Tiempo de publicación de las actas de asamblea general en la propiedad horizontal

Dentro de mis pruebas de auditoría, como revisor fiscal, recientemente pegunté al administrador de una copropiedad:

“Con el fin de validar la oportuna publicación del acta de la pasada asamblea general ordinaria, por favor confirmar en qué fecha se realizó su publicación” 

La respuesta recibida indicó: “El acta fue publicada dentro de las fechas previstas en la ley, y se  imprimirá en el libro oficial para firmas originales, una vez termine el periodo de publicación”.

Acta de  asamblea.  En  el  informe  anterior  manifesté:  “Por  favor  confirmar  si  ya  se".

Comentario:

Como observé una indebida interpretación y aplicación de la norma, se lo hice saber a la administración en los siguientes términos: “Es pertinente señalar que la ley no establece ningún periodo de publicación; el término publicación hace referencia a “estar disponible al público”, lo cual se cumple avisando a los copropietarios que el acta está disponible para su consulta, y no a “fijar en cartelera”, que es diferente; esto tampoco se relaciona con el tiempo de dos meses que hay para impugnar, por lo cual recomiendo que se imprima de una vez en el libro y se firme”.

El inciso tercero del artículo 47 de la Ley 675 de 2001 señala: “Dentro de un lapso no superior a veinte (20) días hábiles contados a partir de la fecha de la reunión, el administrador debe poner a disposición de los propietarios del edificio o conjunto, copia completa del texto del acta en el lugar determinado como sede de la administración, e informar tal situación a cada uno de los propietarios. En el libro de actas se dejará constancia sobre la fecha y lugar de publicación”.

De otra parte, también se debe aclarar que las actas no se impugnan, sino las decisiones de la asamblea general, cuando no se ajusten a la ley o al reglamento de propiedad horizontal. Lo que sucede es que para impugnar, necesariamente se requiere copia del acta publicada, para adjuntar como prueba de las decisiones que se pretenden impugnar. El artículo 49 ibídem, indica: “La impugnación solo podrá intentarse dentro de los dos (2) meses siguientes a la fecha de la comunicación o publicación de la respectiva acta”.

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2 Opiniones
  1. German Moyano dice:

    Buenos días. Les sabría agradecer si me dan su opinión sobre el siguiente caso: La administración trasfirió durante varios meses erradamente a un tercero el valor del servicio de aseo. Igualmente solicite a esa empresa que certificara el saldo al 31 de agosto de 2016, y como lo esperaba certifico el monto total de la deuda.

    De acuerdo con lo anterior, solicito su colaboración para que me indiquen como se debe realizar el registro contable, No sobra aclarar que actualmente el conjunto residencial esta realizando los cambios hacia la NIF. Gracias

    • RodrigoJ dice:

      Sr. Moyano, hay que separar su caso en tres partes. Empezando con la mas sencilla, si su conjunto es uno residencial seguramente en cuanto a NIF (con una sola I) cabe dentro de la contabilidad simplificada como la mayoría de Conjuntos residenciales, incluso algunos mixtos y comerciales pequeños. Si es así, no hay cambio alguno respecto a la forma de manejar este error con la nueva norma.
      Lo segundo es si el error es subsanable en el corto plazo o no. Si lo es, es decir, si por ejemplo se le giró a un tercero con quien se pueda recuperar el dinero fácil y rápidamente es simplemente hacer una reclasificación de los pagos como un anticipo al tercero que los recibió del cual pueden descontar en la medida en que el dinero retorne a uds. hasta que dicho anticipo desaparezca cuando reciban el total del dinero.
      El caso complicado es si el dinero se le giró a un tercero difícil de ubicar o si hay dolo y no error. En este caso pueden ocurrir dos cosas. Que la administración se haga responsable del reintegro del dinero en cuyo caso se reclasifican los pagos mal elaborados a una CxC a la Administración. La segunda opción es que tengan que iniciar un proceso jurídico en cuyo caso pueden hacer lo mismo, es decir reclasificar hacia el tercero que en verdad recibió el dinero, y mantener la cuenta por cobrar hasta que se resuelva el proceso, ya sea a favor o en contra.
      Lo que No deben hacer es seguir la sugerencia de algunos puristas de las NIIF que dicen que se debe asumir desde ya la pérdida del dinero. Mientras exista una probabilidad razonable de la recuperación del dinero, y un proceso jurídico lo es, debe mantenerse la cuenta por cobrar. No hay que olvidar que la contabilidad se convierte en uno de los medios probatorios mas importantes en estos casos.
      propiedadh@proycinco.com

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