Inicio » Impuestos. » (10 / 09 / 2013 )

Sanción por libros de contabilidad no procede por irregularidades en libro de actas

La administración de impuestos no puede imponer sanción por libros de contabilidad como consecuencia de irregularidades en el libro de actas.

El artículo 654 del estatuto tributario señala cuales son los hechos que son considerados como irregulares en la contabilidad, y el artículo 655 establece la sanción por esos hechos irregulares.

Entre las irregularidades que pueden dar ocasión  la imposición de la sanción por libros de contabilidad, no están contempladas las relacionadas con el libro de actas, puesto que el libro de actas, en el sentido estricto de la palabra, no es considerado un libro de contabilidad, sino un libro de comercio, lo cual es muy diferente.

Al no ser el libro de actas un libro de contabilidad, no podrá argumentarse sus irregularidades para imponer sanción por libros,  así lo consideró el Consejo de estado en sentencia de abril 30 de 1999, expediente 9333:

La controversia planteada se concreta en determinar la legalidad o no de los actos administrativos mediante los cuales se impuso a la actora sanción por libros de contabilidad, aduciendo la irregularidad prevista en el literal c) del artículo 654 del Estatuto Tributario, irregularidad que en el sub lite se concreta en la no exhibición del “libro de actas”, que en opinión de la Administración es un libro de contabilidad,  pero que a juicio de la actora, y como lo aceptó el Tribunal, es un libro de comercio que no participa de la categoría de libro de contabilidad, motivo por el cual no se configura el hecho  considerado como sancionable en la aludida norma.

Sobre el particular, la legislación mercantil prevé lo siguiente:

El artículo 28 No 7 del C.Co,  prescribe que deberán inscribirse en el registro mercantil “Los libros de contabilidad, los de registro de accionistas, los de actas de asambleas y juntas de socios, así como los de juntas directivas de sociedades mercantiles”, con lo cual distingue claramente entre los “libros de contabilidad”, los de registro de accionistas y “los de actas”, sin que pueda entenderse que los libros de registro de accionistas y los de actas pertenecen a los libros de contabilidad.

Aunque el artículo 49 ibídem establece que para todos los efectos legales, se entiende por libros de comercio los que determine la ley como obligatorios y los auxiliares necesarios para el entendimiento de aquéllos, es claro que el texto se está refiriendo a la especie de libros de comercio llamados de contabilidad, pues dicha norma se halla ubicada dentro de las disposiciones relativas a la contabilidad de los comerciantes.

Ya en la parte general de sociedades, el artículo 189 del C.Co prevé que las decisiones de la junta de socios o de la asamblea  se harán constar en actas aprobadas por la misma, o por las personas que se designen, y firmadas por el presidente y el secretario de la misma.   A su vez, el artículo 21 de la Ley 222 de 1995 establece que en los casos a que se refieren los artículos 19 íb.(reuniones no presenciales de la junta de socios, asamblea general de accionistas y junta directiva) y 20 íb. (mecanismo para la toma de decisiones del máximo órgano social o de la junta directiva), las actas correspondientes deberán elaborarse y asentarse en el libro respectivo dentro de los treinta días siguientes a aquel en que concluyó el acuerdo.

Igualmente, el inciso primero del artículo 195 del Código de Comercio, prescribe que la sociedad llevará un libro debidamente registrado, en el que se anotarán cronológicamente las actas de las reuniones de la asamblea o de la junta de socios, y en su inciso 2º se refiere a que las sociedades por acciones tendrán un libro debidamente registrado para inscribir las acciones.

En cuanto al “libro de actas” en las sociedades anónimas, el artículo 431 del C. Co,  establece que lo ocurrido en las reuniones de la asamblea se hará constar en el “libro de actas”, las cuales se firmarán por el presidente de la asamblea y el secretario, o, en su defecto, por el revisor fiscal.

Por su parte, el artículo 207 No 4 del C. Co, señala como una de las funciones del revisor fiscal, la de velar por que se lleven regularmente “la contabilidad de la sociedad” y “las actas de las reuniones de la asamblea, de la junta de socios y de la junta directiva”, diferenciando así los libros de contabilidad de los libros de actas.

Adicionalmente, en relación con los “libros de actas” el artículo 131 del Decreto 2649 de 1993, prevé que sin perjuicio de lo dispuesto en otras normas legales, los entes económicos pueden asentar en un solo libro, las actas de todos sus órganos colegiados de dirección, administración y control.

Así las cosas, se observa que el denominado “libro de actas” que deben llevar los entes económicos de acuerdo con las normas citadas,  constituye una especie del género “libros de comercio”, como lo son también los libros de registro de acciones, sin que pueda entenderse que unos y otros, o los demás libros de comercio, v gr, el de registro de socios previsto en el artículo 361 del C.Co,  son libros de contabilidad.

En idéntico sentido se pronunció la Sala en sentencia del 9 de octubre de 1998, expediente Nos 9069, actor: Cementos Diamante de Ibagué S.A, Consejero Ponente, doctor Daniel Manrique Guzmán, en la cual, después de reiterar que la contabilidad es el registro cifrado de la situación patrimonial de un ente económico, expresó además sobre el punto debatido   lo siguiente:

“(…)

De acuerdo con lo anterior, sólo lo que es traducible en cifras puede ser objeto de registro contable; esta situación conduce a que la contabilidad sólo acredita parcialmente la historia de la empresa: por ejemplo, no son cifrables su ambiente laboral, la eficiencia de sus trabajadores y muchos otros hechos no susceptibles de ser contenidos en guarismos monetarios.

