¿Se puede facturar en Excel?
Excel tiene muchas funcionalidades y una de ellas es la posibilidad de generar e imprimir facturas. La pregunta es: ¿son validas las facturas generadas en Excel?
En primer lugar se debe precisar que para poder facturar por computador, se requiere autorización de la Dian y se requiera autorización del software que se ha de utilizar para generar la factura (Hay opiniones e incluso oficios de la Dian que dicen lo contrario).
Cabe entonces preguntarnos si Excel se puede considerar como un Software de facturación.
Excel tal como lo conocemos, no puede considerarse un software de facturación, debido a que las funciones y herramientas preexistentes en Excel, no permiten que el usuario pueda generar facturas con el cumplimiento de los requisitos técnicos exigidos por la Dian.
Para que Excel pueda generar las facturas, el usuario debe agregarle esa funcionalidad, funcionalidad que se agrega mediante programación de códigos que se encarguen de realizar la tarea deseada, para lo cual se utiliza una herramienta incorporada en Excel llamada Visual Basic, donde se programan las conocidas macros.
En nuestra opinión, si el programa de facturación agregado en Excel cumple con los requerimientos técnicos de control exigidos por la Dian y además se cuenta con la autorización de la Dian, las facturas así generadas son válidas.
Un software de facturación no tiene que ser independiente de Excel, Access o un software de contabilidad integral, de modo que puede incorporarse en cualquiera de ellos, siempre que el la herramienta encargada de genera la factura, cumpla con los requisitos necesarios, como son la “unicidad” de la factura, esto es que no sea posible con el mismo software generar dos facturas con el mismo número, lo cual se puede hacer también en Excel.
Considerando que un software de facturación es un conjunto de líneas de código que al ejecutarse general la factura respectiva, no es importante en que aplicación mayor está insertado ese código, concluyéndose que si tal código se inserta en Excel, es válido.
Repetimos, lo importante es que la aplicación que genera la factura cumpla con los requisitos de ley, y mientras eso suceda, no importa que esa aplicación esté incorporada en Excel, En Access, en Word o en la multitud software contables que hay en el mercado.
Así las cosas, sí se puede facturar en Excel pero teniendo en cuenta lo ya explicado.
Consultar las resoluciones expedidas por la Dian 14465 de noviembre 28 de 2007 y 3878 de 1996.
Para complementar
- Cómo facturar en Excel y Word de forma simplificada
- Resolución de facturación cuando es autorizada o habilitada en papel no se puede utilizar para facturar por computador
- ¿Qué pasa si un litógrafo imprime facturas sin el lleno de los requisitos?
- Utilización de prefijos en la facturación
- ¿Qué implicaciones tiene para el vendedor y comprador el hecho de expedir una factura sin resolución?
Me parece que la VOLATILIDAD que mencionas, la genera tú irresponsabilidad, Iincompetencia y la forma con que manejes los documentos creados en excel. ellos no se VOLATIZAN COMO UN GAS.. amiguito.
Ya hace mucho se inventaron las BACKUPS , y software especializados para dicha labor, que se sobrescriban o no lo seleccionas tú en Edicion o modo lectura.
bye
Acerca de la autorización de la DIAN para el software para facturación, extraigo 2 respuestas sobre facturación por computador desde la sección de preguntas de la DIAN:
¿De acuerdo con la resolución 8998 de 1998, debe entenderse que se puede facturar sin tener software autorizado?
Quienes estén obligados a expedir factura o documento equivalente NO requieren autorización del software de facturación.
¿Las entidades que emiten documento equivalente a la factura mediante computador, requiere solicitar autorización del software correspondiente?
Quienes estén obligados a expedir factura o documento equivalente NO requieren autorización del software de facturación.
Creo yo que la DIAN es clara al respecto. Es diferente cuando se habla de factura electrónica, caso en el cual se requiere certificación ISO y otros trámites.
