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Retención en la fuente a viáticos pagados sin la existencia de una relación laboral

Es común que las empresas paguen viáticos a sus trabajadores que no estén vinculados mediante un contrato de trabajo, sino que están vinculados mediante contrato de servicios, viáticos que están sometidos a retención en la fuente.

Aunque los viáticos, en principio no constituyen ingreso para quien los recibe, puesto que no es un pago en sí, sino un reembolso al trabajador por los gastos en que ha incurrido en el desarrollo del contrato, y en consecuencia no se puede considerar que tienen la capacidad de incrementar el patrimonio, la administración de impuestos ha considerado que este tipo de viáticos están sometidos a retención en la fuente por concepto de honorarios o servicios, según corresponda la naturaleza del contrato firmado entre la empresa y el trabajador [contratista].

Sobre el respecto, la administración de impuestos hace una amplia exposición en el oficio tributario No. 094075 DE 2008:

En primer lugar hay que señalar que la ley tributaria diferencia la situación de los pagos por concepto de transporte y manutención cuando existe relación laboral legal o reglamentaria y cuando la misma no se concreta.

En el contexto de la legislación laboral, este Despacho en varias oportunidades ha conceptuado que cuando existe relación laboral, los viáticos ocasionales en cuanto constituyan reembolso de gastos por concepto de manutención, alojamiento y transporte en que haya incurrido el trabajador para desempeño de sus funciones fuera de su sede habitual de trabajo, no estarán sometidos a retención en la fuente, siempre y cuando se entreguen al pagador las facturas y demás pruebas documentales que sustenten el reembolso para que la empresa las pueda tomar como gastos propios. (Decreto 535/87) Concepto 36000/92.

Por el contrario, los viáticos permanentes -como su nombre lo indica- son pagos laborales que se les reconoce y pagan ordinariamente a aquellos trabajadores en razón de las funciones que desempeñan fuera de la sede y están sometidos a retención en la fuente.

Así entonces los viáticos, sean ocasionales o permanentes, se predican de relaciones laborales o legales y reglamentarias, de las que son propias los presupuestos de subordinación y dependencia.

En este sentido, los pronunciamientos de esta Entidad contenidos en los Conceptos números 039972 de mayo 14 de 1996 y 014543 de marzo 6 de 1998 a que alude el consultante, se encargaron de precisar el tratamiento tributario de los viáticos y el reembolso de gastos, tratándose de una relación laboral.

Otra es la situación cuando se trata de la prestación de servicios independientes, o sea cuando no existe relación laboral; en este caso el contratista recibe como contraprestación una remuneración que bien pueden corresponder al concepto de honorarios, comisiones o servicios, dependiendo de la naturaleza y calificación del servicio prestado.

Si para efectos de la prestación del servicio contratado el contratista requiere, entre otras actividades, desplazarse a diversos lugares, estos gastos de transporte no pueden ni catalogarse como viáticos -porque como se vio estos aluden a relación laboral ni desligarse de la retribución del servicio mismo. No debe olvidarse que se está en presencia de una retribución, o lo que es lo mismo, lo que el contratante paga como contraprestación del servicio.

Pretender desagregar cada una de estas actividades requeridas para la efectiva prestación del servicio y sobre ellas determinar el tratamiento tributario que se trate, equivaldría a netear el ingreso para efectos de la aplicación de la retención en la fuente, práctica que no es reconocida por nuestra legislación fiscal.

Es en este contexto que el artículo 392 del Estatuto Tributario prevé la retención en la fuente que debe aplicarse por servicios. Y en el mismo artículo se indica, que la base sobre la cual debe aplicarse la tarifa de retención en la fuente por -servicios calificados Honorarios, en el caso de beneficiarios no obligados a declarar es del 10% sobre del valor total del respectivo pago o abono en cuenta, es decir, la base gravable no puede fraccionarse toda vez que está constituida por todos los ingresos percibidos en razón de la prestación del servicio. Igual ocurre, respecto de la base, en relación con los pagos o abonos en cuenta a contribuyentes obligados a presentar declaración, caso en el cual debe observarse lo previsto en los artículos Io y 2o del Decreto 260 de 2001 en relación con las tarifas.

Atendiendo tal postulado, esta Oficina en anteriores oportunidades señaló sobre el particular: “… si quienes reciben pagos por “viáticos o gastos de representación “no están vinculados laboralmente a la empresa, deben ser sometidos a retención en la fuente no como viáticos ni como gastos de representación, sino como pagos ordinarios correspondientes a la labor desarrollada (honorarios, comisiones, etc.) la cual compendia el conjunto de los ingresos derivados de las funciones desempeñadas''. Conceptos 36000/92, 044237/99.

Y bajo las mismas consideraciones mediante el Concepto número 004490 de 1991 para la época considero "... el pago o abono en cuenta que realice el Banco Emisor por gastos de viaje a los Asesores, constituye un ingreso gravado con el impuesto sobre la renta y complementarios, sometidos a retención en la fuente, con la misma base y tarifa correspondiente a la índole de la retribución (honorarios), o sea sobre el 100% del respectivo pago o abono en cuenta, a la tarifa del 7% como honorarios…”.

