que las personas naturales que ejercen profesiones liberales, cuando no las explotan empresarialmente, o cuando no ostentan la condición de matriz o controlante de un grupo empresarial, es decir, se dedican al ejercicio puro y simple de su profesión, no están obligadas a llevar contabilidad y mucho menos a elaborar, presentar y dictaminar estados financieros por la actividad profesional que desarrollan.

No obstante, se reitera que por expresa disposición del literal e), numeral 2º del artículo 13 de la Ley 43 de 1990, están obligados a preparar, presentar, certificar y dictaminar sus estados financieros todos los proponentes incluidas las personas naturales no comerciantes que participan en procesos que tienen por objeto adjudicar contratos de una cuantía superior a dos mil (2.000) salarios mínimos. En igual condición se encuentran aquellos proponentes que participan en procesos licitatorios en los cuales los pliegos de condiciones contienen esta exigencia. En uno y en otro caso, los estados financieros que se presentan y dictaminan deben ser tomados de los libros de contabilidad de la persona natural, los cuales deben estar registrados previamente ante el organismo competente para este fin.

Así las cosas, se reafirma pues lo dicho por el Consejo, en el sentido que desde el punto de vista de la regulación contable, los estados financieros de un proponente persona natural que pretende participar en un proceso licitatorio, deben presentarse dictaminados en los términos aquí expuestos cuando el valor de la licitación excede los 2000 salarios mínimos o cuando tal requisito forme parte de las exigencias del pliego de condiciones o términos de referencia, aun sin estar obligado por la legislación comercial a contar con ellos.

Lo anterior implica que el interesado lleve contabilidad organizada de sus operaciones, tenga libros registrados ante la entidad competente, como se ha dicho, y cuente con los debidos soportes; pues de otro modo el contador público no tendría los elementos necesarios para preparar y certificar los estados financieros que se deben dictaminar.

En los términos anteriores se absuelve la consulta presentada, indicando que para hacerlo este organismo se ciñó a la información presentada por el consultante, que su texto fue debatido y aprobado en la sesión del 28 de marzo de 2008, actuando como Consejero ponente el Doctor Jaime A. Hernández Vásquez.

Igualmente se deja constancia que este escrito tiene los efectos previstos en el artículo 25 del Código Contencioso Administrativo, su contenido no compromete la responsabilidad de este organismo y contra él no procede recurso alguno”.

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8 Opiniones
  1. STELLA dice:

    Soy una persona pensionada por el estado, tengo bienes por $150.000.000 aproximadamente e ingresos por pension de 28.000.000 y arriendos por 11.000.000. No tengo mas ingresos y tengo 5 personas dependientes. quisiera saber si la declaración la debe hacer un contador o yo mismo la puedo presentar. no llevo ningún tipo de contabilidad ni negocio registrado. gracias

  2. DORITA FERRADA dice:

    tengo un contribuyente persona natural con contabilidad simplificada que está facturando anualmente 300 millones aprox., en el 2012 su utilidad fue de 125 millones aprox.por lo que pagará un impto.alto al quedar bajo este regimen gravada al global complementario. Es recomendable cambiarlo a contabilidad completa, pues sólo tributaria por la tasa de primera categoria.

    Gracias,

  3. betzabeth dice:

    x fa ayudenme con 5 ejemplos de las personas ke deben llevar contabilidad x fa ayudeeeenme x fa ahorita sii x fiiis

  4. Jeisson dice:

    muy buena informacion. muchas gracias

  5. ANDREA ORREGO dice:

    Muy buenos dias, Que pasa cuando una persona natural tiene realiza compras superiores a los 55 millones, en cuanto a los ingresos??, es decir el tope de compras no lo supera para declarar renta, pero si compra algo se supene que lo va a vender.. entonces, sus ingresos superarian los $34.377.000 lo cual lo conlleva a declar renta para el año 2010.

    MuCHAS GRACIAS

    • Jeisson dice:

      a los ingresos que tenga se le restarian las compras, por ejemplo si compra mercancia por 55.000.000 y la vende en 60.000.000 sus ingresos serian de solo 5.000.000.

  6. Alvaro Gomez Melo dice:

    ME PARECE MUY BUENO EL MATRIAL; LOS FELICITO

  7. Ximena dice:

    Excelente esta pagina..flicitaciones..no saben lo que me ha servido..mil gracias nuevamente

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