Tratamiento de los gastos de representación
Algunas empresas utilizan la figura de gastos de representación en la remuneración de sus empleados, con el convencimiento que estos gastos no forman base para los aportes a seguridad social, prestaciones sociales, aportes parafiscales y principalmente para el cálculo de la retención en la fuente.
Los gastos de representación, se suponen son los gastos en que puede incurrir un empleado en el desarrollo propio de sus actividades, como puede ser el de transporte, alojamiento, alimentación, y otro tipo de gastos directos o indirectos necesarios y acostumbrados en la realización de determinadas actividades.
En primer lugar, es preciso determinar si este tipo de pagos se pueden considerar como salario.
Según el código sustantivo del trabajo, artículo 130, los gastos de representación no constituyen salario, por tanto no tienen como finalidad remunerar al trabajador ni incrementar su patrimonio, sino el compensar los gastos y erogaciones incurridas por el trabajador para poder desarrollar cabalmente sus funciones.
Al no constituir salario, los gastos de representación efectivamente no forman parte de la base para el cálculo y pago de seguridad social, prestaciones sociales y aportes parafiscales.
Respecto a la retención en la fuente, los gastos de representación se consideran ingresos gravados y por tanto forman parte de la base para el cálculo de la retención en la fuente por ingresos laborales.
Los gastos de representación son exentos en un 50%, únicamente para los rectores y profesores de las universidades públicas y para los magistrados de los tribunales. Para los jueces de la república, el porcentaje exento es del 25%, por tanto, estos pagos no forman parte de la base de retención por ingresos laborales en los porcentajes considerados exentos, el exceso sí debe estar sometido a retención en la fuente.
Así la cosas, se debe concluir necesariamente que los gastos de representación de los demás trabajadores públicos y de todos los trabajadores del sector privado, son ingresos gravados, y por consiguiente sometidos a retención en la fuente.
En el contrato de trabajo que se suscriba, se debe hacer referencia expresa en cuanto el monto y valor que constituya gastos de representación, para efectos de de tener claridad, principalmente al momento de determinar las bases para el pago de seguridad social, aportes parafiscales y prestaciones sociales.
Los gastos de representación son una figura muy utilizada para disminuir [eludir, evadir] la carga laboral de las empresas, puesto que se evita el pago de altas sumas por parafiscales, seguridad social y prestaciones sociales.
Adicionalmente, el artículo 128 del código sustantivo del trabajo, permite la posibilidad que entre el empleado y el empresario se pacten ciertos pagos como no constitutivos de salario, los que tampoco formaran parte de la base para prestaciones sociales, aportes parafiscales y seguridad social, caso el cual, tal acuerdo debe figurar expresamente en el contrato. Los pagos pactados como no constitutivos de salario en los términos del artículo 128 del código sustantivo del trabajo, para efectos tributarios se consideran gravados en un 100%, por lo que deben estar sometidos a retención en la fuente por ingresos laborales.
No se deben confundir los gastos de representación con los pagos por reembolso de gastos, los que tienen un tratamiento diferente a los gastos de representación.
Para complementar
- Indemnización por despido injustificado no es factor salarial
- ¿Viáticos permanentes constituyen salario?
- El auxilio de rodamiento y su tratamiento laboral y tributario
- Las propinas que reciba un trabajador no son salario
- ¿Qué pasa si la empresa guarda silencio respecto a qué parte de los viáticos son para alojamiento y alimentación y qué parte para transporte y gastos de representación?
Buenas tardes, me gustaría saber cual es el proceso para sustentar los gastos de representación, es decir, es obligatorio la entrega de recibos y tiquetes? O que otra alternativa se puede usar? Y finalmente si estos gastos de representación no se sustentan con recibos por parte del empleado, es legal descontarle estos valores sin legalizar del sueldo del empleado? Agradezco la atención a mis inquietudes.
mi empresa paga gastos de representación por $119.000, a otra empresa de régimen común, le debo aplicar retefuente?
Si recibo gastos de viaje o representación, me lostoman como base para clculo de Retefuente, ¿cómo descargo estos valores de gastos de viaje en mi declaración de renta? salen por causalidad de los ingresos por la relación laboral como costo? o no se pueden registrar como otros costos.
buenos dias, de acuerdo con la descripcion que se da de gastos de representacion, ¿puedo llevar a esta cuenta los gastos de los aguinaldos tanto en especie como en dinero que se le dieron a los empleados, asi como los gastos de la cena navideña??? o ¿existe alguna cuenta a la que la pueda llevar?
gracias…
los gastos ocasionados por telefonía celular, a nivel ejecutivo en el sector oficical, se contarian como Gastos de Representación?
Pregunto esto porque en el momento, todas las comunicaciones con nuestro trabajadores se hacen a través de este medio, creando con ello un gasto representivo al final del mes.
los gastos personales de una persona natural se pueden contabilizar como gastos de representacion legal?
buenas tardes, si yo tengo una salario minimo en la eps pero en realidad gano el doble, y kiero sacar un credito para una moto, puedo poner el resto de salario que me falta como gastos de representacion? y la entidad bancaria me contaria el total de mi salario o solo el minimo?
esta mal enfocado su prgunta usted que tiene que ver con gastos de representacion y aclare si son de empresa particular o publica puesto que s i e publica estaria alcazado por la Ley Financial