De otra parte, el consultante afirma que los gastos de viaje no constituyen un enriquecimiento para quien los realiza y que como tales no son susceptibles de capitalización ni de incrementar el patrimonio.

Al respecto, la legislación tributaria reconociendo esta particularidad, en el artículo 26 del Estatuto Tributario consagra la forma de realizar la depuración de la renta, en tal medida, el contribuyente (contratista en este caso) en su denuncio rentístico declarará los ingresos obtenidos en ejercicio de su actividad económica pero correlativamente y acorde con lo previsto en el artículo 87 del mismo Estatuto, detraerá los costos y gastos en que incurrió en desarrollo de dicha actividad y acreditará la retención en la fuente que sobre los ingresos obtenidos se le haya practicado. Así solamente será gravado sobre su renta líquida y no sobre los ingresos obtenidos y destinados a sufragar los costos y gastos que sean necesarios y tengan relación de causalidad con la actividad productora de renta y pagará la diferencia que resulte una vez disminuido el impuesto con los valores retenidos en la fuente.

Finalmente, en relación con la mención que hace del pronunciamiento de la Dirección General del Presupuesto Público Nacional del Ministerio de Hacienda sobre la manera de afectar el gasto público, así como del Concepto que emitió el Consejo Técnico de la Contaduría Publica de Colombia sobre lo que debe entenderse por gastos de viaje, es de señalar que los mismos corresponden a materias específicas y distintas que no involucran ni afectan disposiciones tributarias del orden nacional sobre las cuales compete a este Despacho conceptuar, razón por la cual no es viable acoger como vinculante la opinión que dependencias u Organismos diferentes llegaren a expresar sobre estas materias.

Por lo expuesto, esta Oficina ratifica la doctrina contenida en el Concepto número 004490 de 1991 en el sentido de que los pagos por gastos de viaje que se realicen a las personas no vinculadas laboralmente a la empresa por concepto de honorarios, constituyen un ingreso gravado con el impuesto sobre la renta y complementarios sometido a retención en la fuente por dicho concepto; así como la contenida en los Conceptos números 039972 de 1996 y 014543 de 1998 que se refieren a trabajadores vinculados mediante relación laboral legal o reglamentaria.

Queda claro entonces que los viáticos que reciban las personas que contratan con una empresa mediante la figura de honorarios o por servicios, se sumarán a la base de los ingresos sometidos a retención en la fuente por el concepto correspondiente.

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6 Opiniones en “Retención en la fuente a viáticos pagados sin la existencia de una relación laboral”
  1. MARGARITA dice:

    cordial saludo, mi inquietud va en el sentido que los tiquetes aereos debo cancelarlos yo y posteriormente me los pagan a mijunto con el valor del viatico. a todo me le inclyen retención. ese proceder esta ajustado a la ley?

  2. Wilson Armando Cortes Acosta dice:

    Apreciados señores, cordial saludo

    En nombre de los funcionarios de la Corporación Autónoma Regional de Nariño "Corponariño", adscritos a Carrera Administrativa, les pedimos el favor nos conceptuen sobre el tema de Retención sobre los viaticos y qué debemos hacer ya que hace aproximadamente tres años nos vienen haciendo la retanción. Es posible que nos hagan la devolución de esos recursos?

    Tenemos entendido que cundo son comisiones esporádicas no se deben hacer retenciones y se deben legalizar los viaticos con recibos, pero lo que secede es que nosotros en la legalización únicamente presentamos recibos pero de transporte más no de hospedaje y alimentación, pero la razón es porque la Entidad no ha dado instrucciones claras y precisas sobre este tema.

    Pensamos que no hay derecho que aparte de que nuestros viaticos son tan bajos, nos hagan descuentos por retención y sumado a esto parece que en esta entidad es la única en Nariño que nos aplican estas retenciones, lo anterior porque nos hemos dado a la tarea de consultar si en las demás Corporaciones y en entidades públicas se esta haciendo estas retenciones y la respuesta es que no lo estan haciendo, inclusive ni siquiera en la Procuraduría General de la Nación.

    Por favor les solcitamos comedidamente nos colaboren con esta situación conceptuando con objetivadad y claridad al respecto, para nosotros poder reclamar nuestros derechos.

    Mil gracias.

  3. Fanny dice:

    Tengo una inquietud en la cual espero ustedes me puedan colaborar. Los viaticos pagados a la Junta Directiva, Junta de vigilancia y Comites de una empresa se les debe aplicar retencion en la fuente? con que porcentaje?

  4. Segundo dice:

    He salido varias veces a terreno y no me pagan viáticos, al realizar la consulta me indican que por el hecho de ir con plata a rendir NO corresponde pago de viáticos pregunto:

    - es real y legar este proceder por parte de esta empresa ¿?

    espero respuesta

  5. erika dice:

    muchas gracias,esta es un pagina de mucha ayuda,felicitaciones el contenido es muy importante

  6. Oscar Acevedo dice:

    Respecto a lo anterior me queda claro que se debe pagar retención sobre los viaticos (no hay devolución de facturas) pero también se debe pagar seguridad social y riesgos profesionales sobre ellos. puesto eso incrementaría las tarifas, al tener que incluir ese sobre impuesto.

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