Propiedad horizontal
Ejercicio de la profesión contable en entidades de propiedad horizontal y unidades inmobiliarias cerradas comprendidas en el régimen establecido por la Ley 675 de agosto 3 de 2001
ORIENTACIÓN PROFESIONAL 01 DE 2008
CONSEJO TÉCNICO DE LA CONTADURÍA PÚBLICA
DOCUMENTO: ORIENTACIÓN PROFESIONAL
TEMA EJERCICIO PROFESIONAL DE LA
CONTADURÍA PÚBLICA EN ENTIDADES DE PROPIEDAD HORIZONTAL
FECHA DE ACTUALIZACIÓN: 26 de febrero de 2008
VIGENCIA: EL PRESENTE DOCUMENTO REEMPLAZA EN SU TOTALIDAD LAS ORIENTACIONES PROFESIONALES N° 003 (29 de septiembre de 2001), N° 007 (30 de septiembre de 2003) y N° 010 (diciembre de 2005). Igualmente, recoge las opiniones expresadas en los diversos oficios y respuestas a las consultas que hasta la fecha se han absuelto..
1. JUSTIFICACIÓN:
Al Consejo Técnico de la Contaduría Pública acuden a diario un considerable número de ciudadanos y entidades preocupados por el desarrollo de las actividades profesionales de los Contadores Públicos en las diferentes funciones que se les asignan en las entidades de propiedad horizontal y unidades inmobiliarias cerradas; a la luz de la Ley 675 de 2001, el ejercicio profesional de los contadores públicos, se ha tornado cada vez más complejo, situación que sigue generado un importante volumen de consultas que este organismo debe absolver. Una mirada a los procesos disciplinarios adelantados por la Junta Central de Contadores permite determinar que en alta proporción estos se originan en ejercicio profesional en este tipo de entidades. Estas circunstancias suscitan la necesidad de revisar el contenido de las
Orientaciones Profesionales No. 3, 7 y 10 emitidas anteriormente por el Consejo.
Con el objeto de aclarar y profundizar algunos puntos que, en aras de facilitar al usuario absolver las inquietudes que sobre el particular se le presenten, se ha acordado poner a disposición un documento más claro, que llene más ampliamente sus expectativas y cuyo contenido SUSTITUYE EN SU TOTALIDAD LAS ORIENTACIONES PROFESIONALES N° 003 (29 de septiembre de 2001), N° 007 (30 de septiembre de 2003) y N° 010 (diciembre de 2005) emitidas sobre la materia. Igualmente, recoge las opiniones expresadas por este organismo en los diversos oficios y respuestas a las consultas que hasta la fecha se han absuelto y que contengan posiciones contrarias a las expresadas en este documento.
2. OBJETIVO
El objetivo principal de este documento es orientar sobre el ejercicio de la profesión contable en entidades de propiedad horizontal y unidades inmobiliarias cerradas comprendidas en el régimen establecido por la Ley 675 de agosto 3 de 2001 y específicamente, indicar los procesos y procedimientos que deben seguirse para el manejo de la contabilidad y la presentación de informes en estas mismas entidades, todos ellos enmarcados en la regulación contable vigente a la fecha, señalando que en la actividad de estos entes económicos las opiniones expresadas por los contadores públicos y revisores fiscales (cuando ellos se requieran) deben ser valorados y tenidos en cuenta por propietarios y administradores como criterios profesionales, en tanto tales opiniones se funden en los principios de contabilidad de general aceptación y la normatividad aplicable.
3. ORIENTACIÓN:
3.1 GLOSARIO:
Con base en lo dispuesto en la Ley 675 de 2001 y demás normas que la complementan, adicionan o aclaran y para facilitar la comprensión de este documento, se consideran como definiciones de los términos en él utilizados, las siguientes:
3.1.1 Administración: Es el conjunto de actividades orientadas al cuidado, manejo de los bienes de los copropietarios que son ejercidas, en principio por la entidad sin ánimo de lucro nacida como consecuencia de la aparición de la propiedad común sobre un inmueble sujeto al régimen de propiedad horizontal.
3.1.2 Administrador: Persona natural o jurídica designada por la asamblea general de copropietarios en todos los edificios o conjuntos para ejercer la representación legal de la persona jurídica, salvo en aquellos casos en los que exista el consejo de administración, donde será elegido por dicho órgano, para el período que se prevea en el reglamento de copropiedad. Los actos y contratos que celebre en ejercicio de sus funciones, se radican en cabeza de la persona jurídica, siempre y cuando se ajusten a las normas legales y reglamentarias.
