Tratamiento contable de cobros por reembolso
Se nos ha planteado la siguiente situación y por sus características, nos parece importante conceptuar sobre ella:
“Una empresa recibe la facturación de energía por $ 100.000.000.00 mensuales por consumo de energía en un aeropuerto, pero resulta que ahí está incluido el consumo de los 30 locales comerciales que funcionan en el aeropuerto, la empresa cancela la factura y el registro inicial es:
5135 100.0000.000.00 DB
2205 100.0000.000.00 CR
Posteriormente la empresa le cobra el consumo a cada local en forma proporcional y el registro es el siguiente:
1305 70.000.000.00 DB
5135 70.000.000.00 CR
En resumen se muestra un gasto de energía neto de 30.000.000.00 (100.000.000.00-70.000.000.00)
¿Este tratamiento es correcto?, ó se debe reflejar el valor cobrado a los locales como un ingreso?”
En principio, lo primero que se observa respecto a los registros contables realizados, es que se está acreditando la cuenta de gastos [5135] lo cual no permite la técnica contable, simple hecho que nos indica que el tratamiento dado no es el correcto.
Veamos algunas alternativas que se podrían implementar.
Primera alternativa. Lo normal que sucede en estas situaciones, es que la factura de energía llega a nombre de la empresa, por tanto, para efectos de soportar costos y deducciones, es importante que el valor total de la factura quede en cabeza del titular de la factura, lo que implica contabilizar la totalidad de la factura en el gasto, como en efecto lo han hecho.
Pero esta solución tiene una limitante puesto que implicaría generar un ingreso al cobrarle lo correspondiente a cada local por concepto de la energía. Ingreso que como todo ingreso se debería facturar y eso no es conveniente, puesto que la empresa no se dedica a distribuir energía, por tanto no es recomendable tratar la totalidad de la factura como un gasto para luego cobrar a cada local la proporción que le corresponde.
Segunda alternativa. La empresa puede pagar la totalidad de la factura e incluir dentro del canon de arrendamiento o de administración, el valor que le corresponde pagar por energía a cada local. De esta forma se emitirá una sola factura incluyendo el pago por energía.
Esta alternativa hace que en el caso del arrendamiento, se pague Iva sobre el valor correspondiente a la energía, pero no representa ninguna dificultad a la hora de soportar costos y deducciones tanto a la empresa como a los locales, puesto que cada uno tendrá un soporte adecuado.
Tercera alternativa. Firmar un contrato entre la empresa y los locales, en el cual se estipule que cada loca asumirá el pago proporcional de la factura de energía eléctrica. De esta forma, cada quien, tanto la empresa como los locales llevarán al gasto la parte proporcional que efectivamente paguen.
El contrato o documento privado es necesario para poder soportar la deducción de lo pagado por energía, puesto que sólo existe una factura, por tanto, el soporte para cada uno de los locales y de la empresa, será una copia de la factura y del contrato donde expresamente figura lo pactado.
Eso implicará que la empresa pagué la totalidad de la factura, pero que sólo lleve al gasto la parte que le corresponde, y el excedente llevarlo a una cuenta por cobrar a los locales.
En consecuencia, la contabilización de la factura sería de la siguiente forma:
| Cuenta | Debito | Crédito |
| 513520 | 30.000.000 | |
| 138025 [ó 20] | 70.000.000 | |
| 111005 | 100.000.000 |
La contabilización del cobro a los locales, será un simple debito a caja y un crédito a la cuenta por cobrar.
Esta última alternativa es quizá la más conveniente.
Documento elaborado con la colaboración del Contador Público Ismael Salazar Herreño
Para complementar
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- ¿Se puede registrar en la contabilidad una operación cuya factura se ha extraviado?
Buenas mi inquietud es en una empresa de transporte pesado muchas veces tengo que hacer el pago de inmediato y en efectivo en el Puerto para poder sacar el contenedor de mi cliente con el fin de apresusar, me entregan fc. a nombre de mi cliente yo para recuperar mi dinero emito fc. por reembolso de gto. mi duda es si puedo manejar reembolso de gto cuando no hay el sustento del gto.
gracias
trata el tema pero definitivamente hace falta aclarar mas cosas, por que aqui hablan cuando una empresa tiene una relacion directa con las otras, pero que pasa si no hay relacion, si son por ejemplos vecinos y tienen que compartir el servicio de energia que soporte deben tener? este es mi caso y la otra empresa quiere enviarme una cuenta de cobro, pero las personas juridicas no pueden emitir cuentas de cobro a mi entender
y que te parece si emites una factura a tus vecinos, igual el caso del iva solamente es darlos por lo conveniente que ellos deben de pagar segun sea el acuerdo que tengas. o un solicitud de reembolso y se descargue con la caja o que te consignen al banco.
Muchas gracias por estas aclaraciones, pero me gustaria que ampliaran mas el tema hacia otro tipo de reembolsos, en el cual tengo duda si se deben facturar o no.
Por ejemplo tengo el caso de empresas que se unen para compra de un activo el cual utilizan las dos empresas, pero el mantenimiento de este lo realiza una sola.
Para efecto de solicitud de reembolso de estos gastos quisiera tener claro si se puede realizar por cuenta de cobro o obligatoriamente se debe realizar factura.
Otro caso es el pago de viaticos a los empleados para un evento realizado por las dos empresas o tiquetes aereos o consumo de telefono celular.
Seria un gran aporte su opinión al respecto.
Buenos Dias,
Mi inquietud es la siguiente la empresa tomo una bodega en arriendo pero funcionara otra en el mismo lugar como hace la empresa para cobrarle la parte tanto en arriendo como en servicios a la otra y como lo trato contablemente se debe facturar?