Riesgo de manejar grandes cantidades de efectivo en las empresas

No se puede desconocer la importancia de poseer efectivo en caja general o caja menor  en una empresa para la cancelación de compromisos contraídos con terceros, pero ello supone un riesgo que se debe evaluar.

Aunque hoy en día son muy utilizados los medios de pagos por transferencia o cheque aun existen empresas que manejan grandes cantidades de dinero en efectivo por la supuesta “comodidad”  al no tener que ir a un banco a cambiar un cheque o realizar una transferencia para evitarse el gasto bancario, y  para esto  es utilizado el medio de pago en efectivo; olvidándose de los  riesgos que ello implica.

Debido a su liquidez inmediata, el disponible ofrece un riesgo de pérdida muy latente tanto para el fraude al interior de la empresa como para las personas encargadas de realizar pagos externos llevando grandes cantidades de dinero y exponiéndolo a cualquier tipo de riesgo con cualquier persona o circunstancia.

El efectivo siempre está sujeto a robos, desapariciones, cambios y prestamos que no están relacionados con el desarrollo del objeto social de la empresa, por lo tanto implementar  un control interno que sea adecuado para evitar este tipo de inconsistencias  y riesgos,  y que permita tener tanto a la parte contable como a la administración, tener  un conocimiento o información clara del efectivo manejado por la empresa para evitar  usos inapropiados de los recursos de la empresa.

Respecto al control interno en cuestión, la ley 87 de 1993 lo  define la siguiente manera:

Art. 1 Definición del control interno. Se entiende por Control Interno el sistema integrado por el esquema de organización y el conjunto de los planes, métodos, principios, normas, procedimientos y mecanismos de verificación y evaluación adoptados por una entidad, con el fin de procurar que todas las actividades, operaciones y actuaciones, así como la administración de la información y los recursos, se realicen de acuerdo con las normas constitucionales y legales vigentes dentro de las políticas trazadas  por la dirección y en atención a las metas u objetivos previstos. (…)

Para el caso del control interno en el manejo de efectivo existen muchas empresas, por lo general pequeñas y microempresas, que aun no tienen implementado ningún tipo de control interno y esto hace mucho más susceptible que la  cuenta sea manipulada y que existan grandes riesgos de perdidas injustificadas de dinero; en mucha ocasiones se enteran después de hacer pasado dos o tres años de los malos manejos de la caja general.

En ocasiones, aun cuando las empresas tienen los debidos controles implementados, no realizan los respectivos arqueos de caja o revisiones del manejo de la cuenta, en otras palabras no aplican el control interno por lo tanto es como si no existiera.

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