@sergio por mi parte no manejo ningun programa en excel, pero conosco algunos programas que son gratis y que pueden cumplir muy bien con el objetivo, eso si tendrias que configurarlo: hay algunos que incluyen ERP y CRM.
Factusol: http://www.sdelsol.com/es/factusol.php
Unionpyme: http://www.solucioncontable.com/
Sobre servidor:
Dolibarr: http://www.dolibarr.es/
My Client Base: http://www.myclientbase.com/
SD Simple: http://www.sdsimple.es
Simple Invoices: http://www.simpleinvoices.com
Open Bravo: http://www.openbravo.com/es/
Saludos,
Alejandro P.
Tienen algun ejemplo de facturacion en Excel, o alguna formula que se aplique para crear este sistema de facturacion?
hablando de la facturacion electronica, no se realmente en que debe generarse ni entregarse, lo que si se es que estas facturas deben tener una firma digital en cada faturacion, las personas que ya hacen diligencias de la DIAN via electronica desde la pagina, ya tienen una firma digital, la cual es la usada para hacer esos tramites.
tambien se que se necesita tener certificacion ISO 9001 para el manejo de la facturaciones.
el igual el tema de la facturacion electronica es algo complicado y costoso, ademas que para expedir una factura electronica, el receptor debe tambien aceptar la recepcion y tambien debe tener los medios para almacenarla. repito algo COMPLICADO Y COSTOSO.
igual aqui encontre algo mas de informacion para cualquier interesado: http://www.slideshare.net/alejodm/contratacin-de-servicios-de-facturacin-electronica igual el link hace referencia a esta modalidad de facturacion y a la posibilidad de contratar este servicio de terceros, quiero recalcar que esto es solo como informacion y no soy ni estoy afiliado con el señor alejandro que firma al final las diapositivas, pero uno puede tomar algunas referencias de este.
Segun lo que he leido si se maneja un software o programa para el “manejo interno”, pero se imprime las facturas entonces no es facturacion electronica, sino facturacion por computador, eso si se debe tener todo impreso, tanto para el cliente como para los libros de contabilidad.
PERO hay que tener bien en cuenta que cada una de las diferentes 3 modalidades deben tener su propia autorizacion de la DIAN (tan simple como llenar una formulario) y se pueden manejar a la vez todos los 3 tipos, cada uno con su respesctiva autorizacion:
1.por papel preimpreso (tipografo) (la factura puede ser llenada a mano, por maquina de escribir o por computador, pero la numeracion ya debe estar preimpresa con su consecutivo)
2. factura por computador: se puede imprimir las facturas desde cero desde un computador llevando en un sistema interno el consecutivo. la impresion debe seguir las normas basicas de las facturas para poder ser valida (informacion necesario).
3.Factura electronica.
……
“Si la imprimes desde Excel a una impresora laser ya cambia a factura por computador.” no te sirve, porque las autorizacion para impresion de facturas y para facturas electronicas son diferentes.
yo por lo menos mañana voy a ir a la DIAN a llenar el formulario para pedri la autorizacion de “facturas por computador” solicitando numeracion y demas, nuestra empresa ya tiene facturacion en papel y pedir esta autorizacion no tiene ningun inconveniente con la otra, como ya lo habia dicho, se pueden mantener los 2 sistemas a la vez.
yo estoy implementado un sistema de facturacion y a la vez un ERP y CRM en la web, con el cual tendra acceso desde cualquier lugar donde tenga una conexion a internet.
saludos
Alejandro.
Pd: eso de leer y leer y recabar una cada vez se siente mas sabio…jajaja pero igual me puedo equivocar, asi que acepto cualquier correcion o complemento.
Se siente bien ayudar, ayuda, comparte!
