Si la entidad pública no realiza audiencia de aclaración de pliegos, los proponentes pueden solicitar su celebración

Las entidades públicas dentro de sus procesos de selección, establecen dentro del cronograma la realización de las audiencias de carácter obligatorio contenidas en la ley, sin embargo, la audiencia de aclaración de pliegos es una diligencia optativa y podría no ser incluida en el desarrollo del procedimiento.

El numeral 4 del artículo 30 de la Ley 80 de 1993, señala que:

"…4. Dentro de los tres (3) días hábiles siguientes al inicio del plazo para la presentación de propuestas y a solicitud de cualquiera de las personas interesadas en el proceso se celebrará una audiencia con el objeto de precisar el contenido y alcance de los pliegos de condiciones, de lo cual se levantará un acta suscrita por los intervinientes. En la misma audiencia se revisará la asignación de riesgos que trata el artículo 4 de la Ley 1150 de 2007 con el fin de establecer su tipificación, estimación y asignación definitiva.

Como resultado de lo debatido en Ia audiencia y cuando resulte conveniente, el jefe o representante de Ia entidad expedirá las modificaciones pertinentes a dichos documentos y prorrogará, si fuere necesario, el plazo de Ia licitación hasta por seis (6) días hábiles.

Lo anterior no impide que dentro del plazo de Ia licitación, cualquier interesado pueda solicitar aclaraciones adicionales que Ia entidad contratante responderá mediante comunicación escrita, Ia cual remitirá al interesado y publicará en el SECOP para conocimiento público.….”.

Así mismo, el artículo 2.2.1.2.1.1.2. del Decreto 1082 de 2015, señala que:

“…Audiencias en la licitación. En la etapa de selección de la licitación son obligatorias las audiencias de: a) asignación de Riesgos, y b) adjudicación. Si a solicitud de un interesado es necesario adelantar una audiencia para precisar el contenido y alcance de los pliegos de condiciones, este tema se tratará en la audiencia de asignación de Riesgos….”.

Aunque en la normatividad, no se encuentra como obligatoria la audiencia de aclaración de pliegos, está viene siendo desarrollada en la audiencia de asignación de riesgos.

Si la entidad, no contempla dentro de su cronograma, la audiencia de aclaración de pliegos, está puede ser solicita por los proponentes para que sea desarrollada en los tres (3) días hábiles siguientes al inicio del plazo para la presentación de propuestas, es decir a partir del día de publicación de la resolución de apertura del proceso.

Es importante mencionar que en la audiencia de asignación de riesgos y aclaración de pliegos, se debe hacer la diferencia de los temas que se mencionan en cada una de ellas. Es recomendable para las entidades públicas, iniciar con la asignación de riesgos, para brindar mayor tiempo para lo concerniente a la aclaración del pliego.

En esta audiencia se busca suministrar a la entidad estatal, observaciones, dudas o solicitudes de aspectos que podrían estar en contravía de la realidad, del mercado o peor aún de la normatividad. La entidad puede dar respuesta a las manifestaciones hechas por los asistentes dentro de la misma audiencia o señalar que se compilará un documento de respuestas, el cual debe ser publicado en el SECOP. En caso de existir modificaciones al pliego, según las respuestas a las solicitudes efectuadas en la audiencia, la entidad debe realizarlas mediante Adenda.

No obstante, luego de efectuada la audiencia de aclaración del pliego de condiciones, los interesados aún están en la facultad de presentar las observaciones, dudas o solicitudes pertinentes al proceso, las cuales deben ser respondidas por la entidad estatal.

Cabe destacar que esta audiencia es de carácter público, por lo que no requiere apoderados, trámites especiales o formalidades que impidan la asistencia o limiten la intervención de interesados (proponentes o ciudadanía en general), en la misma.

Por lo que se concluye que aunque la audiencia de aclaración del pliego de condiciones no es obligatoria, debe ser pública y en caso de no haber sido incluido en el cronograma del proceso, los proponentes pueden solicitar su realización.

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