Inicio » Contabilidad. » (03 / 12 / 2010 )

¿Se puede registrar en la contabilidad una operación cuya factura se ha extraviado?

¿Si se extravía una factura que soporta una operación dentro de la empresa, se puede registrar en la contabilidad esa operación?

Uno de los objetivos de la contabilidad es reflejar fielmente la realidad económica de la empresa, y ello supone la necesidad de registrar absolutamente todas las operaciones económicas que se realicen, incluidas aquellas que adolezcan de un soporte válido.

No significa ello que se pueda registrar un hecho económico con ausencia total de pruebas, pues ello imprimiría a la contabilidad incertidumbre y desconfianza, lo cual afecta directamente su utilidad.

La ausencia de una factura, si bien es el documento ideal para soportar una compra, por ejemplo, no impide que dicha compra se pueda soportar y probar de otra forma, puesto que para ello existen pruebas supletorias que pueden llevar al convencimiento de la realidad del hecho.

Es el caso de los recibos de consignación, los comprobantes de egresos, el mismo extracto bancario, por tanto, no se debe dejar de registrar una operación si la factura respectiva se ha perdido.

Ahora, el hecho de permitirse registrar en la contabilidad una operación sin la factura correspondiente, no significa que no se deba asumir una consecuencia por ello, ya que la factura será necesaria para aspectos comerciales y tributarios, ya que la factura se asimila a un título valor y es también prueba indispensable para soportar un costo o deducción, y si no se tiene, no podrá ser utilizada  a favor propio por simple lógica.

En resumen, el objetivo superior de la contabilidad es proveer información económica y financiera fiable, y esa fiabilidad no se afecta por la ausencia de una factura siempre que haya otra forma de prueba, así que no hay problema alguno registrar en la contabilidad el contenido de la factura extraviada, pero ello no significa que tal descuido resulte sin otras consecuencias, principalmente tributarias.

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3 Opiniones en “¿Se puede registrar en la contabilidad una operación cuya factura se ha extraviado?”
  1. ANDRES dice:

    Tácitamente el artículo 771-2 del E.T menciona cuáles son los aspectos fiscales que se deben tener en cuenta para la procedencia de costos y deducciones.

    En su encabezado, el artículo 617 hace referencia que el artículo 615 del E.T menciona que la expedición de la factura consiste en entregar el original de la misma con los requisitos del artículo ibídem.

    Las empresas de acuerdo a su sistema de control interno, elaboran facturas de venta con el número de copias establecidas para tal efecto, no obstante existe una factura original (Cumple los requisitos del artículo 615), la cual al momento de recibir el producto o servicio prestado se firma y se sella (original y copias) aceptando la REALIZACION (Artículo 12 del Decreto 2649 de 1.993) del hecho generador, el adquiriente al extraviar su original, puede solicitar copia donde pueda evidenciar que efectivamente recibió y por ende se obligó a pagar tal producto o servicio, adicionalmente tiene otros medios de prueba como soportar la erogación que realizó con esta operación cumpliendo todos los requisitos legales.

    En conclusión, ese costo o gasto sí puede ser deducible de Renta u otros impuestos descontables.

  2. HECTOR FABIO ROJAS PEREZ dice:

    Buenos dias:

    El analisis contenido en el artículo es perfecto para el manejo administrativo de la empresa, pero, para efectos fiscales, se debe tener presente lo dispuesto en el Estatuto Tributario en su artículo 771-2:

    ARTICULO 771-2. PROCEDENCIA DE COSTOS, DEDUCCIONES E IMPUESTOS DESCONTABLES. Para la procedencia de costos y deducciones en el impuesto sobre la renta, así como de los impuestos descontables en el impuesto sobre las ventas, se requerirá de facturas con el cumplimiento de los requisitos establecidos en los literales b), c), d), e), f) y g) de los artículos 617 y 618 del Estatuto Tributario.

    Tratándose de documentos equivalentes se deberán cumplir los requisitos contenidos en los literales b), d), e) y g) del artículo 617 del Estatuto Tributario.

    Cuando no exista la obligación de expedir factura o documento equivalente, el documento que pruebe la respectiva transacción que da lugar a costos, deducciones o impuestos descontables, deberá cumplir los requisitos mínimos que el Gobierno Nacional establezca.

    PARAGRAFO. En lo referente al cumplimiento del requisito establecido en el literal d) del artículo 617 del Estatuto Tributario para la procedencia de costos, deducciones y de impuestos descontables, bastará que la factura o documento equivalente contenga la correspondiente numeración.

    HECTOR FABIO ROJAS PEREZ
    Contador Público

  3. javy dice:

    para asuntos administrativos, se puede recrear un soporte interno en la que se haga constar el gasto ante las figuras internas. Esto con el propósito de no afectar el real flujo de efectivo y contabilidad de caja.

    Simplemente este gasto se debe registrar como no deducible de renta, puesto que falta el soporte real que pueda ser aceptado como costo o deducción.