Amigo critico constructivo, me parece que estas equivocado si piensas que se le esta botando mucha corriente al tema, porque aqui no se discute la seguridad o inalterabilidad de un programa, aqui solo se esta discutiendo como estar en regla y cumpliar las regulaciones, reglametos y resoluciones dadas por la DIAN, para evitar sanciones, ya que como todos debemos saber: EL DESCONOCIMIENTO DE LA LEY NO EXIME SU CUMPLIMIENTO. y es que aqui estamos dados a pensar a que si cometemos una falla o un error simplemente decimos: “AAAHHH ES QUE YO NO SABIA” y la respuesta sera: “BUENO, YA SABE PA LA PROXIMA QUE INTENTE TENER OTRO NEGOCIO” ya que hay sanciones muy fuertes depende de la falta incurrida.
por otro lado es cierto lo que tu dices sobre lo que dices la seguridad de bases de datos y que estas se pueden alterar y modificar, pero no es tan sencillo con tu lo planteas, ya que todas estas alteraciones y modificaciones quedan registradas en un registro o LOG (perdon redundancia), los cuales ya no solo tendrias que modificar una fatura o sistema, sino que tambien tendrias que hacker el sistema para poder eliminar estos registros o mas que eliminar modifica y ajustar a las otras modificaciones para evitar esas claras alteraciones. por eso se plantea un minimo de seguridad y paramentros los cuales se puedan auditar para poder buscar incoherencias y posibles modificaciones en el sistema, registros y demas en el momento que se quiera realizar.
Obviamente nada es imposible ni perfecto y todo se puede lograr, asi como los asesinatos perfectos y demas ejemplos que podria usar.
Igual creo que deberiamos dejar de pensar en “hecha la ley hecha la trampa” y mas bien pensar en como cumplir la ley para despues evitar dificultades.
Saludos
Alejandro
Saludos Alejo, estamos de acuerdo. Me parecen muy claras tus apreciaciones. Pienso que una factura en Excel si se puede llevar, pero no cualquier plantilla, debe ser una que por lo menos deje tranquila a la Dian, que no sea facilmente hackeable ni alterable, ni robable. De pronto me animo y la construyo…
Por otro lado tengo entendido que la factura electronica la generarías en Excel y enviarías en Pdf, almacenando cada una de ellas en disco duro. Si la imprimes desde Excel a una impresora laser ya cambia a factura por computador.
Si, es cierto que si el papel puede con todo, Excel tambien, pero tambien es cierto que los programadores de los software tambien están en capacidad de alterar las bases de datos.
Existen muchos modelos de factura en Excel en Internet, con macros similares a la de siscont, pero siempre es posible romper la seguridad de las macros y desocultar las hojas que contienen las bases. Lo mismo pasa con Access, y si lo piensan, en últimas cualquier soft puede ser “arreglado”.
El programa de facturacion en Excel debe de OCULTAR las barras de herramientas, en la imagen que siscont ofrece, se ven los menús todavía visibles, al igual la barra de formulas, lo cual es una puerta para poder comenzar, mas que intentar alterar el programa, ver como está construido. Sobre este tema de la vulnerabilidad de las aplicaciones hechas en Excel es posible montar procedimientos que blinden aún más la seguridad. Se puede capturar el serial del disco duro del equipo en el que se instala por primera vez, se puede colocar un instalador, y encima el aplicativo hecho en Excel se puede “empaquetar” a su vez dentro de otro aplicativo .exe con lo cual los hackers tendrían aún mas dificultades.
Pueden darse cuenta como la presunción en general de la Buena Fé de los hombres, cada vez se cae más, con lo cual estamos es en la realidad contraria, la presunción de mala Fé de los hombres. Si Bill Gates no ha podido escapar de que le pirateen le copien o le alteren el windows 7, cree Usted que lo hará un programita de facturación ? Asi sea emitido por la misma DIAN, no aguanta la arremetida de un pirata informático. Y los hay muy buenos en la china, alemania, estados unidos, etc. Creo que en últimas se le bota mucha corriente al tema, pues al final cuando el gobierno logre bancarizar a TODO mundo, podrá saber en el muy corto plazo, si lo que dice vender fulano es cierto, cruzando la información al instante con todos los que le compraron a dicho “fulano”. (¿Sabian que hace algunos años hubo una guerra silenciosa entre EEUU y China atacando las webs de sus respectivos paises?
