Inicio » . » (06 / 11 / 2008 )

Tratamiento contable de las retenciones en la devolución de mercancías

Cuando se realiza una devolución de mercancías o cualquier  otro bien, hay que hacer el ajuste contable respectivo para reconocer el efecto que tiene la devolución en las retenciones en la fuente practicadas, ajuste que deben hacer tanto el vendedor como el comprador.

Antes de explicar el procedimiento contable a seguir, es preciso aclarar que se pueden presentar dos situaciones: primero, la empresa objeto de retención ya descontó esas retenciones en su declaración de renta, o la empresa aun no ha descontado de su declaración de renta, la retención correspondiente a la devolución.

En cualquier caso, la retención se debe devolver o reversar, al igual que el Iva y demás conceptos aplicados.

Bien. Si la empresa objeto de retención no ha descontado la retención objeto de devolución, el agente de retención podrá descontar la retención correspondiente del la declaración de retención en el mes en que se cause la devolución. En este caso, simplemente se debita la cuenta 2365.

Pero si la empresa objeto de retención ya descontó la retención correspondiente a la devolución, no es posible que el agente de retención descuente  esa retención de la declaración de retención correspondiente al mes en que se causó la devolución, por tanto no puede debitar la cuenta 2365.

Veamos en primer lugar la contabilización inicial que hizo el agente de retención:

Cuenta Debito Crédito
143505 10.000.000
236540 350.000
220505 9.650.000

Contabilización  si el sujeto pasivo no ha descontado la retención en su declaración de renta:

Cuenta Debito Crédito
220505 9.650.000
236540 350.000
143505 10.000.000

Cuando el sujeto pasivo o proveedor no ha descontado la retención en la fuente objeto de devolución, el agente de retención puede descontarse de la declaración del mes en que se ha causado la devolución, el valor de la retención correspondiente a la devolución, de modo que contablemente todo lo que debe hacer es debitar la cuenta 236540 [Consultar: Retenciones en la fuente practicadas en Exceso]. En este caso, si la devolución ha sucedido en un año gravable diferente al que se causó la compra, el agente de retención debe solicitar al retenido una certificación donde manifieste que no ha descontado esa retención de su declaración de renta, de lo contrario el agente de retención no podrá descontar esas retenciones de la declaración de retención, y deberá seguir el procedimiento que se expone a continuación.

Contabilización si el sujeto pasivo ya descontó la retención en su declaración de renta:

Cuenta Debito Crédito
220505 9.650.000
136095 350.000
143505 10.000.000

Cuando el sujeto pasivo ya ha descontado la retención objeto de devolución, o el agente de retención no cuenta con un certificado del retenido donde conste que esa retención no ha sido descontada de la declaración de renta, el agente de retención no puede descontar esa retención en la declaración de retención, esto es, no puede descontar esa retención de las retenciones que se le adeudan a la Dian, por tanto no se puede debitar la cuenta 236540.

En su lugar, la retención pagada y ya descontada por el sujeto pasivo, debe ser cobrada al sujeto pasivo, es decir, al proveedor; el proveedor deberá reintegrare ese valor al agente de retención,  y en consecuencia, se debe contabilizar como una reclamación [activo].

Esa reclamación se podrá descontar en pagos futuros o pendientes que se tengan con el proveedor, pero inicialmente se debe contabilizar como una reclamación, y en su momento se hará el respectivo cruce de cuentas.

Si la devolución se realiza en el mismo año en que se causó la compra, la retención se descontará siempre de las retenciones adeudas a la Dian, y en ese caso, se debe anular cualquier certificado que se haya expedido sobre esas retenciones.

En resumen se puede decir que si la empresa retenida no ha descontado las retenciones producto de la devolución, esas retenciones se le descuentan a la Dian, de lo contrario la empresa retenida deberá reintegrar ese valor, la contabilización debe corresponder a estos supuestos.

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4 Opiniones
  1. ana maria dice:

    si soy contribuyente formal y efectué un pago procesado manualmente e hice la retención de iva, pero al momento de la declaración no había procesado el cheque en el sistema y no genere la retención que debo hacer?.

  2. ana maria dice:

    si soy contribuyente especial y efectué en el mes de noviembre un pago que realicé deforma manual aun proveedor del cual retuve el iva, pero al momento de la declaración no había procesado por el sistema el cheque manual osea no generé la retención, que debo hacer?

  3. Maggy dice:

    Tengo una duda, la empresa practico retencion por compra a una empresa S.A.S.,amparada por la ley 1429, esa retencion ya se pago a la Dian, como le devuelvo el valor de esas retenciones a la empresa S.A.S.? que cuentas afecto en mi contabilidad?

    Gracias

  4. andrea sanchez cristo dice:

    en la declaracion de retencion en la fuente del mes de febrero por error de transcripcion coloque periodo uno, que procedimiento debo hacer en este caso para la correccion? debo informar a la DIAN de esto despues de la correccion?

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