Sanción por atraso en la contabilidad

Inicio » Contabilidad. » (19 / 12 / 2010 )

La gente pregunta y Gerencie.com responde

Consulta

La DIAN visita un contribuyente en Octubre de 2007, exige presentación del libro diario legal y encuentran que este esta impreso hasta el mes de Marzo de 2007, por lo cual la DIAN determina que hay lugar a sanción por libros de contabilidad, por estar atrasados en más de tres meses; sin embargo, se observa que en el Software Contable, la contabilidad se encontraba al día al momento de la visita.

¿Procede la sanción por libros de contabilidad? Ó, ¿el hecho de estar al día en el software contable los puede exonerar?

Nuestra opinión

El artículo 654 del Estatuto Tributario, contempla como hecho irregular en la contabilidad, el presentar atraso de mas de cuatro meses entre la fecha de las últimas operaciones registradas en los libros, y el último día del mes anterior a aquél en el cual se solicite la exhibición de los libros de contabilidad, hecho que es sancionable.

De otra parte, se debe tener en cuenta, que cuando la Dian solicite los libros de contabilidad al contribuyente, éste tiene un plazo de cinco días hábiles para exhibirlos, contados a partir del día en que recibió la solicitud de exhibición [Decreto 1354 de 1987, Art. 2].

Así la cosas, si al momento de la visita de la Dian al contribuyente, ésta aunque podría exigirle la exhibición de los libros, debía otorgarle un plazo de cinco días hábiles para su exhibición, plazo más que suficiente para que el contribuyente procediera a imprimir sus libros.

Si la Dian no concedió el plazo exigido por la ley para que el contribuyente exhibiera los libros, no puede imponer sanción alguna toda vez que se violó los derechos al contribuyente al no otorgarle el plazo establecido por la ley.

Respecto a si los libros en medios magnéticos son válidos, el Consejo Técnico de la Contaduría Pública ha conceptuado que es obligación del contribuyente imprimirlos:

Respecto de la inscripción de los libros, la doctrina ha sido clara en considerar que los libros de los cuales se requiere inscripción en el registro mercantil, son documentos físicos en papel), por cuanto todavía no opera el registro de los libro sen un medio diferente. De otra parte, el estatuto tributario en su artículo 654 literal b) establece como hecho irregular en la contabilidad, el no tener registrados los libros principales de contabilidad, habiendo lugar a ello, situación que da origen a sanción por libros de contabilidad.

En síntesis, en lo que respecta a las preguntas 1 y 3 de la consulta, atendiendo las disposiciones legales sobre el particular, los libros de contabilidad de los cuales se exige registro obligatorio, deben ser llevados en libros impresos [CTCP Concepto número 097 de 2007]

De acuerdo a lo expuesto por el Consejo Técnico de la Contaduría Pública, es obligatorio imprimir los libros de contabilidad, por lo que se debe concluir, que con el hecho de disponer de la información contable en un software no se entiende cumplida la obligación de tener los libros, y mucho menos en debida forma, por lo que no prestan ningún mérito probatorio.

Actualización.

El Consejo de Estado, en Sentencia de Septiembre 26 de 2007, Magistrado ponente Héctor J. Romero Díaz, expediente 14078, ha considerado que no existe atraso en la contabilidad cuando ésta está al día en el software, así no se haya impreso.

Expuso el consejo de estado:

El artículo 773 del estatuto tributario dispone que para efectos fiscales, la contabilidad debe sujetarse a lo dispuesto en el Código de Comercio y deberá reflejar el movimiento diario de ventas y compras; sin embargo, las operaciones correspondientes podrán expresarse globalmente, siempre que se especifiquen los comprobantes externos que respalden los valores anotados.

Además, la norma señala que para efectos tributarios la contabilidad debe cumplir con los requisitos que determine el Gobierno mediante reglamentos, de tal forma, que sin tener que llevar libros incompatibles con el objeto del negocio, se pueda tener un control efectivo y reflejar la situación económica de la empresa.

A su vez, el artículo 49 del Código de Comercio establece que cuando se hace referencia a los libros de comercio, “se entenderán por tales los que determine la ley como obligatorios y los auxiliares necesarios para el completo entendimiento de aquellos”.

Aunque la ley no ha fijado cuáles son los libros obligatorios, el artículo 125 del Decreto 2649 de 1993, por medio del cual se reglamentó la contabilidad en general y se expidieron las normas de contabilidad generalmente aceptadas en Colombia, señaló que se deben llevar los libros necesarios para “1) Asentar en orden cronológico todas las operaciones bien en forma individual o por resúmenes globales no superiores a un mes…”.

