Provisión de cartera en las copropiedades y Obligatoriedad de llevar contabilidad

Mucho se discute a diario sobre este tema y se escuchan fervientes opiniones de parte de quienes no son contadores, pero creen tener la razón, aunque no siempre estén haciendo uso de ésta, sino quizás de un simple criterio personal, que, a veces, está, lamentablemente influenciado, por algunos contadores que se apartan de la norma para actuar, como si esto fuera cuestión de opciones, costumbres, gustos, inclinaciones, o políticas internas, como recientemente se evidenció en la respuesta dada por la presidente de un consejo de administración al requerir a la copropiedad sobre su cumplimiento: “Aunque usted expresa y soporta ampliamente la obligación de la provisión de cartera, varias copropiedades se inclinan por no realizar esta provisión partiendo del concepto emitido por la anterior Revisor Fiscal de que las cuotas de administración son de obligatorio cumplimiento y recaudo”. Interesante, pero sin argumentos ¿Puede acaso una “inclinación” estar por encima de las normas?

Para comprender los argumentos de la conclusión que se dará al final de esta nota, es necesario tener primero conocimiento de causa, remitiéndonos a la normatividad tributaria y contable vigente y, por tanto, de obligatoria aplicación en nuestro país:

El artículo 364 del Estatuto Tributarios establece que “Las entidades sin ánimo de lucro están obligadas a llevar libros de contabilidad”. Como puede apreciarse, no se hace excepción alguna, de manera que al existir obligación de llevar libros, obviamente existe obligación de llevar contabilidad, “…de acuerdo con los principios generalmente aceptados”, como también señala el artículo 45 de la Ley 190 de 1995, al referirse al control sobre las ESAL o Entidades Sin Ánimo de Lucro, dentro de las cuales se clasifican las entidades constituidas en propiedad horizontal, o copropiedades.

Fundamentada esta obligación, veamos cómo es la forma de llevar la contabilidad: En nuestro país, mientras entra en vigencia la aplicación de la contabilidad simplificada para las Pymes, por efecto de las NIIF, que ya hemos mencionado en editoriales previas, el “Decreto 2649 de 1993 reglamenta la contabilidad general y los principios y normas de contabilidad generalmente aceptados en Colombia”, siendo este conjunto de conceptos básicos y reglas la única forma válida de llevar la contabilidad para que tenga validez y, además, sirva como elemento probatorio, para quienes no estén obligados a llevarla. Allí contempla los objetivos y cualidades de la información contable, destacando que la contabilidad debe ser de causación, es decir que se reconocen los hechos económicos en el periodo en el cual se realizan y no solo cuando sea recibido o pagado, como pregona el sistema de caja, obsoleto en nuestra legislación y, de tiempo atrás, a nivel global por las mencionadas NIIF, a pesar de quienes testarudamente insisten en ello y lo promueven como contabilidad presupuestal.

El Decreto 2649/93, artículo 62, Cuentas y documentos por pagar, dentro de los cuales está la cartera por cuotas de administración y demás expensas comunes, dice: “Al menos al cierre del periodo, debe evaluarse técnicamente su recuperabilidad y reconocer las contingencias de pérdida de su valor. Teniendo en cuenta la naturaleza de la partida y la actividad del ente económico, normas especiales pueden autorizar o exigir que estos activos se reconozcan o valúen a su valor presente. Sin perjuicio de los dispuesto por normas especiales, para la preparación de estados financieros de periodos intermedios es admisible el reconocimiento de las contingencias de pérdida con base en estimaciones estadísticas”. Traducido a castizo, significa que se deben registrar provisiones.

En complemento, la Orientación del Consejo Técnico de la Contaduría Pública, citada ya en varias ocasiones, y que se encuentra como documento introductorio y disponible en el capítulo de Propiedad Horizontal de este portal www.gerencie.com, trata ampliamente el tema en sus numerales 3.5.8 y 3.5.9, que invito a consultar, a fin de no transcribirlo, pero del cual destaco su último párrafo que señala: “En este marco, los valores que adeudan los copropietarios deben ser reconocidos como cuentas por cobrar, y evaluarse su recuperabilidad o no, con el fin de establecer las respectivas provisiones. No obstante, dado que existe un mecanismo de cobro de estos valores y respaldo  establecido por la Ley 675 de 2001, ello se debe traducir en una probabilidad muy baja de pérdida”.

Considero pertinente concluir que no obstante la obligación de realizar provisión de cartera, esto no significa que se deba renunciar a la gestión de cobro y que como producto de su eventual recaudo, también se producirá una recuperación de gastos, por efecto de la recuperación de la provisión que se había llevado al gasto. También es necesario precisar que dentro de lo expuesto, en ningún momento se dice que la provisión no procede en la propiedad horizontal por considerar que las deudas están respaldadas con los inmuebles, en primer lugar, porque este respaldo no está constituido por una garantía real (hipoteca) y en segundo, por cuanto aun cuando así fuera, ésta no es una excepción a la norma para provisionar; de hecho, las entidades crediticias que sí están amparadas con las garantías hipotecarias y, sin embargo, la norma no las exime de la obligación de realizar provisiones. Otra cosa es, que, como señala el último párrafo que transcribí entre comillas, “…ello se debe traducir en una probabilidad muy baja de pérdida”, pues es bien sabido que la ley otorga herramientas que facilitan su recaudo a la administración, como son: la prohibición el uso y goce de bienes y zonas comunes no esenciales (salón comunal, sauna, piscina, gimnasio, parqueadero de visitantes y similares), la publicación de listados de morosos y la exigencia del paz y salvo de administración por parte del notario, en caso de enajenación, o dejar en la escritura la constancia de la deuda, que debe ser asumida por el nuevo propietario, cuando no se allega este paz y salvo.

Así las cosas, queda muy clara la conclusión de que es obligatorio registrar la provisión de cartera en las copropiedades y se reitera que no es una simple cuestión de opciones, costumbres, gustos, inclinaciones, o políticas internas, sino de ley.

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