Políticas contables para copropiedades del grupo 3

La presente es una guía, que pretende ser de utilidad a las diferentes copropiedades del Grupo 3, sujeto a las modificaciones que se estimen pertinentes a la medida de cada una de ellas.

1. Justificación. 

A partir del 1° de enero de 2015, la copropiedad denominada (nombre del conjunto o de la P. H.), dará aplicación a las Normas de Contabilidad establecidas mediante la Ley 1314 de 2009, reglamentada con el Decreto 2706 de 2012, para las microempresas del Grupo 3, quienes llevarán una contabilidad simplificada, tomando como base la Norma Internacional de Información Financiera, NIIF, para PYMES, dando lugar al régimen simplificado de contabilidad de causación para las microempresas. Con éste, se deroga la normatividad anterior contemplada en los Decretos 2649 y 2650 de 1993 y demás normas concordantes y complementarias, las cuales se aplicaron hasta el 31 de diciembre de 2014.

2. Objetivos de los estados financieros. 

Su objetivo principal de estas políticas es permitir la elaboración de información financiera útil y oportuna, que muestre el desempeño de la copropiedad, para la toma de decisiones económicas por parte de: la administración, del consejo y de la asamblea general de propietarios. Para lo anterior, se establecen los requerimientos de reconocimiento, medición, presentación e información a revelar de las transacciones y otros hechos y condiciones importantes en los estados financieros con propósito de información general. Un segundo objetivo es dar cuenta de la gestión administrativa.

3. Estados financieros básicos. 

Los estados financieros básicos de la copropiedad y su definición serán:

3.1.     Estado de Situación Financiera

Es el Estado Financiero que muestra la relación entre los activos, pasivos y patrimonio de la copropiedad al cierre de cada mes, así como a diciembre 31 de cada año, considerando que el período contable es de enero 1° a diciembre 31 de cada año. (Anteriormente denominado Balance General). 

3.2.    Estado de Ingresos y Gastos (o de Ingresos y Egresos, o de Resultados) 

Este reporte, mensual y anual, muestra la relación entre los ingresos y gastos de la copropiedad, también conocido como el resultado de sus operaciones, en el periodo determinado. Dicho resultado se denominará Excedente, cuando los ingresos sean mayores a los gastos y Déficit, en el caso contrario.

3.3.     Reporte de ejecución presupuestal 

Este reporte, aun cuando no se considera como un estado financiero por la norma, en la práctica es de mayor importancia para la copropiedad, por cuanto combina el Estado de Resultados, con el de los rubros de Ingresos y Gastos aprobados por la asamblea y su variación o desviación contra lo ejecutado, arrojando una suma equivalente al excedente o déficit del periodo. Para el efecto de la copropiedad lo consideraremos como un estado básico.

4. Conceptos y principios generales. 

En razón a que las cualidades de la información financiera, conceptos y principios básicos están descritos en el Capítulo 2 del Anexo Técnico del Decreto 2706 de 2012, éste se entiende incorporado a la presente guía y debe consultarse para los efectos de su aplicación. (Se anexa).

5. Políticas para las cuentas del activo. 

Es preciso dejar claro que no se deben confundir las políticas administrativas con las contables, de modo que solo nos referiremos a las segundas; para efectos de las primeras, se deben elaborar los correspondientes manuales de procedimientos.

El ACTIVO agrupa el conjunto de cuentas que representan los bienes y derechos tangibles e intangibles, que son fuente de beneficios presentes o futuros para la copropiedad. Abarca los siguientes grupos: Caja; Inversiones; Fondos; Deudores; Propiedad, planta y equipo; Intangibles; Diferidos y Otros activos. Su naturaleza contable es débito, a excepción del Deterioro (Provisiones y Depreciaciones) y las Amortizaciones, que se mostrarán separadamente, como deducible de cada grupo. 

5.1.  EFECTIVO 

Comprende las cuentas que registran los recursos de liquidez inmediata de la copropiedad para atender sus necesidades de funcionamiento o aquellas de destinación específica. Dentro de ellas tenemos: Caja (General y Menor), Bancos (Cuentas Corrientes y de Ahorros) y Fondos.

5.1.1  CAJA 

Corresponde al efectivo en dinero o cheques con que cuenta la copropiedad, disponible de manera inmediata. Se debitará por las entradas de dinero en efectivo o cheques; por los sobrantes en caja al efectuar arqueos y por el valor de la constitución o incremento del fondo de caja menor. Se acreditará por las consignaciones en bancos; por los faltantes en caja al efectuar arqueos; por el valor de los pagos en efectivo y por la reducción o cancelación del fondo de caja menor. La contrapartida de los faltantes será una cuenta por cobrar a cargo del responsable o custodio de la caja y en caso de sobrante, será la cuenta de ingreso denominada Aprovechamientos. Nota: Esto último obedece a una medida de control, a fin de garantizar que el custodio sea cuidadoso; en otros casos se lleva como cuenta por pagar a éste.

5.1.2 BANCOS 

Registra el valor de los depósitos constituidos por la copropiedad en bancos, tanto en cuentas corrientes, como de ahorro. Dependiendo del objetivo o uso de cada cuenta, se debitará por: los depósitos realizados mediante  consignación por la administración de la copropiedad, o por los copropietarios, correspondientes al pago de cuotas de administración y demás expensas comunes, ordinarias y extraordinarias; por las notas crédito efectuadas por los bancos, por concepto de rendimientos, cheques devueltos y similares; por el valor de los cheques anulados con posterioridad a su contabilización y por los traslados efectuados entre las cuentas de la administración. Se acreditará por el valor de los cheques girados o de los retiros de ahorros; por el valor de las notas débito realizadas por los bancos, por conceptos como: consto de chequeras y talonarios de ahorros; costo de servicios, comisiones e impuestos; cargos por débitos automáticos, cuotas o domiciliaciones; cheques consignados devueltos; por el valor trasladado hacia otras cuentas, o por cualquier otro cargo efectuado por el banco, que disminuya la disponibilidad de recursos de la copropiedad.

5.1.3 FONDOS 

Registra el valor de los dineros de la copropiedad, en poder de funcionarios (administrador, asistente, consejeros), manejados en efectivo o cuentas bancarias y están destinados para atender fines específicos o cierta clase de gastos que requieren un tratamiento especial, dadas las necesidades  urgentes de prestación de servicios o adquisición de elementos. Los más usuales son: FONDOS PARA COMPRAS Y GASTOS y el FONDO DE IMPREVISTOS. El primero se constituye para realizar compras para ocasiones especiales como: Día de los Niños, Navidad y otros eventos, o compra de algunos elementos de dotación. Estas cuentas se suelen registrar erróneamente como “Anticipos a proveedores”. El segundo corresponde a los recursos depositados en cuentas de fácil liquidez, en cumplimiento de lo ordenado en el artículo 35 de la Ley 675 de 2001, equivalente al 1% del  presupuesto anual de gastos comunes, a disposición de la asamblea. Los fondos se debitarán al momento de su constitución e incremento y se acreditarán por los retiros para su utilización o cancelación.

En las siguientes entregas trataremos las políticas correspondientes a las demás cuentas del Activo: Inversiones; Deudores y Deterioro de cartera (Provisión); Inventarios (N/A); Propiedad, planta y equipo; Diferidos y Otros Activos. En las subsiguientes veremos las relativas a las cuentas del Pasivo; Patrimonio; Ingresos y Gastos, así como el procedimiento para la aplicación por primera vez de las NIF para microempresas, que en nuestro caso, corresponde a las copropiedades, Grupo 3.

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