Inicio » . » (27 / 01 / 2011 )

Separar palabras que se encuentran en una celda de Excel

En editorial anterior explicábamos cómo unir textos de varias celdas en una sola celda en Excel, y el señor Carlos Arturo Peña Escobar, nos explica cómo hacer el proceso contrario, esto eso, separar las palabras que se encuentras en una sola celda.

Si en una celda de Excel se tienen los nombres y apellidos de una persona, habrá situaciones que exigen separarlas de manera tal que cada nombre y cada apellido, ocupe una celda diferente.

El proceso a seguir indicado por Carlos Arturo es el siguiente:

Supongamos que tenemos una base de datos con apellidos y nombres en una sola celda y necesitamos separarlos para que nos quede el primer apellido en la celda B1, el segundo apellido en la celda C1 y así sucesivamente, como en medios Magnéticos para la DIAN.

Supongamos que tenemos la siguiente información:

SANTOS CALDERON JUAN MANUEL, en la celda A1

URIBE VELEZ ALVARO, en la celda A2

PASTRANA ARANGO ANDRES, en la celda A3

LOPEZ MICHELSEN ALFONSO, en la celda A4

y necesitamos que el primer apellido nos quede en la columna B, el segundo apellido en la columna C, el primer nombre en la columna D y el segundo nombre en la columna E.

Procedemos de la siguiente manera:

1.         Seleccionamos las celdas A1:A4

2.         Invocamos el comando Datos (Inicio, Insertar, ….., Datos, …)

3.         Dentro del comando Datos, buscamos el grupo “Herramientas de datos”

4.         Hacemos clic en “Texto en Columnas”

5.         Seleccionamos “Delimitados”, clic en “Siguiente”

6.         En el grupo “Separadores” seleccionamos “Espacio” (si tiene otra selección, por ejemplo “Tabulación”, la borramos), clic en siguiente

7.         El Excel nos muestra la separación que queremos, y en “Formato de los datos en columnas”, procedemos a seleccionar “Texto”, hacemos clic en la segunda columna (la cual queda con fondo negro y letras blancas), y nuevamente seleccionamos “Texto” y repetimos esto hasta el final y en el cuadro donde dice “Destino” aparece $A$1 lo reemplazamos por $B$1 ( la celda en la que queremos que quede el primer apellido) y hacemos clic en “Finalizar” y LISTO (se nos complica un poco cuando en nuestra base de datos no aparece el segundo apellido).

Hemos seguidos las instrucciones y funciona correctamente. Una excelente forma de hacer un trabajo de forma más rápida y eficiente.

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28 Opiniones
  1. Eric dice:

    Excelente, Gracias bien Útil...

  2. hk dice:

    Muchas gracias. Me han ahorrado un día entero de trabajo.

  3. Horacio dice:

    Llevo + de 10 años buscando esta solución y no la veo en la red:
    En una celda agrupada que mide pongamos 15 cm tengo que escribir una palabra "Planificación". Quiero que se separen los caracteres de texto para que me ocupe casi toda la longitud de la celda. Lo tengo que hacer de la forma siguiente. Pongo la P y luego 5 espacios, la l y otros cinco espacios, y así sucesivamente. En los distintos excel sigue sin aparecer una solución (o yo no la encuentro) y esto creo que debía ser una función muy usada.
    Muchas gracias a todos.

  4. christian dice:

    Hola buenas tardes una pregunta yo tengo unos nombres todos juntos ejemplo balderasortizmargarita lo puedo separar? Muchas gracias

    • Yop dice:

      Si, puedes utilizar la misma opción de texto a columnas, pero con la segunda opción que aparece abajo de "Delimitar" le das siguiente despues le das click en la info que tiene y te aparecera una flecha cada flecha que coloques significa que estas delimitando una nueva columna

  5. Andreina dice:

    Hola, me funciono de maravillas, pero ahora cada vez que pego un nombre en una celda y lo necesito completo en esa sola cel, me lo separa, como hago para volverlo a la normalidad.

  6. Milagros dice:

    Hola!!!

    Tengo 1 celda llamada NOmbre y Apellidos, pero me piden dividir la celda en Nombres del paciente(celda1) Apellidos del paciente (celda2),

    tengo el nombre así: Juan Miguel Ramos Ortiz. debo dejar los dos primeros en una celda y los dos segundos en otra..
    por fa!!! necesito ayuda en este caso...
    gracias.

