Requerimientos de Información por Parte de la UGPP (Parte 2)

Los Requerimientos de Información por parte de la UGPP; como indicamos en artículo anterior, es una actuación administrativa para solicitar al aportante, entidad administradora del régimen o tercero en general, el envío de información relacionada con la liquidación y pago de aportes parafiscales de la protección social.

En esta oportunidad vamos a detallar el tipo de información requerida por parte de la UGPP a las Empresas Privadas, Empresas Públicas y C.T.A.:

1. NÓMINA DE SALARIOS: La Nómina de Salarios y/o compensaciones de los periodos solicitados, detallada por trabajador con sus correspondientes novedades y con condiciones específicas que se detallan a continuación:

  • En medio magnético, en el formato Excel que se encuentra en la página web de la UGPP pestaña Parafiscales, opción Requerimiento de información, Formatos de Requerimiento Información (Formatos de Requerimiento de Información) y según el instructivo que hace parte del mismo.
  • Los datos del pago de la nómina deben de ser mensuales, si la periodicidad que maneja la empresa es diferente a mensual por ejemplo, semanal, quincenal, debe de consolidarla por mes, suministrar el respectivo calendario de pagos y utilizar un archivo por cada vigencia solicitada.El único evento en el que se puede presentar duplicidad de un registro en un mismo mes es cuando la persona cambia de tipo de vinculación y esta afecta la liquidación de los aportes al Sistema General de la Protección Social.

Adicionalmente, debe tener en cuenta:

  • La nómina es mensual y por ende no debe de registrar más de 30 días.
  • Se Debe incluir todos los conceptos de pago realizados al trabajador, tanto los incluidos en el ingreso base de cotización como los no incluidos, las prestaciones sociales y todos los beneficios adicionales que recibió el trabajador y que fueron pagados por el empleador.
  • Debe incluir los trabajadores retirados que hayan estado activos en los periodos solicitados.
  • Indicar cuáles trabajadores son beneficiarios de pacto colectivo y cuáles de convención colectiva, si aplica.
  • Las nóminas de Salario, deben de ser certificadas por el representante legal y contador público o revisor fiscal, si está obligado a tenerlo.
  • Deben incluir todos los centros de costos y/o sucursales que posean.

2. BALANCES DE PRUEBA: Los balances de prueba deben contar con las siguientes características.

  • Se debe de entregar al máximo nivel auxiliar
  • Debe incluir de la clase 1 a la clase 9
  • Debe ser consolidado
  • Detallado por tercero beneficiario final de los respectivos recursos, con identificación, nombre o razón social.
  • Con corte anual por los periodos que conforman años completos (enero a diciembre) y/o con corte mensual por los periodos que conforman años parciales.
  • Debe contener las cuentas de balance y de resultados antes de cierre contable.
  • Se entregan en medio magnético, formato Excel y utilizar un archivo por cada VIGENCIA solicitada.
  • Deben de estar certificados por el representante legal y contador público o revisor fiscal si está obligado a tenerlo.

Ejemplo de balance de prueba a máximo nivel auxiliar detallado por tercero:

3. AUXILIARES DE TODAS LAS CUENTAS CONTABLES DE COSTOS Y GASTOS: Estos auxiliares deben de contar con las siguientes condiciones:

  • Detallado por mes y por tercero.
  • Consolidado por año
  • A nivel máximo del beneficiario final de los respectivos recursos (En caso de que no se encuentre detallado por tercero (trabajador), se debe de anexar el soporte consolidado de la nómina para cargue a contabilidad detallado por concepto y valor).
  • Se entrega en medio magnético, en formato Excel, utilizando un archivo por cada vigencia solicitada.
  • Deben de estar certificados por el representante legal y contador público o revisor fiscal si está obligado a tenerlo.

Ejemplo de la estructura de los libros auxiliares de todas las cuentas contables de costos y gastos:

4. AUXILIARES DE TODAS LAS CUENTAS CONTABLES DEL PASIVO RELACIONADO CON LOS PAGOS A TRABAJADORES: Estos libros auxiliares deben de cumplir con las siguientes condiciones:

  • Detallado por mes y por tercero.
  • Consolidado por año
  • A nivel máximo del beneficiario final de los respectivos recursos
  • Se entrega en medio magnético, en formato Excel, utilizando un archivo por cada vigencia solicitada.
  • Deben de estar certificados por el representante legal y contador público o revisor fiscal si está obligado a tenerlo

Ejemplo de la estructura de los libros auxiliares de todas las cuentas contables del pasivo relacionado con los pagos a trabajadores:

En caso de que llegue a la empresa un requerimiento de información por parte de la UGPP es fundamental tener en cuenta estas condiciones para enviar la información solicitada y así no llegar a incurrir en mayores gastos o sanciones si a ello hubiere lugar.

El software contable juega un papel importante en la compañía para este tipo de requerimientos, junto con el manejo adecuado y organizado de la información contable de la empresa.

Autor: Carolina Cortés.

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