3.1.3 Bienes comunes esenciales: Bienes indispensables para la existencia, estabilidad, conservación y seguridad del edificio o conjunto, así como los imprescindibles para el uso y disfrute de los bienes de dominio particular. Los demás tendrán el carácter de bienes comunes no esenciales. Se reputan bienes comunes esenciales, el terreno sobre o bajo el cual existan construcciones o instalaciones de servicios públicos básicos, los cimientos, la estructura, las circulaciones indispensables para aprovechamiento de bienes privados, las instalaciones generales de servicios públicos, las fachadas y los techos o losas que sirven de cubiertas a cualquier nivel.
3.1.4 Bienes comunes: Partes del edificio o conjunto sometido al régimen de propiedad horizontal pertenecientes en proindiviso a todos los propietarios de bienes privados, que por su naturaleza o destinación permiten o facilitan la existencia, estabilidad, funcionamiento, conservación, seguridad, uso, goce o explotación de los bienes de dominio particular.
3.1.5 Bienes privados o de dominio particular: Inmuebles debidamente delimitados, funcionalmente independientes, de propiedad y aprovechamiento exclusivo de cada copropietario, integrantes de un edificio o conjunto sometido al régimen de propiedad horizontal, con salida a la vía pública directamente o por pasaje común.
3.1.6 Coeficientes de copropiedad: Índices que establecen la participación porcentual de cada uno de los propietarios de bienes de dominio particular en los bienes comunes del edificio o conjunto sometido al régimen de propiedad horizontal. Definen además su participación en la asamblea de propietarios y la proporción con que cada uno contribuirá en las expensas comunes del edificio o conjunto, sin perjuicio de las que se determinen por módulos de contribución, en edificios o conjuntos de uso comercial o mixto.
3.1.7 Conjunto: Desarrollo inmobiliario conformado por varios edificios levantados sobre uno o varios lotes de terreno, que comparten, áreas y servicios de uso y utilidad general, como vías internas, estacionamientos, zonas verdes, muros de cerramiento, porterías, entre otros. Puede conformarse también por varias unidades de vivienda, comercio o industria, estructuralmente independientes.
3.1.8 Copropiedad: La persona jurídica originada en la constitución de la propiedad horizontal. Es de naturaleza civil, sin ánimo de lucro y su denominación corresponderá a la del edificio o conjunto. Su domicilio será el municipio o distrito donde este se localiza y tendrá la calidad de no contribuyente de impuestos nacionales, así como del impuesto de industria y comercio, en relación con las actividades propias de su objeto social, de conformidad con lo establecido en el artículo 195 del Decreto 1333 de 1986, aclarando que la destinación de algunos bienes que produzcan renta para sufragar expensas comunes, no desvirtúa la calidad de persona jurídica sin ánimo de lucro.
3.1.9 Copropietario: Persona natural o jurídica que ejerce derecho de dominio y propiedad sobre uno o varios inmuebles de los que conforman la unidad sometida al régimen de propiedad horizontal y sobre los bienes comunes en proporción equivalente al coeficiente de copropiedad que a cada unidad privada corresponda.
3.1.10 Edificio o conjunto de uso comercial: Inmuebles cuyos bienes de dominio particular se encuentran destinados al desarrollo de actividades mercantiles, de conformidad con la normatividad urbanística vigente.
3.1.11 Edificio o conjunto de uso mixto: Inmuebles cuyos bienes de dominio particular tienen diversas destinaciones, tales como vivienda, comercio, industria u oficinas, de conformidad con la normatividad urbanística vigente.
3.1.12 Edificio o conjunto de uso residencial: Inmuebles cuyos bienes de dominio particular se encuentran destinados a la vivienda de personas, de acuerdo con la normatividad urbanística vigente.
3.1.13 Edificio: Construcción de uno o varios pisos levantados sobre un lote o terreno, cuya estructura comprende un número plural de unidades independientes, aptas para ser usadas de acuerdo con su destino natural o convencional, además de áreas y servicios de uso y utilidad general. Una vez sometido al régimen de propiedad horizontal, se conforma por bienes privados o de dominio particular y por bienes comunes.
3.1.14 Expensas comunes necesarias: Erogaciones necesarias causadas por la administración y la prestación de los servicios comunes esenciales requeridos para la existencia, seguridad y conservación de los bienes comunes del edificio o conjunto. Para estos efectos se entenderán esenciales los servicios necesarios, para el mantenimiento, reparación, reposición, reconstrucción y vigilancia de los bienes comunes, así como los servicios públicos esenciales relacionados con estos.
