¿Quién debe firmar los certificados de retención?

Veamos quien o quienes deben firmar el certificado de las retenciones en la fuente practicadas por el agente de retención.

Es claro que todo agente de retención, además de practicar la retención en la fuente cuando a ello haya lugar, debe expedir un certificado a cada persona o empresa objeto de retención, para que esta pueda descontar su  impuesto de renta las retenciones practicadas.

Respecto a que persona debe firmar el certificado de retención, dice el artículo 381 del estatuto tributario:

(…)

g. La firma del pagador o agente retenedor.

(…)

Respecto al certificado de ingresos y retenciones que se expide a los asalariados, dice el artículo 379 del estatuto tributario:

(…)

i. Firma del pagador o agente retenedor, quien certificará que los datos consignados son verdaderos, que no existe ningún otro pago o compensación a favor del trabajador por el período a que se refiere el certificado y que los pagos y retenciones enunciados se han realizado de conformidad con las normas pertinentes.

(…)

De las normas transcritas se desprende que el certificado de retención puede ser firmado por el pagador del agente retenedor, o por el agente retenedor si es una persona natural, o por el representante legal si se trata de una persona jurídica.

Respecto a la firma, dice el artículo 10 del decreto 836 de 1991:

Las personas jurídicas podrán entregar los certificados de retención en la fuente, en forma continua impresa por computador, sin necesidad de firma autógrafa.

Esto quiere decir que la firma del pagador o del representante legal, se puede escanear para luego estamparla o imprimirla en cada certificado expedido, pero sólo si se trata de personas jurídicas, puesto que el artículo 10 del decreto 836 se refiere expresamente a las personas jurídicas y no existe ninguna otra norma que trate el mismo asunto respecto a las personas naturales.

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