Circular de recomendaciones para el cierre contable y administrativo del año fiscal 2015 en las copropiedades

Esta es la circular anual de recomendaciones de la revisoría fiscal, para un oportuno y eficaz cierre contable, actualizado con las obligaciones propias de la migración hacia las NIF, tema que hemos tratado ampliamente y concluiremos en próximas editoriales.

NCR -  156/15

Bogotá, D. C., 28 de diciembre de 2015

Señores: Administradores, Contadores y Consejos de Administración

Conjuntos Residenciales, Edificios, Condominios, Agrupaciones, Centros Comerciales y Empresariales en Propiedad Horizontal 

ASUNTO:   CIRCULAR ACTUALIZADA DE RECOMENDACIONES PARA EL CIERRE CONTABLE Y ADMINISTRATIVO DEL AÑO FISCAL 2015 EN LAS COPROPIEDADES

Cercanos al cierre contable, es necesario disponer de la información financiera depurada para conocer los resultados de 2015 y las necesidades para el próximo año; proyectar el nuevo presupuesto; elaborar los informes administrativos y de gestión y convocar la Asamblea General Ordinaria. Para ello, recomiendo seguir los siguientes procedimientos, además de los que consideren pertinentes para un mejor resultado:

  1. Genere un Balance de Prueba por terceros y verifique que los saldos de las diferentes cuentas correspondan a la realidad. En caso de observar posibles inconsistencias, como saldos inusuales o “volteados”, imprima los auxiliares por todo el año y proceda a validar lo adecuado de: causaciones; pagos; gastos; ingresos; abonos; cargos; cruces; ajustes y la aplicación de los diferentes conceptos y analícelos hasta encontrar el origen de las mismas; realice los ajustes necesarios para su normalización e imprima las notas contables resultantes.
  2. Disponible o Efectivo, según NIF (Caja, cuentas corrientes, cuentas de ahorros e inversiones): Recuerde que las Cajas (General y Menor) deben quedar en cero; deposite todo el efectivo en bancos; legalice todos los recibos y vales y regístrelos directamente al gasto o cuenta por pagar y consigne el dinero no gastado; no gire cheque de reembolso, ya que se debe liquidar el Fondo fijo Caja Menor y constituirlo nuevamente en enero de 2016. Al cierre de año debe quedar soporte de saldos en caja (si por alguna razón válida no consignó), bancos, fondos y sus correspondientes actas de arqueo y/o conciliaciones suscritas por los responsables.
  3. Verifique el cuadre de cartera por conceptos y por cada deudor versus contabilidad; determine posibles diferencias y haga los ajustes necesarios. Revise la provisión o deterioro de cartera y si hay lugar a su ajuste, realícelo.
  4. Revise la Cartera y su cobro persuasivo y jurídico; valide si los saldos son correctos; si es necesario circularice a los propietarios, para establecer posibles inconsistencias.
  5. Propiedad, planta y equipo: Se debe realizar su inventario físico y compararlo contra lo registrado en el balance o en Cuentas de Orden; verificar su existencia y adecuada depreciación y hacer los ajustes y traslados necesarios, dejando evidencia en acta.
  6. Si se tiene personal contratado laboralmente (no es recomendable) asegúrese de haber pagado y provisionado todas sus prestaciones sociales, dotaciones, aportes parafiscales, etc. y de haber reportado las novedades sobre ingresos o retiros para evitar cobros futuros.
  7. Asegúrese de causar la totalidad de costos, gastos y cuentas por pagar de 2015 y constituir las Reservas por aquellos que no se ejecutaron por razones de tiempo o recursos, pero ya están aprobados en el presupuesto del presente año, de modo que no sea necesario volver a incluirlos en el nuevo presupuesto y, a la vez, evitar que el año 2016 se vea afectado por resultados de ejercicios anteriores.
  8. Revise todos los contratos y evite su renovación automática, avisando su terminación oportunamente, con la debida anticipación, para conocer nuevas propuestas.
  9. Asegúrese de que todos los equipos de la copropiedad han recibido su adecuado mantenimiento y lleve un registro de cada uno.
  10. Revise la póliza de bienes y zonas comunes y asegúrese de su vigencia y coberturas, incluyendo manejo y responsabilidad civil.
  11. Analice las cuentas por pagar a todos los proveedores de bienes y servicios y solicite los correspondientes PAZ Y SALVOS.
  12. Analice el reporte de “Ejecución presupuestal” y determine las necesidades de ingresos y egresos para el nuevo período, cuya información constituye la base para la preparación del proyecto de presupuesto para la nueva vigencia. Recuerde incluir el rubro para la certificación de los ascensores, escaleras y rampas eléctricas, exigida por el IDIGER (Antes FOPAE).
  13. Recuerde que si la Asamblea lo aprobó, debe facturarse la cuota de administración con el incremento del IPC o del s.m.l.m.v., a partir de enero 1° de 2016 y actualizar en el sistema la tasa de interés moratorio.
  14. Garantice que los libros oficiales de actas y de contabilidad se encuentran impresos al día y en forma debida. No deje para vísperas de la asamblea el cumplimiento de esta obligación, sin lo cual no podré suscribir los estados financieros, o deberé hacerlo con salvedades.
  15. Los Estados Financieros deben ser elaborados comparativamente con los del año anterior, actualizados bajo NIF y certificados por el administrador y el contador, para dictaminarlos por la revisoría fiscal; emítalos oportunamente, acompañados de sus Notas explicativas y soportes. Presente las Políticas NIF; el Estado de Situación Financiera (antiguo Balance General); el Estado Integral de Resultados y la Ejecución Presupuestal. Ver modelo de nuevo PUCC, Políticas NIF, procedimientos y artículos relacionados, en: http://www.gerencie.com/author/nelson-chavez-rusinque
  16. Prepare con suficiente anticipación su informe de gestión ajustado al Código de Comercio y entregue oportunamente una copia al suscrito. Revise los mandatos de las asambleas anteriores y compruebe su cumplimiento.
  17. Programe la Asamblea general ordinaria con tiempo, coordinando con los diferentes miembros del Consejo; administrador; contador y revisor fiscal.
  18. En lo sucesivo, la declaración mensual de retención en la fuente debe estar disponible para revisión y firma, mínimo tres (3) días antes del vencimiento (cambió el orden de vencimientos en el calendario de la DIAN), a fin de garantizar su giro y presentación oportuna, evitando así el pago de sanciones.
  19. Para el año 2016, la DIAN programó los vencimientos de la información exógena o medios magnéticos, desde comienzos de abril, así que se debe ir alistándola desde inicio de año. No olvide que también se debe preparar la información exógena distrital.

Próximamente haré seguimiento al cumplimiento de estas recomendaciones, para lo cual se debe preparar listado de chequeo, en el que la administración plasme la ejecución y resultado de los procesos.

Cordial saludo,

CH. R.

Revisor Fiscal

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