3.1.15 Régimen de Propiedad Horizontal: Sistema jurídico que regula el sometimiento a propiedad horizontal de un edificio o conjunto, construido o por construirse.
3.1.16 Reglamento de Propiedad Horizontal: Estatuto que regula los derechos y obligaciones específicas de los copropietarios de un edificio o conjunto sometido al régimen de propiedad horizontal.
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Consulte también: Aspectos generales de la propiedad horizontal
Para complementar
- Objeto del régimen de propiedad horizontal y que debe contener la escritura pública por medio de la cual se acogen edificios y conjuntos al régimen
- ¿Cuándo se extingue la propiedad horizontal?
- En la propiedad horizontal se deben pagar las expensas comunes así no se utilice el inmueble
- Entrega de los bienes comunes por parte del constructor de la propiedad horizontal
- ¿La constructora cuándo debe entregar la administración de la propiedad horizontal?
Del concepto dado por el DR Molano está hablando de un persona designada como administrador suplente ,cumpliendo con las provisiones del reglamento de ph,lo interesante es que si no está inscrito ante la alcaldía genera la figura de agencia oficiosa que puede comprometer a la persona jurídica .Lo mismo pienso de un suplente de revisor fiscal que debe estar registrado en cámara de comercio para tener carácter probatorio ante terceros en el caso de actuar provisionalmente, claro , debidamente nombrado.
buenos dias somos arrendatarios de un apartamento y en una revision tecnica por parte de la empresa del gas encontro una fuga la cual fue reportada a la arrendataria y ellos enviaron a un tecnico que en el momento de hacer el arreglo rompio la pared dañando la fachada del edificio este daño se reporto a la inmobiliaria ellos solo resanaron por dentro del apartamento pero no colocaron el enchape de la cocina solo dejaron con cemento y por fuera en la fachada del edificio no lo arreglaron por ser un piso 13. De la administracion del edificio nos enviaron dos cartas para que arreglaramos eso y la inmobiliaria ni el dueño lo quiere arreglar hace casi un año a nosotros se nos vence el contrato el 24 de octubre queremos utilizar este argumento para la devolicion anticipada del apartamento ya que no queremos continuar ahi y esto es una violacion de las normas de propiedad horizontal ya que estos son bienes comunes esenciales que argumento puedo utilizar para la terminacion unilateral del contrato sin pago de la multa de los 3 meses
muchas gracias
Muy buenos dias: por favor solicito de su colaboracion propiedad horizontal: hace mas de 4 años vienen cobrando administracion con los coeficientes que un residente acomodo a su parecer, hay varias casas que construyeron una cuarta habitacion, por tanto se les hizo facil acomodar los coeficientes al area construida, sin cambiar la escritura. como revisor fiscal (con nombramiento desde diciembre ), les solicite realizar el analisis respectivo con el cobro de las cuotas de administracion adaptadas a los coeficientes de la escritura y solicitar a cada uno de los 6 propietarios que construyeron, (de las 70 casas) realizar la solicitud ante la entidad respectiva para informar sobre la construccion de la habitacion y cambio de su escritura. aceptaron en consejo de administracion realizar el analisis y hacer el ajuste respectivo. Ayer con sorpresa mia, la prsidente del consejo de admon decidio que no se debia pasar los recibos con el nuevo coeficiente y nueva cuota de admon, pues la administradora los habia convencido de algo que no era lo correcto (haaaaaa y de paso segun ellos los convencio tambien la revisor fiscal …hummm) mi pregunta es: sera que estoy en un pensamiento incorrecto y ellos como consejo de admon pueden acomodar los coeficientes y por ende las cuotas de admon a su parecer? pueden ellos cambiar las cuotas aduciendo que los que tienen mas area construida deben pagar mas, asi, no este reflejada en la escritura, ni mucho menos en el reglamento esa nueva area construida? estare obrando mal con mi sugerencia ante el consejo de admon? ahhhh por cierto ellos aducen que ningun residente/pr9opietario va a demandar por el hecho que se cambio los coeficientes y no se elevo a reglamento de ph. que dizque ya pasaron 3 años y ese era el periodo en que podian demandar.
