Recibos de caja y notas de contabilidad son válidos como documentos equivalentes

Inicio » Impuestos. » (19 / 12 / 2010 )

Los recibos de caja, comprobantes de egresos o notas de contabilidad son válidos como documento equivalente siempre que cumplan con los requisitos de ley.

Esto quiere decir que no es necesario que el documento equivalente lleve impresa  la leyenda “Documento equivalente” sino que basta con el cumplimiento de los diferentes requisitos contemplados para cada situación, y la ley no exige que el documento de llame de una u otra forma.

En el caso de la factura, el artículo 617 del estatuto tributario de forma expresa contempla que la factura de venta debe llamase expresamente factura de venta, requisito no contemplado por ninguna norma para el caso de los documentos equivalentes.

En este orden de ideas, una nota de contabilidad, un comprobante de egresos, un recibo de caja o un comprobante de caja, puede servir como documento equivalente en la medida que contenga los requisitos que si exige la norma para los documentos equivalentes.

Para la mayoría de las operaciones, los requisitos de un documento equivalente son:

1. Nombre o razón social y Nit del vendedor o quien presta el servicio.

2. Número consecutivo de la transacción.

3. Fecha de la operación.

4. Descripción de los bienes o servicios.

5. Valor total de la transacción

Así, con que los documentos antes mencionados cumplan con estos requisitos, se debe entender cumplida la obligación de elaborar el documento equivalente aun cuando no tengan impresa la leyenda “Documento equivalente”.

Este punto es importante porque algunos funcionarios de la Dian han llegado a rechazar costos y deducciones por el simple hecho de que el documento presentado como equivalente por el contribuyente, no tiene el título o leyenda que lo identifique como tal, requisito que no está contemplado por la ley, y por tanto no puede ser exigido por ningún funcionario, al igual que no se puede rechazar un derecho con fundamento en un requisito no exigido de forma expresa en la norma.

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21 Opiniones
  1. sandra hernandez mantilla dice:

    TELEFONO. 3207445168
    NOMBRE. SANDRA HERNANDEZ MATILLA

  2. sandra suarez mantilla dice:

    Hola jefe lancesit venga y hacemos algo

  3. sandra suarez mantilla dice:

    Hola jefe como esta ,a necesito venga y compartimos torta que hoy mi hijo esta de cumppeanos cra 34 diagonal 20 a te esperamos

  4. Javier G dice:

    Tengo sociedad por el 30% y mi socio maneja el 70%, El maneja todo el dinero y las cosas porque es el mayoritario y representante legal. Pero quiero saber como puedo controlarlo y que puedo exigirle como socio si ya tenemos un mes en la sociedad y el maneja el dinero como a EL le parece y aun contablemente no veo nada. Que libros debe llevar y como controlo todo este desorden ???

  5. Javier G dice:

    Un recibo de caja menor enmendado tiene validez legal? Si soy socio de una compañia y me van a dar un dinero como sueldo del mes que trabaje, ¿Que concepto se debe po

  6. Javier G dice:

    Un recibo de caja menor enmendado tiene validez legal? Si soy socio de una compañia y me van a dar un dinero como sueldo del mes que trabaje, ¿Que concepto se debe poner para que este pago no sea tomado legalmente como un abono de las utilidades y sea tomado solo como un pago de sueldo o algo similar ??

  7. july dice:

    muchas gracias por este espacio...

    me encantaría saber si los documentos equivalentes se realizan para todos los recibos de caja menor y si se hacen igualmente para pagos de gasolina

  8. jhon dice:

    que normas de elaboracion estan para el recibo de caja

  9. keily ramirez dice:

    muy buenas explicaciones y al instante muchas grac
    ias

  10. Betos dice:

    Muy buenas para todos, es que soy administrador de un Almacen de Compraventa con pacto de retroventa, pero mi problema es que al negocio llegan clientes con articulos para contratar pero estraviaron la factura, queria saber que pueden trater los clientes para que puedan acceder al servico, en una ocasion vi un articuo o ley no recuerdo bien que articulos con valores inferiores a 3 salarios minimos mensuales legal vigente se podian contratar con la fotocopia de la cedula de ciudadania pero no recuerdo en donde fue que lo ley y por mas que lo he buscado no lo encuentro, y en otra ocasion observe a 2 muchachos estudiantes de derecho que querian contratar un pc portatil y no tenian factura entonces se dirigieron a una notaria he hicieron un extrajuicio de propiedad del articulo y queria saber si era valido este documento como sustituto de la factura, muchas gracias espero respuestas.

  11. HERNAN dice:

    excelente su pagina es de gran ayuda para todos nosotros

    me gustaria que me aclararan una duda sobre los documentos soportes como recibos de caja, comprobantes de egresos quiero saber si se pueden llevar en consecutivo anual o mensual o si se puede iniciar nuevamente el consecutivo cuando cambiamos de contabilidad manual a sistematizada
    gracias por su colaborarcion

  12. alejandra dice:

    buenas noches, tengo una duda estoy cancelando la cuota inicial de una casa y la constructora me da un recibo de caja el cual no tiene membrete, ni sello y lo firma la secretaria eso ante cualquier caso es legal?

    gracias

    • Betos dice:

      Una constructora debe ser una empresa legalmente constituida como regimen comun el cual debe expedir una factura de pago membretiada resolucion DIAN el NIT de la ampresa y un consecutivo de facturas expedidas, pues si hacen esto y te reportan en pago lo hacen con el in de evadir impuestos pero si no corres con suerte tus pagos estan siendo en vano, acesorate bien y consulto los recibos que tienes guardados con un abogado de confianza.

  13. Jhovanna dice:

    Buenos dias; mi pregunta es, cuantas copias debe contener un recibo de caja y comprobante de egreso y por cuanto tiempo deben estar bajo la custodia del archivo y en que momento se pueden destruir

  14. lizeth dice:

    que bacano

  15. Boris Mejia Yepes dice:

    Buenos días,

    Deseo saber cuanto tiempo se deben conservar los recibos de caja o si de acuerdo con la ley 962 de 2005, si los recibos se encuentran en un medio electrónico, el recibo físico se podrá eliminar.

    Muchas gracias,

  16. johanna figueredo dice:

    FELICITACIONES A GERENCIE...SON LO MAXIMO...ME HAN AYUDADO BASTANTE A RESOLVER INQUIETUDES....

    GRACIAS, GRACIAS, GRACIAS, MIL GRACIAS...EDISON...

    BENDICIONES...Y EXITOS...

  17. ana maria chaves dice:

    Favor indicarme el tiempo que se deben guardar los recibos de caja en una entidad

  18. Ángela Ramos dice:

    Gracias, excelente esta página.

    Me gustaría que me confirmen si la nota contable, los recibos de caja y los comprobantes de egreso, son legal y realmente aceptados como documento equivalente.

  19. Daniel Arce dice:

    excelente servicio. Dan repuesta a los temas y a las inquietudes. Muchas gracias.

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