Registro en la contabilidad de las operaciones con terceros

Las operaciones con terceros, en lo posible deben registrase en la contabilidad de tal forma que permitan su fácil y plena identificación.

Básicamente, la contabilidad se conforma del registro de los hechos económicos realizados entre la empresa y terceros [clientes y proveedores].

El objetivo de la contabilidad, es el permitir registrar cada uno de los hechos económicos realizados por la empresa, y cada hecho económico se realiza con algún tercero, por tanto, este debe ser registrado de forma individual, con el objetivo de poder identificar dentro de la contabilidad, ese hecho particular y específico.

El plan de cuentas, permite conocer los movimientos desde la forma más general o global hasta una forma mas especifica.

Por ejemplo, en la clase 1 se registran todos los bienes y derechos de la empresa [activos]. En el grupo 3 del activo [13], se registran todos los deudores de la empresa. En la cuenta 1305 se registran todos los clientes a los que la empresa le ha vendido a crédito, y en la cuenta 130505, se registran todos los clientes llamados nacionales, y podríamos especificar aún mas creando una cuenta auxiliar y una sub auxiliar, pero no podríamos especificar lo suficiente para poder discriminar cada uno de los clientes de la empresa, lo cual debe ser posible.

Definitivamente, el plan de cuentas no es útil a la hora de tratar de registrar de forma individual cada uno de los miles de clientes de una empresa, ni cada una de las muchas transacciones que se pueden celebrar con un determinado cliente.

Para cumplir con esta exigencia de la contabilidad, se recurre a los terceros, lo cual permite crear en la contabilidad un “libro auxiliar” para cada tercero [persona natural o persona jurídica] con la que la empresa realice cualquier tipo de transacción.

Estos terceros se identifican en la contabilidad mediante el Nit, el cual es único, no existen dos Nit iguales, por lo que es posible llevar el registro individual de cada tercero, sin importar cuantos sean.

Como la contabilidad debe reflejar la realidad absoluta de la empresa, cada tercero con el que la empresa realice transacciones, debe estar plenamente identificado, para lo cual es utilizado el Rut del tercero.

Hoy, mediante los software contables, se supremamente sencillo la gestión de terceros, algo que es casi imposible en una contabilidad manual.

Con la gestión de terceros cuando surgen los problemas. Para una empresa que realice transacciones con miles de terceros, será una tarea bien compleja lograr la identificación plena de cada uno de ellos, y ese suele ser el inconveniente principal que se debe resolver al momento de presentar informes en medios magnéticos, puestos que estos se basan en los terceros.

Cuando no es posible identificar a un tercero, lo cual no es muy probable, puesto que si se hace un pago o se recibe un pago, debe conocerse esa persona o empresa, pero en el hipotético caso que la empresa no conozca con quien está realizando transacciones, debe crear un tercero provisional ficticio, diferente a cualquier otro utilizado por la empresa, es decir, no se pueden cargar movimientos a ningún tercero conocido como empleados, socios, amigos, etc., puesto que desfiguraría la realidad de ese tercero que si está plenamente identificado, pudiendo inclusive perjudicarlo a la hora de enviar reportes en medios magnéticos.

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Una opinión
  1. Stephania Castrillon dice:

    Buena tarde.

    En la empres en la que laboro realizo un préstamo a un tercero, su actividad económica no es realizar prestamos a terceros, este préstamo se pacto con un pago de interés mensual sobre el valor total del préstamo, para pagar a mas tardar a 1 año, con que comprobante debo justificar el ingreso no operacional a la empresa por concepto de intereses y cual es su contabilización.

    Si me pueden colaborar se los agradezco. Mil gracias

    Stephania Castrillon

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