Pertinencia y alcance de las asambleas extraordinarias

Comparto la siguiente consulta y el concepto expresado.

Bogotá, Diciembre de 2015

Señores: Centro Comercial X

Atención: Sr X Administrador General

Ref: Convocatoria Asamblea Extraordinaria

Apreciados señores: De acuerdo al artículo 39 de la ley 675 del 2001 y al artículo 75 del Reglamento de Propiedad Horizontal del Centro Comercial X vigente a la fecha, en virtud de los cuales un número plural de copropietarios que represente por lo menos el 20% de los coeficientes de propiedad, están facultados para solicitar la citación a una Asamblea extraordinaria, los copropietarios firmantes en el anexo y cuyos coeficientes superan dicho porcentaje, solicitan a la administración convocar a Asamblea Extraordinaria de copropietarios para ​la última semana de Enero de 2016 y bajo los siguientes parámetros.

PRIMERO: El orden del día a tratar será el siguiente:

  1. Verificación de Quórum.
  2. Nombramiento del Presidente y Secretario de la Asamblea.
  3. Informe de gestión de la Administración año 2015
  4. Informe de gestión del Consejo de Administración, rendido por el Presidente del Consejo, año 2015.
  5. Informe de Revisoría Fiscal, año 2015.
  6. Intervención del delegado de los copropietarios convocantes​ de la Asamblea.
  7. Análisis y modificación del Artículo 91 del Reglamento de Propiedad Horizontal Sobre Sesiones y Quórum del consejo, para ordenar que en adelante tanto consejeros principales como suplentes tengan voz y voto en las decisiones.
  8. Aprobación de los Estados Financieros a Diciembre 31 de 2015.
  9. Análisis y aprobación del presupuesto de gastos para el año 2016.
  10. Nombramiento de Consejo de Administración periodo 2016.
  11. Nombramiento del Revisor Fiscal.

Los copropietarios citantes a la Asamblea Extraordinaria, nombran como delegado y vocero al Sr. xxxxxxx, C.C. xxxx, representante del local xx, con quien podrán coordinar detalles para la celebración de dicha reunión.

Se solicita remitir al delegado, Sr. xxxxxxx,, con al menos 15 días de antelación a la fecha de la asamblea, los siguientes documentos y en ejercicio del derecho de inspección que otorga la ley a los copropietarios: 1. Copia de todas las actas de reunión del Consejo de Administración y de todos los Comités celebrados desde Octubre de 2014 hasta Diciembre de 2015. 2. Copia de los estados financieros que incluyan Balance General, PyG, estado de cartera por edades y ejecución presupuestal al cierre de Diciembre 31 de 2014, Junio 30 de 2015 y Diciembre 31 de 2015, validados por contador y revisor fiscal. 3. Copia de la nómina general del centro comercial, que incluya salarios y planilla de pagos correspondiente a la quincena de Noviembre 30 de 2015. 4. Copia del contrato laboral del Administrador General. 5. Copia de actas correspondientes a las Asambleas efectuadas en 2015. 6. Reporte escrito elaborado por el apoderado judicial de la co­propiedad, enlistando los procesos jurídicos vigentes en los que el centro comercial sea parte como demandado o demandante y el estado actual de cada proceso. 7. Copia de los reportes de auditoría efectuados por la Revisoría Fiscal durante 2015.

A continuación se transcriben los artículos de las normas citadas: REGLAMENTO DE PROPIEDAD HORIZONTAL. ARTICULO 75.­ REUNIONES EXTRAORDINARIAS La Asamblea General de Propietarios se reunirá extraordinariamente cuando así lo exijan las necesidades del CENTRO COMERCIAL x– PROPIEDAD HORIZONTAL, o cuando un número plural de propietarios que represente por lo menos el veinte por ciento (20%) de la totalidad de los Coeficientes de Propiedad en la persona jurídica del CENTRO COMERCIAL x – PROPIEDAD HORIZONTAL solicite su convocatoria al Administrador General. La reunión podrá celebrarse en cualquier día, previa convocatoria del Presidente del Consejo de Administración, o del Administrador Representante Legal, o del Revisor Fiscal. En la citación se indicará el orden del día de los asuntos a tratar en la reunión, so pena de invalidez y se seguirá el mismo procedimiento, quórum y poder decisorio ordenado para las reuniones ordinarias. Los temas a tratar en el Orden del Día expuesto en la citación, no podrán ser modificados. LEY 675 DE 2001 ARTÍCULO 39. ​Reuniones. La Asamblea General se reunirá ordinariamente por lo menos una vez al año, en la fecha señalada en el reglamento de propiedad horizontal y, en silencio de este, dentro de los tres (3) meses siguientes al vencimiento de cada período presupuestal; con el fin de examinar la situación general de la persona jurídica, efectuar los nombramientos cuya elección le corresponda, considerar y aprobar las cuentas del último ejercicio y presupuesto para el siguiente año. La convocatoria la efectuará el administrador, con una antelación no inferior a quince (15) días calendario. Se reunirá en forma extraordinaria cuando las necesidades imprevistas o urgentes del edificio o conjunto así lo ameriten, por convocatoria del administrador, del consejo de administración, del Revisor Fiscal o de un número plural de propietarios de bienes privados que representen por lo menos, la quinta parte de los coeficientes de copropiedad. Se anexa relación de copropietarios, que incluye, nombre, firma, identificación, coeficiente de propiedad y numero de unidad inmobiliaria.”

