Protegiendo nuestros archivos en Excel parte 1

Es muy común que los archivos de Excel que trabajamos, sea de acceso para otras personas, lo cual puede ocasionar modificaciones por accidente a los mismos archivos, algunas leves pero otras pueden ser un tanto más graves.

Pero podemos ser un poco más precavidos para que estas situaciones no sucedan. Vamos a ver algunos ajustes que podemos aplicar a nuestros archivos para controlar mejor la estructura de las hojas de Excel.

Bloquear las Hojas de Excel: Por defecto todas las celdas tienen la característica Bloqueada, pero esta característica no se activa mientras la hoja no este protegida. Antes de proteger la hoja, vamos a ver como aplicamos a las celdas la propiedad  de Bloqueada. En la ficha INICIO, nos ubicamos en la herramienta Formato, desplegamos las opciones de dicha herramienta y en la penúltima opción vemos la que dice Bloquear celda con un ícono seleccionado:

En este caso estoy ubicado en la celda A1 y si damos clic en la opción Bloquear celda (que por defecto esta seleccionada), quedará sin la característica de Bloqueo esta celda A1 y al momento de Proteger la hoja, esta celda será la única que pueda modificar. Ahora supongamos que necesitamos que las celdas del rango A2:B5 sean las únicas que se puedan modificar una vez que proteja la hoja; para ello seleccionamos el rango A2:I10 y luego nos vamos a la ficha INICIO en la opción Bloquear celda y la desmarcamos:


Observemos que luego de desmarcar la opción de Bloquear celdas para el rango A2:I10, la opción Bloquear celda para el mismo rango ya no está habilitada:

Ahora, procedemos a bloquear la hoja, en la ficha REVISAR, en el grupo de herramientas Cambios, ubicamos la opción Proteger hoja. Con esto se abre el cuadro de dialogo Proteger hoja donde debemos indicar la Contraseña con la cual protegeremos la hoja y finalmente indicaremos las opciones de protección que se requieran para el caso como Aplicar formato, o selección de celdas bloqueadas, o insertar y eliminar Filas y Columnas, entre otras.

Luego de dar Aceptar, nos pedirá que repitamos la clave y finalmente damos Aceptar. Con esto ya queda protegida la hoja. Si tratamos de modificar cualquier celda, nos parece el siguiente mensaje:

De esta manera, solo permitirá modificar las celdas del rango A2:B5.

Limitar el Área de Trabajo: Es cierto que muchas veces utilizamos gran cantidad de filas y de columnas en nuestros archivos, pero es muy muy raro que se utilice la totalidad de la hoja, así que para facilidad en el uso de la hoja Excel, podemos delimitar el área de trabajo, o en otras palabras, el área en el que están los datos. También es de ayuda en casos en los que tengamos formulas o datos que no queremos que se vean ya sea por estética o por evitar que alguien los borre por accidenteSimplemente se trata de ocultar las columnas y filas que no necesitamos o que se encuentran vacías, para nuestro ejemplo, vamos a ocultar las columnas que hay desde la L hasta el final de la hoja y desde la fila 15 hasta el final. Primero tratemos con las columnas, asi que seleccionamos la columna L y luego combinamos las teclas Ctrl + Shift + Flecha Derecha:

Luego damos Clic derecho en cualquier columna y damos Ocultar:

Ahora vemos que la hoja solo tienen visible hasta la columna K. Sigamos con las Filas. Seleccionamos desde la fila 15 y luego combinamos las teclas Ctrl + Shift + Flecha hacia abajo:

Y luego clic derecho en cualquier encabezado de la fila y damos Ocultar. Vemos entonces como queda el área de Trabajo a utilizar de nuestra hoja:

Ocultar Hojas: Ocultar las hojas que por ejemplo tienen información o cálculos que no queremos que por accidente alguien más los modifique es otra opción más para proteger nuestros archivos. Para ocultar cualquier hoja, simplemente nos ubicamos en el nombre de la hoja (Ficha de la hoja) y damos Clic derecho y vemos la opción Ocultar:

La seleccionamos y con esto no queda visible esta hoja:

Para visualizarla nuevamente damos Clic derecho en alguna de las fichas de hojas que tengamos visibles y veremos la opción Mostrar, con esto se abre una ventana pequeña de dialogo con el listado de las hojas que tengamos ocultas. Simplemente seleccionamos la que deseamos visualizar y damos Aceptar:

Y veamos que ya apare la ficha de la Hoja1:


Descargar archivo de trabajo

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