no te preocupes, igual gracias a todos, esto se convierte en un lugar de aprendizaje mutuo. si no ubiera existido este lugar y comentarios, yo no hubiera empezado a escribir y posteriormente investigado para resolver algunas dudas.
saludos.
quiero empezar a imprimir las facturas desde mi computador, he estado revisando varios software que en teoria cumplen con los requisitos, pero tengo algunas dudas debido a tanta informacion que he leido y no me ha quedado claro.
1. desde que se imprima una factura por software ya es una factura electronica? yo tenia entendido que factura electronica es aquella que se mantiene como medio magnetico y se envia y/o se recibe de un cliente o un proveedor y no se imprime. No se supone que desde que se imprime deja de ser factura electronica?
2. tengo el conocimiento que si se expide y se almacena las facturas electronicas en medios magneticos (en el computador) y no se imprime hay que presentar la informacion de facturacion a la DIAN cada 2 meses y ademas que las facturas deben llevar la una firma digital(no es una firma escaneada y pegada en el documento, se debe tener certificacion de calidad ISO9001 .
3. creo que hay una confucion entre lo que es factura electronica y facturacion por computador, que no debe ser lo mismo. espero tener razon.
aqui dejo alguna informacion que acabo de recabar y que me a liberado de algunas dudas, pero algunas se mantienen.
*numero de personas autorizadas a usar facturacion electonica a enero2011: 451 personas o empresas: http://ebookbrowse.com/factura-electronica-pdf-d60388327
*formato de sulicitud de facturacion electronica (al final estan las instrucciones y los requerimientos): http://www.dian.gov.co/descargas/Formularios/2008/Uso_Factura_Electronica_1301_7_0.pdf
*mas informacion sobre facturacion electronica (interesante e importante): http://actualicese.com/normatividad/etiqueta/factura-electronica/
*resolución 03878 de 1996 para la factura por computador: http://www.notinet.com.co/serverfiles/servicios/n/dian3878-96.htm
Alejandro
Me parece muy juicioso el análisis de Alejandro y recapacito en la opinión que escribí el pasado 23 de marzo de 2011 (10:54 am), donde empleé el término “1) Facturación es electrónica” com sínonimo de “Facturación por computador” (error fatal mio) y estoy de acuerdo con Alejando; NO es lo mismo ya que la factura electrónica deberá contener como mínimo los requisitos del artículo 617 del Estatuto Tributario y normas complementarias, menos lo relacionado con el nombre o razón social y NIT del impresor, porque este no existe en el proceso.
A continuación algunos apartes de normatividad pertinentes y que espero, ayuden a hacer claridad sobre el tema:
“Requisitos de la Factura de Venta.-
Para efectos tributarios, la expedición de factura a que se refiere el artículo 615 consiste en entregar el original de la misma, con el lleno de los requisitos señalado en el artículo 617 E.T.
Factura por computador:
La factura por computador es la que cumple con todos los requisitos establecidos en los artículos 617 y 618 del Estatuto Tributario que permiten al Software asociar la identificación del artículo o servicio a la tarifa del impuesto sobre las ventas correspondiente, en la que interactúan la programación, el control y la ejecución de las funciones inherentes a la venta, tales como emisión de facturas, comprobantes, notas crédito, notas débito, programación de departamentos, códigos, grupos, familias o subfamilias etc. (Decreto reglamentario 1165 de 1996, artículo 13).
Factura Electrónica:
Entiéndase por factura electrónica el documento computacional que soporta una transacción de venta de bienes o prestación de servicios, transferido bajo un lenguaje estándar universal denominado EDIFACT de un computador a otro. (Decreto reglamentario 1094 de 1996, art. 1°).
La factura electrónica como documento equivalente a la factura de venta. Las personas o entidades que opten por utilizar la factura electrónica como documento equivalente a la factura de venta, deberán hacerlo a través de una red de valor agregado.
