¿Una entidad estatal puede rechazar mi propuesta en un proceso de contratación estatal, por no entregar copia y medio magnético solicitados en el pliego de condiciones?

En diversos procesos de contratación estatal, las entidades públicas incluyen una particular solicitud a los proponentes en sus pliegos de condiciones o invitación pública, consistente en entregar una propuesta física original, una o dos copias de ésta y a su vez, copia digital de la documentación en medio magnético.

Es así que ante esta situación, uno de nuestros lectores formula la siguiente pregunta: ¿Una entidad estatal puede rechazar mi propuesta en un proceso de contratación estatal, por no entregar copia y medio magnético solicitados en el pliego de condiciones?

La respuesta es NO, la entidad no puede rechazar una propuesta por el simple hecho de obviar la entrega de copias físicas o magnéticas, ya que dicho requisito es de carácter formal que en nada incide en la comparación de las ofertas y esta condición no se encuentra estipulada en la normatividad colombiana.

Las condiciones o requisitos que se deben incluir en pliegos o invitaciones públicas para la participación en los procesos de selección, deben ser producto de exigencias hechas por la Ley o Decretos con fuerza de Ley.

Así mismo, en nuestro marco normativo vigente se establece como principio general la primacía del contenido sustancial sobre los aspectos formales. Es decir, lo realmente relevante para la administración es el contenido de los documentos aportados por un proponente y no la forma en la que se presenta el mismo.

Este principio ha sido resumido comúnmente bajo la frase “Prima lo sustancial sobre lo formal”, el cual fue establecido desde la Constitución Política de Colombia, en el artículo 228, así:

“…ARTICULO 228. La Administración de Justicia es función pública. Sus decisiones son independientes. Las actuaciones serán públicas y permanentes con las excepciones que establezca la ley y en ellas prevalecerá el derecho sustancial. Los términos procesales se observarán con diligencia y su incumplimiento será sancionado. Su funcionamiento será desconcentrado y autónomo…” (Subrayado y resaltado fuera de texto)

Por su parte, el artículo 25 de la Ley 80 de 1993, señala que:

“…ARTÍCULO 25. DEL PRINCIPIO DE ECONOMÍA. En virtud de este principio:

2o. Las normas de los procedimientos contractuales se interpretarán de tal manera que no den ocasión a seguir trámites distintos y adicionales a los expresamente previstos o que permitan valerse de los defectos de forma o de la inobservancia de requisitos para no decidir o proferir providencias inhibitorias.

4o. Los trámites se adelantarán con austeridad de tiempo, medios y gastos y se impedirán las dilaciones y los retardos en la ejecución del contrato.

15. Las autoridades no exigirán sellos, autenticaciones, documentos originales o autenticados, reconocimientos de firmas, traducciones oficiales, ni cualquier otra clase de formalidades o exigencias rituales, salvo cuando en forma perentoria y expresa lo exijan leyes especiales…”. (Subrayado y resaltado fuera de texto)

El texto destacado, exhibe como normativamente es inconstitucional e ilegal rechazar una propuesta por no entregar copias físicas o digitales de la documentación original.

Las entidades estatales mantienen esta mala costumbre, al requerir copias físicas y digitales, de hecho, se ha observado que aumentan las formalidades para la participación en los procesos de selección, incluyendo condiciones tales como:

- Presentación de propuestas en carpetas ejecutivas blancas.

- Folios de la propuesta argollados con tres agujeros.

- Copias digitales de la propuesta en Memorias USB.

- Tablas de contenido y orden especifico de los documentos solicitados por la entidad.

- La radicación de la propuesta original en la oficina de contratación y las copias en la oficina de correspondencia.

Muchas de estas “formalidades” lo que causan es el desinterés y la desmotivación para que las empresas licitadoras no participen en los procesos de selección. Así como, la confusión a la hora de presentar las propuestas.

Con la implementación del SECOP II, esta situación podría superarse, sin embargo, es de esperar que ante la “iniciativa” e “innovación” que tienen algunos funcionarios públicos, generen algún trámite innecesario dentro de esta plataforma.

En conclusión, las formalidades como lo son las copias de las propuestas y otros aspectos que no inciden en la comparación de las propuestas, no son causales de rechazo. Si llegase a presentar un rechazo, bajo estos argumentos, el jefe de la entidad estatal y responsables del desarrollo del proceso de selección, estarían incurriendo en una conducta que ameritaría una investigación disciplinaria.

MÁS SOBRE

Gerencie.com en su correo.

Suscríbase y nosotros colocaremos en su bandeja de entrada la mejor información que generamos diariamente.

Siéntase libre de opinar

En Gerencie.com está permitido opinar, criticar, discutir, controvertir, disentir, etc. Lo que no está permitido es insultar o escribir palabras ofensivas o soeces. Si lo hace, su comentario será rechazado por el sistema o será eliminado por el administrador. Por último, trate de no escribir en mayúscula sostenida, resulta muy difícil leerle.