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Tratamiento tributario de los viáticos en la contratación por servicios

En la contratación por servicios, en ocasiones se hace necesario el reconocimiento de viáticos o gastos de transporte, alimentación y alejamiento del contratista, pagos que según la administración de impuestos, se deben tratar como remuneratorios del contrato, es decir que hacen parte integral de la remuneración del respectivo contrato.

En opinión de la Dian, los viáticos sólo existen como tal en una relación laboral, más no en una relación de naturaleza civil como lo es el contrato de servicios, ya sea que este se remunere mediante la figura de honorarios o comisiones.

Así las cosas, la remuneración en el contrato de servicios no se puede distinguir entre remuneración como tal y viáticos, sino que se debe entender como un solo valor.

Sobre el respecto, ha dicho la Dian en oficio 094075 de septiembre de 2008:

(…)

En primer lugar hay que señalar que la ley tributaria diferencia la situación de los pagos por concepto de transporte y manutención cuando existe relación laboral legal o reglamentaria y cuando la misma no se concreta.

En el contexto de la legislación laboral, este Despacho en varias oportunidades ha conceptuado que cuando existe relación laboral, los viáticos ocasionales en cuanto constituyan reembolso de gastos por concepto de manutención, alojamiento y transporte en que haya incurrido el trabajador para desempeño de sus funciones fuera de su sede habitual de trabajo, no estarán sometidos a retención en la fuente, siempre y cuando se entreguen al pagador las facturas y demás pruebas documentales que sustenten el reembolso para que la empresa las pueda tomar como gastos propios.(Decreto535/87) Concepto 36000/92

Por el contrario, los viáticos permanentes -como su nombre lo indica- son pagos laborales que se les reconoce y pagan ordinariamente a aquellos trabajadores en razón de las funciones que desempeñan fuera de la sede y están sometidos a retención en la fuente.

Así entonces los viáticos, sean ocasionales o permanentes, se predican de relaciones laborales o legales y reglamentarias, de las que son propias los presupuestos de subordinación y dependencia.

En este sentido, los pronunciamientos de esta Entidad contenidos en los Conceptos números 039972 de mayo 14 de 1996 y 014543 de marzo 6 de 1998 a que alude el consultante, se encargaron de precisar el tratamiento tributario de los viáticos y el reembolso de gastos, tratándose de una relación laboral.

Otra es la situación cuando se trata de la prestación de servicios independientes, o sea cuando no existe relación laboral; en este caso el contratista recibe como contraprestación una remuneración que bien pueden corresponder al concepto de honorarios, comisiones o servicios, dependiendo de la naturaleza y calificación del servicio prestado.

Si para efectos de la prestación del servicio contratado el contratista requiere, entre otras actividades, desplazarse a diversos lugares, estos gastos de transporte no pueden ni catalogarse como viáticos -por que como se vio estos aluden a relación laboral- ni desligarse de la retribución del servicio mismo. No debe olvidarse que se está en presencia de una retribución, o lo que es lo mismo, lo que el contratante paga como contraprestación del servicio.

Pretender desagregar cada uno de estas actividades requeridas para la efectiva prestación del servicio y sobre ellas determinar el tratamiento tributario que se trate, equivaldría a netear el ingreso para efectos de la aplicación de la retención en la fuente, práctica que no es reconocida por nuestra legislación fiscal.

Es en este contexto que el artículo 392 del Estatuto Tributario prevé la retención en la fuente que debe aplicarse por servicios. Y en el mismo artículo se indica, que la base sobre la cual debe aplicarse la tarifa de retención en la fuente por -servicios calificados -Honorarios, en el caso de beneficiarios no obligados a declarar es del 10% sobre del valor total del respectivo pago o abono en cuenta, es decir la base gravable no puede fraccionarse toda vez que está constituida por todos los ingresos percibidos en razón de la prestación del servicio. Igual ocurre, respecto de las base, en relación con los pagos o abonos en cuenta a contribuyentes obligados a presentar declaración, caso en el cual debe observarse lo previsto en los artículos 1º y 2º del Decreto 260 de 2001 en relación con las tarifas.

Atendiendo tal postulado, esta Oficina en anteriores oportunidades señaló sobre el particular: “… si quienes reciben pagos por “viáticos o gastos de representación “no están vinculados laboralmente a la empresa, deben ser sometidos a retención en la fuente no como viáticos ni como gastos de representación sino como pagos ordinarios correspondientes a la labor desarrollada (honorarios, comisiones, etc.) la cual compendia el conjunto de los ingresos derivados de las funciones desempeñadas. ” Conceptos 36000/92, 044237/99 Y bajo las mismas consideraciones mediante el Concepto No. 004490 de 1991 para la época considero “… el pago o abono en cuenta que realice el Banco Emisor por gastos de viaje a los Asesores, constituye un ingreso gravado con el impuesto sobre la renta y complementarios, sometidos a retención en la fuente, con la misma base y tarifa correspondiente a la índole de la retribución (honorarios), o sea sobre el 100% del respectivo pago o abono en cuenta, a la tarifa del 7% como honorarios…”

De otra parte, el consultante afirma que los gastos de viaje no constituyen un enriquecimiento para quien los realiza y que como tales no son susceptibles de capitalización ni de incrementar el patrimonio.