    • Carlos Arturo Peña Escobar dice:

      Hola Milagros:
      Tienes que hacerlo en tres pasos
      1.- Tal como se explicó arriba para separar los nombres y apellidos para que queden cada uno en celda diferente, por ejemplo Juan en la celda C1, Miguel en la celda D1, Ramos en la celda E1 y Ortiz en la celda F1.
      2.- "Concatenar" la celda C1 con la Celda D1 y la celda E1 con la celda F1, asi:
      Te posicionas en la celda H1 y ejecutas la siguinte instrucción:
      =CONCATENAR(C1;" ";D1)
      Luego te posicionas en la cela I1 y ejecutas la siguiente instrucción:
      =CONCATENAR(E1;" ";F1)
      3.- Como podrás ver, en las celdas H1 e I1 se visualiza el nombre tal como lo necesitas pero formulado, es decir que si en la celda D1, donde dice "Miguel" escribes otra palabra, por ejemplo "Carlos" entonces te aparecerá "Juan Carlos" y no "Juan Miguel", o si por error "eliminas" la celda C1 te marcará error; debes hacer el tercer paso seleccionando las celdas H1 e I1, luego "copiar" y luego "Pegar - Pegado Especial"
      Espero que te haya podido ayudar.
      Chao, Chao
      Carlos A.

  7. yader dice:

    Muy buenas tardes estimados, solicito de su apoyo para que me ayuden con lo siguiente:
    En la celda A1 tengo Jorge Luis José Juan, en la celda B1 necesito las iniciales de cada uno de los nombres.

    Muchas gracias por su apoyo.

  8. Lorena dice:

    muchas gracias, me ayudo mucho

  9. Roy dice:

    Buena tarde, antes que nada un saludo y felicidades por el foro, mi cuestion es la siguiente, tengo un grupo de celdas que contienen un numero de folio dentro de un texto, pero en diferente posicion, un ejemplo:

    ejemplo 1.- GNP ENTREGAR ANTES DE LAS 13:00 HRS BIEN ACONDICIONADO POLIZA 00000xxxxx FOLIO 123456 RECLA 2012HI000321068 SIN 40656886 SOLICITAR

    Ejemplo 2.-GNP POLIZA 000000xxxxxxx FOLIO 123456 REC 20xxHI000306102 SIN 0040918120 PAGA EL 10% DE COAS EN EFECTIVO

    De cada celda necesito extraer el numero de folio, espero me puedan ayudar, gracias.

  10. Maru dice:

    Hola, muy buen foro; por favor, necesito separar en una misma celda la siguiente palabra con dos puntos. por ejemplo
    Nombres y apellidos:
    Me gustaría que las palabras queden al extremo izquierda y los punto al extremo derecho.

    Gracias miles!!!

  11. Oswaldo dice:

    Estimados, Buenos dìas, mis amigos expertos, Espero puedan ayudarme con esto ya que he buscado por todos lados y no encuentro la solucion, Aqui tengo estos datos pero todos en una sola fila, todos se encuentran en A1, Lo que deseo es dividirlo en varias filas (NO COLUMNAS)Osea quiero que figure en: A1,B1,C1,D1 Y ASI SUCESIVAMENTE,Espero su ayuda, Muchas Gracias,

    N032579
    622613 -02
    582372 -00
    N031769
    N031512
    1008772 -00
    939539 -01
    648743 -00
    939539 -01
    642968 -00

  12. Jesús dice:

    Muy buenas tardes acudo acá ya que he visto que tiene soluciones prácticas en excel y darle las gracias de antemano a quien pueda sugerir alguna solución. Lo que pretendo realizar es darle espacio, osea separar la R del 036 y luego la E56 que me queden así (R 036 E56) en más de 5000 celdas a este grupo de datos pero no quiero realizarlo de forma manual osea celda por celda estas son unas pocas celdas que coloque como ejemplo (mil gracias):

    R036E56
    R036E56
    R036E56
    R036E56
    R036E56
    R036E56
    R036E56
    R036E56
    R036E56
    R036E56

    • Valdo dice:

      Hola,

      Espero que aún este a tiempo aunque me parece que después de un mes espero que ya lo hayas realizado.