CONCEPTO: 

El artículo 39 de la ley 675 establece que la asamblea se citará de manera extraordinaria “…cuando las necesidades imprevistas del conjunto o edificio así lo ameriten,…”. Así las cosas, considero que la convocatoria debe expresar claramente la motivación para citar de manera extraordinaria, es decir cuál es la necesidad imprevista que amerita este llamado, de modo que los copropietarios entiendan la prioridad y asistan masivamente. Si el reglamento señala algo diferente, va en contra de la ley y no tiene validez; el parágrafo 1° del artículo 4 de la ley 675  de 2001, establece: “En ningún caso las disposiciones contenidas en los reglamentos de propiedad horizontal podrán vulnerar las normas imperativas contenidas en esta ley y, en tal caso, se entenderán no escritas”. Se debe considerar además, que la asamblea ordinaria se suele reunir dentro de los tres primeros meses, de modo que podría pensarse también en solicitarle a la administración que se cite a sesión ordinaria a la mayor brevedad y que se incluyan los puntos adicionales que ustedes requieren, para lo cual pueden exigir al revisor fiscal que les garantice que la administración cumpla con lo solicitado. Téngase en cuenta que dada la antelación de quince (15) días que exige el RPH para la convocatoria y que ustedes mismos están requiriendo para que les sea remitida la información solicitada y los estados financieros al cierre de diciembre de 2015, es imposible que para el 15 de enero puedan estar disponibles y citar a tiempo. También pueden reconsiderar correr la fecha de asamblea otros 15 días. 

Como segundo aspecto, observo que los puntos relacionados en el orden del día propuesto, corresponden a los de una asamblea ordinaria, con lo cual se le está quitando la facultad exclusiva que tiene la administración para realizar esta convocatoria, propia de la rendición de informes y aprobaciones anuales, de carácter ordinario. Los únicos asuntos que aplicarían serían los de los numerales 6 y 7. Sobre el numeral 6, sugiero adicionar más información, pues no plantea si es un informe, un requerimiento, o una denuncia, además de no incluir ningún elemento decisorio o de votación, lo cual no resulta normal, en particular siendo el motivo de la asamblea. En cuanto al punto 7, este asunto se puede tratar en una asamblea ordinaria, de modo que el solo numeral 6 debe tener la suficiente motivación para realizar la asamblea extraordinaria; no obstante, al citar para ese punto, es válido adicionar el otro tema. Sin embargo, se debe tener claro que éste requiere una modificación al reglamento de propiedad horizontal, que se debe aprobar con una mayoría calificada no inferior al 70% de los coeficientes de copropiedad del centro comercial (entiéndase que se debe aprobar con el 70% y no solo contar con dicho quórum). También es importante que la propuesta sea viable, es decir que no vaya en contra del sentido común. Si tanto los principales, como los suplentes van a tener voto, entonces dejarían de existir los suplentes y todos serían principales; de modo que, en ese sentido debe plantearse la propuesta para ser aprobada.

Finalmente, además de lo señalado, deben considerarse aspectos adicionales que incluya su RPH, como son: calidades o requisitos de los consejeros; restricciones a los deudores morosos; poderes; títulos de propiedad, sanciones y demás normatividad aplicable, siendo imprescindible para la validez de la asamblea, que la convocatoria se envíe a todos y cada uno de los propietarios a la última dirección registrada y, en especial la siguiente condición de la ley 675, que es imperativa:

“Artículo 39. Parágrafo 2°. La convocatoria contendrá una relación de los propietarios que adeuden contribuciones a las expensas comunes”.

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3 Opiniones
  1. NELSON CHÁVEZ R. dice:

    Gonzal buenos días. En una asamblea extraordinaria no hay límite en el número de puntos a tratar, como erradamente ronda en la creencia popular, que dice que solo se puede tratar uno. Sin embargo, al ser extraordinaria, debe tener una motivación de necesidad o urgencia, como puede ser la cuota, lo cual no impide que se aproveche para formalizar otros asuntos pendientes. Lo importante es que se haga la debida ilustración, debate y toma de decisiones acorde a la ley. El término de dos meses para impugnar, corre desde la fecha de publicación y desde la fecha de la asamblea; cerciórese primero si se incurrió en ilegalidad alguna, que amerite la impugnación. Mientras tanto, está en obligación de cumplir con el pago de la cuota, así como de catar las demás decisiones tomadas, acorde a la ley. ¡Cordial saludo¡

    • NELSON CHÁVEZ R. dice:

      Corrijo: "El término de dos meses para impugnar, corre desde la fecha de publicación del acta y NO desde la fecha de la asamblea...". Gracias.

  2. Gonzal Morety dice:

    PREGUNTA: En una asamblea extraordinaria se aprueba una cuota extra para suplir gastos normales, además de todo eso se revisan y aprueban estados financieros de años pasados y aprueban reformas al Manual de Convivencia y otros 8 puntos mas. Hasta que punto es legal estas aprobaciones conociéndose que el orden del día se hizo como si fuera una asamblea ordinaria, y fuera de eso ya salió el acta publicada y cumplió los días reglados de publicación y no se alcanzo a hacer oposición alguna. Entonces, es legal lo que se aprobó y se debe pagar la cuota extraordinaria?. Gracias

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