Inicio » Impuestos. » (20 / 12 / 2010 )

¿Qué hacer cuando el proveedor no entrega una copia del Rut?

¿Qué se puede hacer cuando un proveedor, especialmente persona natural, no entrega una copia del Rut?

Recordemos que al tenor del artículo 177-2 del estatuto tributario, cuando se adquieren bienes y servicios gravados con Iva, es necesario exigir al proveedor una copia del RUT, de lo contrario no serán deducibles como costo o gastos dichos pagos.

En efecto dice el citado artículo:

No aceptación de costos y gastos. No son aceptados como costo o gasto los siguientes pagos por concepto de operaciones gravadas con el IVA:

a) Los que se realicen a personas no inscritas en el Régimen Común del Impuesto sobre las Ventas por contratos de valor individual y superior a 3.300 UVT en el respectivo período gravable;

b) Los realizados a personas no inscritas en el Régimen Común del impuesto sobre las ventas, efectuados con posterioridad al momento en que los contratos superen un valor acumulado de 3.300 UVT en el respectivo período gravable;

c) Los realizados a personas naturales no inscritas en el Régimen Común, cuando no conserven copia del documento en el cual conste la inscripción del respectivo vendedor o prestador de servicios en el régimen simplificado. Se exceptúan de lo anterior las operaciones gravadas realizadas con agricultores, ganaderos y arrendadores pertenecientes al régimen simplificado, siempre que el comprador de los bienes o servicios expida el documento equivalente a la factura a que hace referencia el literal f) del artículo 437 del Estatuto Tributario.

Sin perjuicio de lo previsto en los literales a) y b) de este artículo, la obligación de exigir y conservar la constancia de inscripción del responsable del Régimen Simplificado en el RUT, operará a partir de la fecha que establezca el reglamento a que se refiere el artículo 555-2.

Esto hace que sea obligatorio exigir una copia del Rut a todo proveedor que suministre bienes y servicios gravados con el impuesto a las ventas, exceptuando agricultores, ganaderos y arrendadores pertenecientes al régimen simplificado, siempre y cuando se elabore el respectivo documento equivalente.

Pero hay casos en que no es posible conseguir que el proveedor suministre una copia del Rut, porque sencillamente no lo tiene. Esto es muy común en zonas alejadas de las grandes ciudades, en las zonas rurales, donde las personas no tienen Rut y simplemente no desean sacarlo, y frente eso no hay nada que se pueda hacer.

Por ejemplo, para la Dian no es justificación decirle que el señor que en la vereda le ayudó a descargar las volquetas, no tenía Rut y que no había nadie más con Rut para contratar, así que si fiscalmente no se quiere perder dicho pago, hay que buscar una alternativa que permita obviar la imposibilidad de conseguir una copia del Rut.

Una solución sería subcontratar con un tercero que no esté obligado a declarar renta, de suerte que no le afectará el  hecho de que no pueda conseguir proveedores con Rut.

De esta forma, se contrata con un tercero que sí tenga Rut [y que no declare renta], para que este vía intermediación consiga los suministros requeridos con las personas que por alguna razón no tienen Rut. De esta forma el proveedor de la empresa será el tercero el cual si cumple con todos los requisitos.

Cuando hay abundancia de proveedores, la solución más salomónica es prescindir de todos aquellos que no tengan Rut, pero cuando no hay con quien más contratar, lo que sucede en poblados pequeños y alejados,  hay que buscar alternativas de solución.

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2 Opiniones en “¿Qué hacer cuando el proveedor no entrega una copia del Rut?”
  1. mario walteros dice:

    En nuestra compañía manufacturera, se presenta que el personal con alguna frecuencia llega tarde en la mañana a la hora de la entrada. Se tomó como medida disciplinaria, devolverlos y decontar el día. Este procedimiento en algunas ocasiones, nos ha cusado traumatismo en la producción.

    Mi pregunta es: La práctica que hemos aplicado está de acuerdo con las normas legales vigentes?
    Para no vernos afectados con la producción, qué tipo de sanción económica podemos aplicar que esté determinado en la ley para estos casos?

    Gracias por su colaboración

  2. Francisco Javier Garcia dice:

    Es buena opción.... pero... Es trasladar el problema a otro que ni parte y novedad y ademas se incrementa el costo ya que se le debe por lo general asumir las retenciones en la fuente.

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