gracias
El pricipio que se puede basar es el de la buna fe para muchos actos,no se puede parar la gestion social,es el administrador con el echo de aceptar el cargo acredita la inscripcion del nombramiento del representante legal.En su articulo del Dr german molano “EN AUSENCIA DEL ADMINISTRADOR QUIEN LO PUEDE REEMPLAZAR?”dice :Por lo anterior, quien deba reemplazar al Administrador principal, ya sea en forma temporal o definitiva, deberá cumplir con las previsiones del reglamento de propiedad horizontal, para sus funciones, derechos, competencias, facultades y responsabilidades; su designación deberá ser inscrita en la Alcaldía Local correspondiente para tener facultades de representación legal y no generar la figura de la agencia oficiosa (una persona que actúa sin representación legal alguna, que con sus actos y en casos especiales puede comprometer a la persona jurídica, y en otros responde directamente con su propio patrimonio). “
Carlos: Buenas noches. Vale aclarar que en la consulta es claro que no hay ausencia del administrador, por tanto no aplica la figura del reemplazo; así mismo, tampoco falta la representación legal, la cual se surte con el nombramiento; simplemente está en proceso de expedirse la certificación por parte de la Alcaldía, en donde ya se radicó, pero jurídicamente la representación legal nace con el acta de nombramiento y la firma del contrato. Cordial saludo.
APRECIADO DOCTOR NELSON, CORDIAL SALUDO.
Le agradezco su concepto, respecto a si el Presidente de Consejo puede firmar un contrato de obra, teniendo en cuenta que la Alcaldía menor de la localidad aún no ha entregado la Certificación de Representación Legal al nuevo Administrador; cual norma lo regularia?
Mil gracias por sus comentarios.
OQM: Buenas tardes. Aun cuando no se haya entregado la certificación, ésta no es necesaria, puesto que el Acta de Consejo en la que se nombró al administrador, constituye prueba, junto con el correspondiente contrato. La certificación la solicitan algunas entidades, como un soporte, más no es indispensable para los contratos de la copropiedad y nadie más está facultado para firmarlos, so pena de responder por extralimitación de funciones y los eventuales perjuicios (Art. 50 – Ley 675). Ese contrato, firmado por el presidente, legalmente sería nulo. Cordial saludo.
ARTÍCULO 190. . Las decisiones tomadas en una reunión celebrada en contravención a lo prescrito en el artículo 186 serán ineficaces; las que se adopten sin el número de votos previstos en los estatutos o en las leyes, o excediendo los límites del contrato social, serán absolutamente nulas; y las que no tengan carácter general, conforme a lo previsto en el artículo 188, serán inoponibles a los socios ausentes o disidentes.
Buenos días:
En nuestro conjunto se solicito una cuota extraordinaria en este mes y no quedo incluida en el presupuesto del año 2013. Mi pregunta es la siguiente: el valor total de la cuota extraordinaria se debe reflejar tanto en los ingresos como en los egresos de la ejecución presupuestal de este año?.
Gracias,
Olga Lucia
OLGA LUCÍA
¿La cuota Extraordinaria la aprobó la Asamblea? Si no fue aprobada en Asamblea, no tiene validez.
¿La cuota extraordinaria, supera 4 veces la cuota de administración, si es así, fue aprobada con el 70% de los coeficientes de propiedad?
Para la Contabilización ver numeral 3.5.7 de la Orientación Profesional del Consejo Técnico de la Contaduría Pública del 1 julio de 2008.
Creo que si se usará el total de la Cuota Extraordinaria para hacer algún Contrato de reparación o de remodelación, esto se deberá explicar al final de la obra, citando a una Asamblea Extraordinaria.
Olga Lucía: Buenas tardes. No se debe reflejar, por cuanto el Presupuesto es ORDINARIO; no obstante, si desean por presentación y control, pueden hacerlo pues no afecta los resultados, ya que tanto los ingresos como los gastos extraordinarios son iguales. Saludo.
Cordial Saludo:
comedidamente solicito me informen si al citar a reunión de Consejo de Administración y no haber quorum, se debe hacer acta.
MARLUGO
Al no haber quorum, no hubo reunión oficial.
Otra cosa sería si a pesar de no haber quorum, los asistentes de la reunión hablaron temas generales, considero que solo se debe tener un borrador de lo esbozado allí; pero sobre todo en esa reunión casual no debió haberse tomada DECISIÓN ALGUNA, pues serían inválidas.
Marlugo:
Como no hubo reunión no hay razón para levantar acta. El acta se levanta precisamente con ocasión de la reunión y los asuntos en ella tratados.
Lo que debe hacer el Administrador es proceder a convocar para una nueva fecha, ojalá gestionando la asistencia de por lo menos 3 de los miembros del Consejo.