      Primero, extrae las "R" con la función extrae el cual te pedirá la posición y cantidad de caracteres que quieres extraer obviamente es 1 en ambos casos. Lo mismo para el resto de los otros casos extraerás desde la posición 2 la cantidad de 3 caracteres. Para el caso de las E56 primero es la posicion 5 con 3 caracteres.

      Segundo.
      Ya que extraiste todo, lo que puedes hacer es concatenar de pendiendo en que columna hayas extraido, debes de concatenar la celda mas un espacio que debes de poner entre comillas " "

      Te pongo un ejemplo aca:

      ORIGINAL EXTRACCION 1 EXTRACCION 2 EXTRACCION 3 ESPACIO CONCATENACION
      R036E56 R 036 E56 R 036 E56
      R036E57 EXTRAE(A3,1,1) EXTRAE(A3,2,3) EXTRAE(A3,5,3) CONCATENAR(B3,E3,C3,E3,D3)

      Saludos y espero que te sirva.

      • Alfonso dice:

        Hola Estimado Aldo.

        Agradezco tu aporte porque me sirvio de mucho, tenia mas de 2500 campos los cuales tenia que separarlo... estaba resignado a hacerlo campo por campo, pero con tu ayuda lo logre en 5 min...
        Gracias nuevamente.
        Saludos

    • Carlos Arturo Peña Escobar dice:

      Hola Jesus: Si algunas de las 500 celdas empiezan por R0, entonces las seleccionas y le dices "Reemplazar R0 por R 0". Si otras empiezan por R1 las seleccionas y le dices "Reemplazar R1 por R 1" o si son muchas la combinaciones haces el procedimiento que te explica Valdo.
      Chao, Chao,
      Carlos A

  13. efra dice:

    Sabia de otra manera, pero esta me rsulto mas facil, gracias totales

  14. EMMA dice:

    Muchisimas gracias que explicacion tan util

  15. Jose Antonio dice:

    Agradezco infinitamente publiquen estas soluciones tan útiles, y sobretodo al Sr. Peña Escobar, por preocuparse de compartir sus conocimientos con el mundo, mas para los que manejamos el excel de una manera regular en nuestros trabajos.

  16. Rafael dice:

    Que DIOS los bendiga por TODOS esas ayudas que
    permanentemente NOS BRINDAN.-

    El ejemplo del excel podrìa haber sido mejor con:
    Don Berna celda A1 Mono Jojoy Celda A2
    Arias Cabrales celda A3 Teodolindo celda A4

    Porquè dañaron el ejemplo tan BUENO ??????

    • Carlos Arturo Peña Escobar dice:

      Ni se te ocurra, Rafa: Un paramilitar (Don Berna), un guerrillero (Mono Jojoy), un militar (Jesus Armando Arias Cabrales) y un Congresista (Teodolindo) en el mismo ejemplo, se matan entre ellos y nos dañan el foro.
      Chao, Chao,
      Carlos Arturo Peña Escobar

  17. alexander garcia yepes dice:

    MUY BUENAS TARDES, a todos los colegas los quiero invitar a que se inscriban en la siguiente pagina para que reciban completamente gratis un kit de herramientas diseñadas en excel:
    https://sites.google.com/site/gyaserviciosyconsultoria/

  18. Isa dice:

    Excelente ayuda... Súper práctica para trabajar..Gracias!!

  19. luis dice:

    muy buenos dias tengo una gran inquietud, en una empresa tienen algunos empleados vinculados con el regimen de cesantias antiguo, uno de ellos en el año 2009 por su promedio de sueldo sus cesantias fueron de 30.000.000 millones, El pido todas como anticipo, en el 2010 al liqudarsen como su sueldo no tenia promeido al liquidarse la censantias tan solo logor la suma de $28.000.000. millones, hay una diferecia con respecto al año anteriro de 2.000.000 esos dos millones se causan como cuentas por cobrar o que hago. me gustaria saber si hay algun concepto.

  20. Angela dice:

    Carlos Arturo, muchisimas gracias por esta informacion, me parecio genial.... en esta epoca de exogenas me va a servir muchisimo. GRACIAS....

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