Retención en la fuente “empleados” que contratan con Entidades Ejecutoras del Presupuesto General de Nación

En principio, ha de precisarse que conforme al artículo 76 de la ley 633 de 2000  “las entidades ejecutoras del presupuesto General de la Nación operarán bajo el sistema de caja para efectos del pago de las retenciones en la fuente de impuestos nacionales”.

Es debido aclarar, también, que dicha norma fue reglamentada por el artículo 15 del decreto 406 de 2001 en cuanto a que “de conformidad con el artículo 76 de la Ley 633 de 2000, las entidades ejecutoras del Presupuesto General de la Nación, deberán causar y practicar retención en la fuente cuando se efectúe el pago sujeto a retención”.

Sería de colegir, y como bien lo manifiesta la DIAN en su concepto 11657 de abril de 2015, “que si bien, la regla general en materia de retenciones en la fuente, es que la misma debe efectuarse en el momento del pago o abono en cuenta, lo que ocurra primero.  Entendiéndose por “pago” la extinción total o parcial de una obligación mediante la prestación de lo que se debe y por “abono en cuenta” el reconocimiento contable de una obligación independientemente de su cancelación o pago”; pero que tratándose de las antes aludidas Entidades, la doctrina oficial ha sido reiterativa en clarificar la existencia de una disposición especial (artículo 56 de la 633 de 200) para la causación y pago de las retenciones en la fuente a cargo de dichos entes jurídicos.

En ese escenario, bien cabría consultarse sobre la retención en la fuente a aplicárseles a las personas naturales “empleados”, contratistas de tales Entidades; ello, en el contexto de la existencia de un contrato  (de prestación de servicios) del cual se pudiesen derivar pagos mensuales, pero que en virtud de la mencionada norma especial habría de atenderse el pago efectivo, al contratista, para la debida detracción a título de retención en la fuente.

Clarificando lo anterior, y amanera de ejemplo, un contratista pacta con una Entidad Ejecutora del Presupuesto General de la Nación la realización de una actividad (por un término de duración de ocho meses, con pagos mensuales); conforme a su disponibilidad de presupuesto ese Ente efectúa pagos mensuales, al contratista, por los primeros cinco meses, pero los últimos tres meses se los cancela a la terminación del contrato, en único pago.

A partir, pues, de lo consagrado en el antes citado artículo 56 y de lo expresado por la doctrina, habría de concluirse – entonces – que la retención en la fuente aplicable para los primeros cinco meses, se fundamentará en el valor efectivamente pagado en cada uno de esos meses; pero que para el caso del pago final (que suma la remuneración de tres meses), la base gravable de la retención en la fuente se sustentará en dicho pago acumulado, y no habrá lugar – por tanto – a la aplicación del concepto de pago o base  mensual (ello, además, indistintamente de que la Entidad haya realizado las debidas causaciones contables en cada uno de los respectivos meses).

En tal sentido, el referido concepto 11657 de abril de 2015 señala que “la disposición en materia de retenciones en la fuente para las Entidades Ejecutoras del Presupuesto General de la Nación, aplica también para los pagos efectuados a sujetos calificados de acuerdo al artículo 329 del Estatuto Tributario, en la categoría empleados, por tratarse de una disposición especial para esas entidades.

De otra parte, la retención en la fuente por concepto de los pagos a que se refiere el artículo 383 del Estatuto Tributario, cuando correspondan a más de una mensualidad, debe atenderse a lo dispuesto en el parágrafo 2 del artículo 2 del Decreto 1070 de 2013, que dispone:

Parágrafo 2°. Para efectos de la aplicación de la tabla de retención en la fuente señalada en el artículo 383 del Estatuto Tributario a las personas naturales pertenecientes a la categoría de empleados cuyos pagos o abonos en cuenta no provengan de una relación laboral, o legal y reglamentaria, se deberá tener en cuenta la totalidad de los pagos o abonos en cuenta efectuados en el respetivo mes”.

Siendo necesario precisar, que cuando en un evento como el que trae la norma en cita, el pago lo efectúan las Entidades Ejecutoras del Presupuesto General de la Nación, deberá atenderse a la totalidad de los pagos efectuados en el mismo mes, bajo el entendido que es ese el momento en el cual debe practicarse la retención en la fuente de acuerdo con la ley,  en atención a la norma especial”.

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