¿Puede la entidad estatal retirar a una persona de la diligencia de cierre del proceso, si no presenta poder del representante legal de la empresa proponente?

La etapa del cierre del proceso reviste importancia para la entidad estatal, los proponentes, los órganos de control y la ciudadanía en general, puesto que determina la continuación o no del proceso de selección, así como, las propuestas participantes y, según la modalidad, el precio de la oferta. Ante este interés común entre los citados actores, surge el cuestionamiento: ¿Puede la entidad estatal retirar a una persona de la diligencia de cierre del proceso, si no presenta poder del representante legal de la empresa proponente?

Aunque es una situación poco informada, si es de conocimiento común por parte de los proponentes la imposición de este “trámite” innecesario por parte de algunas entidades estatales. Es así que anticipando este tipo de situaciones, optan por apoderar a empleados, a quienes se les encarga: “estar presente en la apertura de los sobres, informar quienes se presentaron, y el valor de las propuestas”.

Además, este requerimiento en algunas ocasiones es verbal y efectuado el día del cierre, es decir, no es incluido en el pliego de condiciones, situación que agrava la conducta errónea de la entidad estatal.

Ante lo expuesto, se debe mencionar que el cierre del proceso es un procedimiento desarrollado mediante una diligencia pública, en la cual se deja constancia escrita de su realización, recepción de propuestas y relación de asistentes. (Ver artículo: La importancia del acta de cierre en los procesos de selección y su tiempo de publicación en el Secop.)

Al efectuarse este procedimiento en diligencia pública, se debe entender que la misma no requiere de ningún poder (general o especial), para presenciar el cierre del proceso, sin considerar si es proponente, servidor público o ciudadano del común.

Así mismo, el propósito de efectuar el cierre del proceso mediante diligencia pública es garantizar la transparencia, imparcialidad y publicidad de la contratación pública, a su vez, promover la participación ciudadana en los temas de interés, por lo que no es requisito obligatorio ser proponente, para asistir a esta diligencia.

En caso de que una entidad estatal, específicamente el responsable del proceso contractual, retire a una persona de la diligencia de cierre, estaría vulnerando derechos constitucionales y legales, generando una conducta que ameritaría una investigación disciplinaria.

La diligencia pública de cierre del proceso puede considerarse una instancia de participación ciudadana sobre un tema de interés específico adelantado por la administración.

Por ejemplo: Las licitaciones sobre adecuación, ampliación o mejoramiento de vías, es un tema de interés para la ciudadanía, el proponente y la entidad estatal, principalmente.

De hecho, sobre licitaciones de gran connotación nacional, los medios de comunicación efectúan un cubrimiento desde su publicación hasta su adjudicación.

Consecuentemente, debe destacarse que en la diligencia pública, cualquiera de los asistentes puede hacer uso de la palabra, situación que deberá incluirse en el acta de cierre.

En conclusión, una entidad estatal al efectuar la diligencia pública de cierre debe permitir la asistencia de cualquier interesado en el objeto de la contratación, sin considerar si cuenta con un documento soporte, como lo es el poder dado por parte de alguno de los proponentes.

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