El agente emisor de la factura electrónica será responsable ante la Administración Tributaria por el cumplimiento de los requisitos que la ley contempla para la factura, los cuales deberán figurar en códigos estándar. (Decreto reglamentario 1094 de 1996 art. 2°).”
Gracias Alejandro por ayudarme a salir de este “lapsus embarrandus!”
Estoy de acuerdo con Don-Metido. Es así como usted lo plantea, así lo entiendo también, no aguanta la opinión de un experto. pero con respecto al año de la resolución no es 1996? la 3878.
“Fe_Da”:
La “Orden Administrativa # 4″ es del 27-octubre-1989 y efectivamente, la resolución 3878 es de 1996 y esta última precisamente en su artículo 2 tiene un tópico que hace referencia al tema de este debate, que dice:
“ARTICULO 2.- Autorización de la numeración de las facturas.”
“Las personas o entidades obligadas a expedir factura deberán solicitar autorización de la numeración ante la División de Recaudación o la dependencia que haga su veces de la administración dé Impuestos y Aduanas Nacionales correspondiente a su residencia o domicilio fiscal, atando se expidan por medio de talonarios o por computador. Para este efecto, los interesados o sus apoderados deberán presentar la solicitud por intervalos de numeración consecutivo ante la Administración respectiva, ya sea personalmente o por correo certificado.”
“Quienes utilicen el sistema de facturación por computador deben solicitar la autorización del software, salvo que se utilice papel de facturación con la preimpresión de los requisitos señalados en el artículo 617 del Estatuto Tributario.”
Nota: En lo que a mi se refiere, NO conozco autorización alguna de la DIAN para desarrollos o aplicativos de facturación en Excel.
En relación con el tema planteado por el columnista, habría que distinguir algunos aspectos a saber:
1) Facturación es electrónica
Si se trata de ‘facturación hecha por computador’, es decir que la resolución DIAN autoriza el empleo de un software para facturar y donde implicitamente el autorizado garantiza que el programa utilizado no facilita la adultereción del procedimiento (cambio de cifras, duplicar facturas, alterar precios, alterar valores de impuestos, etc.), soy de la idea (y es mi modesta opinión, siendo buen usuario de Excel y otras hojas) que Excel NO es la herramienta que cumple con esas características, aunque se le haga la mejor programación (que las hay) con la mayor seguridad posible (se hace lo que se puede dentro de lo conocido).
En resumen, considero que es un error solicitar autorización a la DIAN para facturar por computador, cuando el software a utilizar está basado en Excel. Eso no resiste las pruebas de un experto.
2) Facturación en papel.
Si la empresa obtiene la resolución de la DIAN y se le autoriza elaborar facturación en papel, allí encaja Excel como el complemento perfecto; es más, Excel suministra un montón de carasterísticas de flexibilidad es esa tarea, como ninguna otra herramienta (colores, líneas, logos, tipos de letra, etc., etc.)
La clave es mandar elaborar (persona autorizada) una proforma en papel con los requerimientos que por Ley deben estar preimpresos (número de factura, identificación del impresor y demás) y el resto (fecha, cliente, referencias y productos, valores, etc.) confiarselo a una hoja de Excel bien diseñana, incluso programarla para que guarde los datos de cada factura y con esa información ayude a estadísticas de clientes e inventarios y de paso facilite el manejo de impuestos (Iva, Ica y autorretenciones)
Esta segunda opción la he probado exitosamente con algunos de mis clientes (que son algo tacaños para invertir en un programa facturador) y a algunos de ellos incluso les recomendé cambiarse de la opción 1 a la 2 para mayor tranquilidad cuando les llegue la DIAN
Para esta segunda opción (facturación en papel con apoyo de Excel), se encuentran en este portal (así como en otros) una gran cantidad de ejemplos, ayudas y formatos. Uno de estos llamó mi atención porque incluye la onversión de números a letras al final del formato y aunque no tenía que ver con el tema de facturación, cuenta con un buen diseño que estoy utilizando donde mis clientes mencionados.