El artículo 53 del Código de Comercio señala que “en los libros se asentarán en orden cronológico las operaciones mercantiles y todas aquellas que puedan influir en el patrimonio del comerciante, haciendo referencia a los comprobantes de contabilidad que los respalden”.

De las anteriores disposiciones se desprende la exigencia de llevar un libro diario, el cual surge de la necesidad de registrar en orden cronológico las operaciones, de la aplicación de la partida doble y del artículo 33 [1] del Decreto 2821 de 1974, que requiere que la contabilidad debe mostrar fielmente el movimiento diario de ventas y compras(1).

Según el artículo 654 [f] del estatuto tributario, procede la sanción por libros de contabilidad “cuando entre la fecha de las últimas operaciones registradas en los libros, y el último día del mes anterior a aquel en el cual se solicita su exhibición existan más de cuatro (4) meses de atraso”.

La razón de ser de las sanciones por irregularidades en los libros de contabilidad es la necesidad de que los contribuyentes cumplan los requisitos legales en su diligenciamiento, de tal manera que en cualquier momento se pueda conocer la real situación económica y financiera del comerciante y, en materia tributaria, permita la correcta determinación de los impuestos(2).

Así pues, aunque en materia tributaria se sancionan los hechos de no llevar libros de contabilidad, no diligenciarlos de manera que permitan la correcta determinación de los tributos, no registrarlos, no exhibirlos cuando las autoridades lo exijan, llevar doble contabilidad y el atraso en los mismos, debe analizarse en cada caso si el hecho sancionado impide finalmente a la administración ejercer un control efectivo de los tributos, pues solo en el evento de que así sea, procede la sanción(3).

En el asunto en estudio, la DIAN impuso a la actora la sanción por irregularidades en la contabilidad, porque al momento de la visita no tenía registradas en el libro diario las operaciones de los meses de enero a noviembre de 1996. La contribuyente manifestó que el atraso obedeció a un error de la persona encargada de la impresión, pero que toda la información contenida en los libros de contabilidad se encontraba en el software de la compañía.

De la visita efectuada por la DIAN se evidencia que el libro diario se encontraba al día en el software de la contribuyente; sin embargo, no estaba impreso por los meses de enero a noviembre de 1996. En efecto, en el acta de libros de contabilidad se deja constancia de que “el periodo objeto de devolución (renta 96) en el libro diario únicamente está registrado el mes de diciembre de 1996, no se imprimió el resto de meses del año” (fl. 46, cdno. ppal.).

En el acta también se observa que la actora tenía al día los demás libros de contabilidad, junto con sus comprobantes externos (mayor, balances e inventarios), con base en los cuales, además, la administración podía verificar la contabilidad de la contribuyente y, determinar correctamente los tributos a su cargo.

En consecuencia, en este caso no hubo atraso en el libro diario superior a cuatro meses, pues, se insiste, el mismo se encontraba al día en el software de la actora. Y, es que la noción de libro de comercio en general, y de contabilidad en particular, tiene un carácter amplio que comprende tanto el concepto tradicional de hojas, como las cintas magnetofónicas, microfichas, disquetes y demás documentos que la tecnología ha puesto al servicio de los procesos económicos(4). Así, es el concepto amplio de libro debe tenerse en cuenta cuando quiera que deba calificarse el cumplimiento de la obligación legal de llevar la contabilidad.

Las razones anteriores son suficientes para revocar la sentencia apelada y, en su lugar, anular los actos acusados. A título de restablecimiento del derecho se declarará que no hay lugar a la sanción impuesta en los actos que se anulan.


(1) Sentencias de 13 de septiembre de 1996, expediente 7849, C.P. Julio E. Correa Restrepo y 6 de mayo de 1994, expediente 5351, C.P. Consuelo Sarria Olcos.
(2) Sentencia 30 de agosto de 2007, expediente 14684, C.P. Héctor J. Romero Díaz.
(3) Ibídem.
(4) Sentencia 19 de marzo de 1999, expediente 9141, C.P. Daniel Manrique Guzmán.
(5) Consejo de Estado, Sección Tercera, sentencia de 28 de febrero de 1997, expediente 10775

Agradecimientos.

Expresamos nuestros más sinceros agradecimientos al Contador Público Juan Guillermo Flórez por su oportuno y valioso aporte, puesto que no conocíamos de la sentencia referida por él.