Al respecto, la legislación tributaria reconociendo esta particularidad, en el artículo 26 del Estatuto Tributario consagra la forma de realizar la depuración de la renta, en tal medida, el contribuyente (contratista en este caso) en su denuncio rentístico declarará los ingresos obtenidos en ejercicio de su actividad económica pero correlativamente y acorde con lo previsto en el artículo 87 del mismo Estatuto, detraerá los costos y gastos en que incurrió en desarrollo de dicha actividad y acreditará la retención en la fuente que sobre los ingresos obtenidos se le haya practicado. Así solamente será gravado sobre su renta líquida y no sobre los ingresos obtenidos y destinados a sufragar los costos y gastos que sean necesarios y tengan relación de causalidad con la actividad productora de renta y pagara la diferencia que resulte una vez disminuido el impuesto con los valores retenidos en la fuente.

(…)

Así las cosas, al momento de practicar retención en la fuente por servicios o por honorarios, según corresponda, dentro de la base de retención se deben incluir todos los pagos que se hayan realizado por el concepto de viáticos.

Al momento de declarar renta, el contratista debe declarar como ingresos la totalidad de los pagos recibidos, incluso los recibidos por concepto de viáticos, pero puede depurar sus ingresos restando los pagos que se le hayan realizado por viáticos, siempre que tenga los soportes que prueban dichas erogaciones, puesto que no puede declarar como costo o deducción el valor total recibido por viáticos, sino el valor soportado, valor que puede ser superior o inferior al recibido como viáticos, considerando en todo caso las limitaciones legales que para trabajadores independientes y comisionistas impone el artículo 85 del estatuto tributario.

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7 Opiniones
  1. edna dice:

    mi esposo trabaja en una empresa de gruas, el viaja mucho, quiero saber si losviaticos junto con elsueldo y horas extras .tienen que hacerle retefuente, sobre que monto lo deben hacer y que porcentaje es gracias.

  2. maria cristina dice:

    hola, tuve un contrato de prestación de servicios y durante este debi asumir gastos de transportes y demás para desplazarme a otros lugares para desempeñar mi trabajo, sin embargo y pese a que existia una tabla de viaticos, al terminar el contrato no me cancelaron nada, quiciera su colaboración para saber como solicitarlos y a quien, si a la empresa con quien firme o con la q preste el servicio

  3. Klaudia dice:

    Buenos dias...
    Quiero cual saber como se liquidan los viaticos o cual es la norma para poder liquidarlos.
    Gracias.

  4. carlos ramirez dice:

    Buenos dias.. quisiera su colaboración en aclarar el siguiente tema: A un extranjero que presta sus servicios eventuales en el pais de asesorias empresariales y a quien se le cancelan unos honorarios, se le debe exigir el RUT y efectuarle la respectiva retencion ...o que tratamiento debe recibir en terminos contables y tributarios.
    Muchas gracias por la orientacion que me brinden..

  5. daniel dice:

    saludos.

    tengo una consulta.
    si yo trabajare para una empresa la cual me envia a realizar unas diligencias a un pais en el exterior y dicha empresa me depositare sierta cantidad de $ en consepto de viaticos.

    lo normal es que yo liquide estos viaticos contra factura de gastos realizados en el viaje de acuerdo.

    Pero si en el viaje en siertos restaurantes no se me entrego factura o comprobante por lo cual no se tiene como comprobar el gasto, se podria en la liquidacion de los viaticos adjuntar una factura personal por servicios profecionales para validar este gasto?

  6. Camilo A Chaparro dice:

    Tengo una duda, soy empleado y todos los meses mi empleador me hace retención en la fuente del 3.5% sobre el pago que me hace por concepto de arrendamiento de vehículo, en la práctica esta retención se convierte en $126.000 al año que yo pierdo porque no declaro renta ni estoy obligado a presentar declaraciones de ningún tipo ante la DIAN. Es posible recuperar o solicitar el reintegro de este dinero de alguna forma?? Gracias.

  7. Isabel Gutierrez dice:

    Hola, que tal, gracias por el espacio, tengo dudas en relación a los viaticos y la forma de hacelos deducibles. Mi esposo recibe ingresos por prestación de servicios profesionales y le efectuan las respectivas retenciones y deduzco los gastos autorizados incluyendo los gastos de trasporte y alojamiento (estos gastos son pagados de forma independiente a su ingreso por medio de una tarjeta a la que el tiene acceso para este fin) pero las facturas salen a nombre de el. Puedo deducirlas. Por otra parte recientemente recibió transferencia electrónica por pago de prestación de servicios a la embajada (la embajada de Estados Unidos da una partida de ingresos a México para que capacite a su personal)En este caso mi esposo recibe esos ingresos y tiene que pagar el impuesto correspondiente en México. Bajo el mismo régimen de honorarios tiene que acumular estos ingresos y viaticos que le pagan y calcular sus impuestos? o tiene que aumentar sus obligaciones tributarias?. Gracias por la orientación que puedan proporcionarme.

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