Ese formato de factura esta en este portal, dentro de un artículo llamado
http://www.gerencie.com/el-monto-escrito-y-sus-usos-en-excel.html y que quede constacia que no vendo nada ya que en ese articulo regalaron todo.
Claro que se puede facturar en Excel, yo utilizo un programa desde hace 2 años,y cumple con todos los requisitos exigidos por la ley. Para que una factura emitida por computador sea aceptada por la DIAN, aparte de cumplir con los requisitos establecidos en el articulo 617 del E.T., debe permitir generar un sistema de numeración consecutiva, y guardar los registros en una base de datos para que las autoridades fiscales puedan auditar la información del obligado a facturar, cosa que mi software hace perfectamente.
El software se llama Control Factura Excel, y pueden encontrar mas información en http://www.siscont.com.co, en mi caso particular, puedo no solamente generar facturas con todos los requisitos de ley, sino tambien controlar las existencias de mi inventario y llevar una base de datos de mis clientes, articulos y proveedores.
HAY QUIENES NO PIERDEN PAPAYA AL MOMENTO DE VENDER!
EL APORTE ES =ninguno=, SOLO SE TRATA DE VENDER Y COMO LA PAUTA ES GRATIS!
Para utilizar un sistema de facturacion, se debe tener la resolucion para emitir facturas por computador, y el programa que utilice,sea cual sea, debe permitir auditar los movimientos que ha realizado el cliente (valor de la venta, bases de iva, adquiriente de los bienes, etc.), y además debe ser un programa licenciado, puesto que de no ser así, puede someterse a sanciones por uso indebido de software por parte de la dian.
Oiga don siscont;
Esta fórmula:
=SI((REDONDEAR((((L9/11)-TRUNCAR(L9/11))*11),0))<=1,(REDONDEAR((((L9/11)-TRUNCAR(L9/11))*11),0)),(11-(REDONDEAR((((L9/11)-TRUNCAR(L9/11))*11),0))))
utilizada en su herramienta Consulta Dígito de Verificación.xls (celda L8) es de lo más ladrilludo que existe.
La puede cambiar por esta (en la misma celda L8)
=SI(IGUAL(RESIDUO(SUMA(B9:K9),11),0),0,SI(IGUAL(RESIDUO(SUMA(B9:K9),11),1),1,11-RESIDUO(SUMA(B9:K9),11)))
sugerida por elprofe en su último aporte.
Las fórmulas de la fila 11
=EXTRAE($D$15,1,1)
y la que está en la celda D15
=CONCATENAR(REPETIR(0,10-LARGO(C14)),C14)
También se pueden simplificar y unir.
De paso le puede agregar a su herramienta lo necesario para calcular el dv de nits de 15 digitos (si busca en marzo-2010 HINICIADO le dice como y no le cobra),como preparandose para el futuro.
Por último le recomiendo no proteger el archivo, ya que el procedimiento es RECALENTADO (viejo) y poco novedoso, aunque resulta eficiente (como casi todos los demás)
Esta asesoría es gratuita (de puro generoso que soy)
Cordial saludo,
AnhaLista
Así la formula sea de un kilometro, lo importante es que funcione :-)
Se puede llevar contabilidad en excel e imprimir libros oficiales en excel?
Desde luego que si ‘luis eduardo’; la herramienta es lo de menos; lo que cuenta es la diligencia con que se haga y que además se cumpla con la normatividad del contenido de los libros al momento de ser impresos. Yo le he hecho en varias oportunidades.
Interpretando estrictamente tu planteamiento yo diría:
“Poderse, se puede; pero no se debe”, y lo digo po aquello de la -volatilidad- de los archivos, ya que es muy fácil sobreescribir, borrar o perder un archivo en Excel y contra eso no existe remedio conocido aun.