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Siéntase libre de opinar


9 Opiniones
  1. beatriz ortega dice:

    tengo un inconveniente resulta que imprimi los libros oficiales y me quedaron mal impresos, resulta que yo manejo el helisa y le di el proceso de cancelacion de terceros pero al parecer la cuenta que debia ir en este proceso quedo mal parametrizada y pues no cerror las cifras como era ahora me esta arrojando un saldo demasiado grance en la cuenta de iva puedo anular los meses que me quedaron mal o que debo de hacer para volverlos a imprimer

  2. maria c- dice:

    cual fue la sentencia del consejo de estado a cerca de los libros de contabilidad '???

  3. sebastian dice:

    LA NORMA ES CLARA EN LO REFERNETE A LOS LIBROS DE CONTABILIDAD PERO ALGO SI ES CIERTO Y ES Q LA DIAN HAN MONTADO UNA PERSECUCION A LOS COMERCIANTES, PERO MI PREGUNTA ES PARA Q PARA Q ELLOS MISMOS SE ROBEN LA PLATA DE LOS IMPUESTOS RECAUDADOS Y LOS POLITICOS SE LA ROBEN POR IGUAL, CUANDO LOS GOBERNANTES ABSURDOS TOMEN CONCIENCIA DE DESARROLLO SOCIAL Y LO Q ESTO IMPLICA CONTRINUIR CON LAS CARGAS DEL ESTADO SERA UNA SATISFACCION PARA LOS COLOMBIANOS PAGAR LOS IMPUESTOS SIN TENER Q EVADIR EL GOBIERNO ES EL CULPABLE DE TODO Y LA MALA ADMINISTRACION A NIVEL CENTRAL Y DESCENTRALIZADO.

  4. CESAR OCTAVIO dice:

    PREGUNTA , QUE PASA SI UNA PERSONA NATURAL TENIA 2 ESTABLECIMIENTOS DE COMERCIO EN CIUDADES DIFERNETES DESDE EL 2004 Y LOS CANCELO EN NOVIEMBRE 2009. SEGIDAMENTE CREA OTROS ESTABLECIMIENTOS DE COEMRCIO .
    ¿ LOS LIBROS OFICIALES DE LOS NUEVOS ESTABLECIMIENTOS QUE NUMERACION DEBEN TENER ?

  5. nayibe dice:

    buenas tardes:

    entonces si un negocio no lleva nada de contabilidad o una contabilidad a medias que pasa o no tienen un contador que sucedev realmente.

    gracias.

  6. claudia dice:

    hola muy buenos dias, necesito que me hagan el favor de asesorarme en lo siguiente, una amiga tiene un restaurante el cual lo inicia hace mas de un año, pero a partir de esa fecha ella no lleva el libro fiscal; en estos dias la dian le llego de visita y le exigieron el libro, pero como no lo tenia le dieron un plazo para presentarlo... mi amiga desea q yo le colabore con realizarle el libro pero el inconveniente es que ella no tiene ningun soporte.. mi pregunta es la siguiente como debo realizarlo si no se tienen los soportes... ???

  7. Miguel dice:

    brutos? Bruto es el sistema arcaico, atrasado, incómodo, poco práctico y antiecológico de tener que imprimir LIBROS físicos en papel, en plena era tecnológica.
    Colombia sólo saldrá del subdesarrollo cuando deje de fastidiar al empresario con medidas que más que una ayuda sean un estorbo, y cuando se suba al carro de la tecnología.
    Los libros registrados, las facturas registradas por resolución, la cámara de comercio, el ICA, la exógena, los formularios mensuales, retefuente, IVA y reteiva y retevirgen santísima sólo sirven para seguir hundiendo al país un poquito más en el fango de la incompetitividad.

  8. DANIEL dice:

    Me falto este pedacito ARTÍCULO 50. . La contabilidad solamente podrá llevarse en idioma castellano, por el sistema de partida doble, EN LIBROS REGISTRADOS, de manera que suministre una historia clara, completa y fidedigna de los negocios del comerciante, con sujeción a las reglamentaciones que expida el gobierno. ACASO REGISTRAMOS EL SOFTWARE???? MAGISTRADO BRUTO

  9. Daniel dice:

    Que argumento tan chimbo de esta Magistraducho jajajjajajaj LIBRO ES LIBRO entonces para que se registran en la CAmara de CIo??

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