Tratamiento de los gastos de representación

Algunas empresas utilizan la figura de gastos de representación en la remuneración de sus empleados, con el convencimiento que estos gastos no forman base para los aportes a seguridad social, prestaciones sociales, aportes parafiscales y principalmente para el cálculo de la retención en la fuente.

Los gastos de representación, se suponen son los gastos en que puede incurrir un empleado en el desarrollo propio de sus actividades, como puede ser el de transporte, alojamiento, alimentación, y otro tipo de gastos directos o indirectos necesarios y acostumbrados en la realización de determinadas actividades.

En primer lugar, es preciso determinar si este tipo de pagos se pueden considerar como salario.

Según el código sustantivo del trabajo, artículo 130, los gastos de representación no constituyen salario, por tanto no tienen como finalidad remunerar al trabajador ni incrementar su patrimonio, sino el compensar los gastos y erogaciones incurridas por el trabajador para poder desarrollar cabalmente sus funciones.

Al no constituir salario, los gastos de representación efectivamente no forman parte de la base para el cálculo y pago de seguridad social, prestaciones sociales y aportes parafiscales.

Respecto a la retención en la fuente, los gastos de representación se consideran ingresos gravados y por tanto forman parte de la base para el cálculo de la retención en la fuente por ingresos laborales.

Los gastos de representación son exentos en un 50%, únicamente para los rectores y profesores de las universidades públicas y para los magistrados de los tribunales. Para los jueces de la república, el porcentaje exento es del 25%, por tanto, estos pagos no forman parte de la base de retención por ingresos laborales en los porcentajes considerados exentos, el exceso sí debe estar sometido a retención en la fuente.

Así la cosas, se debe concluir necesariamente que los gastos de representación de los demás trabajadores públicos y de todos los trabajadores del sector privado, son ingresos gravados, y por consiguiente sometidos a retención en la fuente.

En el contrato de trabajo que se suscriba, se debe hacer referencia expresa en cuanto el monto y valor que constituya gastos de representación, para efectos de de tener claridad, principalmente al momento de determinar las bases para el pago de seguridad social, aportes parafiscales y prestaciones sociales.

Los gastos de representación son una figura muy utilizada para disminuir [eludir, evadir] la carga laboral de las empresas, puesto que se evita el pago de altas sumas por parafiscales, seguridad social y prestaciones sociales.

Adicionalmente, el artículo 128 del código sustantivo del trabajo, permite la posibilidad que entre el empleado y el empresario se pacten ciertos pagos como no constitutivos de salario, los que tampoco formaran parte de la base para prestaciones sociales, aportes parafiscales y seguridad social, caso el cual, tal acuerdo debe figurar expresamente en el contrato. Los pagos pactados como no constitutivos de salario en los términos del artículo 128 del código sustantivo del trabajo, para efectos tributarios se consideran gravados en un 100%, por lo que deben estar sometidos a retención en la fuente por ingresos laborales.

No se deben confundir los gastos de representación con los pagos por reembolso de gastos, los que tienen un tratamiento diferente a los gastos de representación.

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4 Opiniones
  1. fer dice:

    Primer caso:
    Resulta que debido a que nos encontramos en épocas de presentar declaraciones juradas de IR anual, el gerente general invita al contador de la empresa para tratar temas referentes a temas tributarios.

    El segundo:
    Que el gerente general presenta un comprobante de pago por un almuerzo debido a que su esposa se encuentra de viaje y no tiene quien le cocine.
    La consulta formulada es la siguiente:
    ¿A qué tipo de gastos representan, es DEDUCIBLE, y como lo acreditaría si fuese deducible?

  2. yeison marin dice:

    Cordial saludo

    Como empleado de una empresa hemos acordado que pagaran mi salario de manera normal pero adicional a esto tendré un valor que hará parte de mi salario que tengo claro no es constitutivo de salario para temas de rodamiento.
    pero dentro de mis labores tengo que viajar obvio esta que tengo que hacer uso de mi vehículo por el tema del rodamiento, pero la gerencia de esta empresa manifiesta que no me dará dinero para pagos de alojamiento y alimentación que porque esto debe salir de mi rodamiento.
    no estoy de acuerdo con esto, como me pueden ayudar para tener una base mas fuerte y demostrar el error que tienen.
    considero una cosas es rodamiento y otra cosas son viáticos de alimentación y hospedaje

  3. Maria Chumbes dice:

    Buenos dias.
    Quisiera saber si los dias domingos son permitidos para sustentar comprobantes de pago como gastos de representacion que salen de la caja chica de una municipalidad.

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