Atentamente.
Marlugo: Si bien no hubo quórum, esto no es impedimento para que el administrador elabore un acta en la que conste el desarrollo de la reunión, hasta el punto del quórum, en cual se deja constancia de que no se completó y, de paso, constituye evidencia de la asistencia de quienes cumplieron, junto con el administrador y de quienes no lo hicieron. También sirve como soporte de haber cumplido con la citación, especialmente si se trata de la reunión ordinaria, o, de la necesidad de tratar asuntos urgentes, en caso de la extraordinaria. Si no se desea hacer acta, simplemente cuando se haga efectiva la reunión, en ella se deja constancia de lo ocurrido en la reunión fallida. Como puede apreciarse, cualquier opción es válida; lo importante es el contenido. Cordial saludo.
TAL CUAL… :)
Un dato para tener en cuenta, con esto de los TLC con varios paises, el Ministerio de Comercio, Industria y Turismo, Fedelonjas y el ICONTEC, están elaborando unas Normas Técnicas para la administración de la Propiedad Horizontal.
En Fedelonjas hay una USN – SI (Unidad Sectorial de Normalización de servicios Inmobiliarios), en la cual hay un Comité (el 234 de Propiedad Horizontal)el cual hace parte del PNTS – Proyecto de Norma Técnica sectorial para administración en propiedad horizontal de inmuebles de uso residencial – (www.slideshare.net/…/la-nueva-norma-tcnica-de-la-administracin-de-pro…)
¿Será que al igual que se movieron las Empresas de Vigilancia, haciendo lobby para que se les dejara ese gran mercado de prestar el servicio de Vigilancia y obligar a las Propiedad Horizontales a tener que contratar a esas Empresas; así mismo con estas normas técnicas hechas, creo yo para beneficiar a las empresas extranjeras o nacionales gigantes en el medio inmobiliario,nuestras sufridas propiedades horizontales serán obligadas a contratar a esas empresas administradoras? ¿Y nuestros bolsillos que?
jaroacu:
Mil gracias por su información pero el link está incompleto. Sería tan amable de darlo de manera que sea consultable?
Mil gracias.
CLARA INES
http://www.slideshare.net/ASOINPROHO/la-nueva-norma-tcnica-de-la-administracin-de-propiedad-horizontal-14407587
Buen dia jaroacu:
Mi apresiación seguramente le va a parecer altanera de pronto hasta puede ser que usted piense que lo hago simplemente con el animo de ofender pero no es realmente mi intensión aun asi le quiero preguntar: ¿Usted conoce el alcance de los beneficios de acojer una norma ISO cuando esto se hace no simplemente para obter un sello de calidad?
En mi opinion si la normalizacion que estan diseñando no se limita simplemete a adoptar la ISO 9000:2008 hacia los procesos que involucran la administración de la propiedad horizontal pueda ser que nos aporte a la forma en que hoy por hoy “ADMINISTRAMOS” la propiedad horizontal de uso esclusivamente residencial.
OSCAR
Si conozco la incidencia de tener una norma ISO en una Empresa.
El punto que estoy tratando de mostrar es que si esa normatización se vuelve imperativa a todos los Conjuntos Residenciales, y mixtos (residenciales y comerciales), para todas las clases sociales que conocemos en Colombia, considero que podría incrementar considerablemente los costos que por ADMINISTRACIÓN, se vienen cancelando, lo que coetanemente implicaría un aumento tal vez grande de las cuotas de administración, sobre todo para los estratos 1, 2, 3 y de pronto el 4, pues se acabaría con la posibilidad de contratar PERSONAS que por su experiencia y capacitación (sin ser profesionales)no podrían prestar sus servicios a estas comunidades.
Oscar aquí opinamos, no nos agredimos.
Buen dia jaroacu:
Gracias por su aporte, no es del todo para preocuparse considerando que la aplicación de las normas ISO no son obligatorias.
El definir el perfil de un administrador es un buen ejercicio siempre que sea aplicado por los concejos de administración en su proceso de selección.
Que dato tan valioso… que bien que estado que ha omitido reglamentar ley 675 por lo menos este ratando de generar normas técnicas para la administración de propiedad horizontal, entiendo que de uso de vivienda.
Preocupante que ese proceso este tan avanzado a punto de expedires norma sin que se haya divulgado suficientemente… por lo menso algunos participantres… como Jaime J, por citar un nombre, estan parcticipando.
Ojala ese intento propicie formalización del sector, buenas practicas…aleje improvisación