¿Una propuesta puede ser rechazada en un proceso de selección pública, por no aportar el certificado de antecedentes judiciales o su autorización para consultarlo online?

El representante legal de una empresa X, presentó su propuesta en un proceso de mínima cuantía, adelantado por la Policía Nacional de Colombia, en el cual señalan en el informe de verificación que:

“…NO CUMPLE con los documentos de orden jurídico establecidos en la invitación en su punto 2. REQUISITOS MÍNIMOS HABILITANTES, Subordinal Seis que a la letra dice “La Policía Nacional consultará los antecedentes judiciales del oferente o su representante legal, para lo cual el oferente deberá suscribir documento donde autorice a la Policía Metropolitana de ________consultar el pasado judicial o Certificado de antecedentes judiciales del representante legal o la personal natural que presente propuesta”, ya que NO APORTO EL DOCUMENTO REQUERIDO….”

Nota: se obvian los datos específicos del proceso de selección, por tratarse de un artículo de opinión y con fines ilustrativos.

Este tipo de situaciones son abrumadoras y desconcertantes en el ámbito de la contratación estatal, puesto que deja entrever un claro desconocimiento o interpretación de las normas que regulan el desarrollo de procesos de selección pública y la participación de empresarios proponentes en los mismos.

Para dar respuesta, es necesario precisar aspectos legales, como lo mencionado en el Decreto 19 de 2012, en el cual se señala:

“…ARTÍCULO 93. SUPRESIÓN DEL CERTIFICADO JUDICIAL. A partir de la vigencia del presente Decreto-Ley, suprímase el documento certificado judicial. En consecuencia, ninguna persona está obligada a presentar un documento que certifique sus antecedentes judiciales para trámites con entidades de derecho público o privado.

ARTÍCULO 94. CONSULTA EN LÍNEA DE LOS ANTECEDENTES JUDICIALES. Las entidades públicas o los particulares que requieran conocer los antecedentes judiciales de cualquier persona nacional o extranjera podrán consultarlos en línea en los registros de las bases de datos a que se refiere el artículo siguiente.

Para tal efecto, el Ministerio de Defensa Nacional - Policía Nacional responsable de la custodia de la información judicial de los ciudadanos implementará un mecanismo de consulta en línea que garantice el derecho al acceso a la información sobre los antecedentes judiciales que allí reposen, en las condiciones y con las seguridades requeridas que establezca el reglamento.

En todo caso, la administración de registros delictivos se sujetará a las normas contenidas en la Ley General Estatutaria de Protección de Datos Personales…”. (Subrayado y resaltado fuera de texto).

La citada normatividad expresa dos aspectos importantes como lo son la supresión del documento certificado judicial y la posibilidad de consultar en línea los antecedentes judiciales. Para mayor claridad, se debe señalar que el certificado judicial no existe, fue suprimido de la vida jurídica.

Así mismo, este decreto con fuerza de ley determina como condición para las entidades estatales que en caso de requerirse, podrán consultar en línea los antecedentes judiciales, en la base de datos que custodiará la Policía Nacional de Colombia.

Sobre la autorización para consultar la base de datos de antecedentes judiciales, se debe destacar lo señalado en la ley 1581 de 2012 o también conocida como ley de protección de datos, expresa:

“…ARTÍCULO 9o. AUTORIZACIÓN DEL TITULAR. Sin perjuicio de las excepciones previstas en la ley, en el Tratamiento (de datos) se requiere la autorización previa e informada del Titular, la cual deberá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior.

ARTÍCULO 10. CASOS EN QUE NO ES NECESARIA LA AUTORIZACIÓN. La autorización del Titular no será necesaria cuando se trate de:

a) Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial;

b) Datos de naturaleza pública;

c) Casos de urgencia médica o sanitaria;

d) Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos;

e) Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

Quien acceda a los datos personales sin que medie autorización previa deberá en todo caso cumplir con las disposiciones contenidas en la presente ley…” (Subrayado y resaltado fuera de texto)

Por lo que efectuadas las precisiones legales que se consideran necesarias para este caso específico, se debe señalar que es una situación irregular que cometería la entidad estatal, si rechaza o no habilita una propuesta por no aportar el certificado de antecedentes judiciales.

Así mismo, se debe mencionar que las entidades estatales para establecer la capacidad jurídica del proponente participante en un proceso de selección pública, pueden consultar la base de datos de antecedentes judiciales, para constatar la inexistencia de inhabilidades del representante legal de una persona jurídica o del oferente persona natural.

Finalmente, es necesario reiterar que ante situaciones similares, los proponentes y la ciudadanía en general pueden acudir a los órganos de control, con el propósito de evitar la continua configuración de actividades irregulares en materia de contratación estatal.

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