El libro de actas, que como lo indican las normas antes citadas y a diferencia de lo antes expuesto, tiene por finalidad exclusiva la de dar testimonio de todo lo acaecido en las reuniones del órgano máximo de dirección de las sociedades, esto es, la asamblea general de accionistas (para las sociedades anónimas y en comandita por acciones) o la junta de socios (para las demás sociedades), y del órgano de gestión o administración de la sociedad, representado en la junta directiva. Estos libros son el relato histórico, no cifrado, de aspectos administrativos, económicos, jurídicos y de todo cuanto tiene que ver con el desarrollo del objeto social de la empresa.

Establecido que el libro de actas ostenta el carácter de libro de comercio más no de contabilidad, no es de recibo lo planteado por la demandada y el a quo, que aunque parten de diferente premisa al considerar la primera que el libro de actas es un libro de contabilidad y el segundo que no lo es, coinciden en sostener que los libros de actas pueden ser antecedente del registro contable o de las partidas asentadas y que por ello inciden en la contabilidad. Al respecto es útil diferenciar todos los documentos representativos de actos hechos o situaciones de distinta índole, de los denominados comprobantes contables. De conformidad con lo previsto en el artículo 51 del Código de Comercio, hacen parte de la contabilidad los “comprobantes” que sirvan de respaldo a las partidas asentadas en los libros, estableciéndose en el artículo 53 íb. la definición del “comprobante de contabilidad”, entendido como “el documento que debe elaborarse previamente al registro de cualquier operación y en cual se debe indicar el número, fecha, origen, descripción y cuantía de la operación, así como las cuentas afectadas con el asiento”. De lo anterior surge que los citados comprobantes son algo bien distinto del contenido de los libros de actas, pues como ya se dijo, dichos libros tienen por finalidad exclusiva la de dar testimonio de todo lo acaecido en las reuniones del órgano máximo de dirección de las sociedades y del órgano administrativo

(…)

Por otra parte, la Sala enfatiza que el régimen sancionatorio es de interpretación restrictiva, en él se tipifican en forma exacta y precisa los hechos sancionables, sin que sea posible edificar sanciones sobre la base de hacer extensiva la “sanción por libros de contabilidad” prevista sólo respecto de dichos libros en el artículo 654 del Estatuto Tributario, para cobijar con ella irregularidades cometidas en otros libros de comercio que no tienen el carácter de libros de contabilidad, como ocurrió en este caso con el cuestionado libro de actas, motivo que determina la ilegalidad de los actos demandados. De conformidad con lo anterior, los efectos derivados de las irregularidades que se presentan respecto de los libros de actas y los demás libros de comercio o la rebeldía de exhibirlos, no constituyen hechos sancionables a la luz del art. 654 del Estatuto Tributario, que se insiste, exclusivamente circunscribe la sanción a las irregularidades allí previstas, relacionadas únicamente con los libros de contabilidad.

(…)”

De acuerdo con los razonamientos que se han dejado expuestos, los cuales se reiteran, la actora no incurrió en la irregularidad de la contabilidad prevista en el literal c) del artículo 654 literal c) del Estatuto Tributario, pues, se repite, la misma solo se halla referida a los libros de contabilidad, categoría de  la cual no participan los libros de actas.

Adicionalmente, no resulta de recibo la similitud que pretende establecer la recurrente entre la correspondencia directamente relacionada con los negocios del comerciante, como parte integrante de la contabilidad, y los libros de actas, como documento contable también,  pues de un lado, a términos del artículo 51 del C.Co en concordancia con el artículo 54 ibídem,  la correspondencia que hace parte de la contabilidad del comerciante es la directamente relacionada con sus negocios, obviamente, a juicio de la Sala,  que pueda ser traducible en cifras, al paso que los libros de actas, como ya lo había precisado la Sala en la sentencia arriba citada, “son el registro histórico, no cifrado, de aspectos administrativos, económicos, jurídicos y de todo cuanto tiene que ver con el desarrollo del objeto social de la empresa”, con lo cual resulta evidente que los libros de actas no son documentos contables.

De otra parte, y como bien lo anota el Ministerio Público, es la misma ley la que da a la correspondencia directamente relacionada con los negocios, el carácter de parte integrante de la contabilidad, lo cual no hace respecto de los libros de actas, obviamente porque su finalidad exclusiva es la de “dar testimonio de todo lo acaecido  en las reuniones de los órganos de administración y dirección” .

Por las anteriores razones la Sala concluye la ilegalidad de los actos administrativos acusados y en consecuencia procederá confirmar la sentencia apelada, no estando llamado a prosperar el recurso de apelación interpuesto por  entidad demandada.

Es claro entonces que no se puede imponer sanción por no llevar el libro de actas o por llevarlo con errores, puesto que no se puede considerar como un error en la contabilidad, por no ser un libro de contabilidad.

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2 Opiniones en “Sanción por libros de contabilidad no procede por irregularidades en libro de actas”
  1. Angela R dice:

    Buenas tardes: La Dian visito a un contribuyente para inspecciòn contable en abril 5 de 2011. Se le informo que no habia contabilidad y que estaba en proceso de formalizaciòn del negocio. Ya han pasado 3 meses desde la visita y la Dian no ha proferido ninguna sanciòn por no llevar contabilidad. Cuanto tiempo tiene la Dian para sancionar despuès de la visita?

    Gracias.

  2. Hernan Castro dice:

    Existe alguna sanción monetaria por no tener al día el libro de actas de asamblea de accionistas y el libro de actas de junta directiva?

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