Validación de Datos en Excel – Parte 1

Cuando ingresamos información en cualquier celda de un libro nuevo de Excel, no hay impedimentos para colocar cualquier número (entero o decimal), fecha, hora o desde una simple palabra hasta un párrafo completo (lo cual no es muy recomendable en Excel). Sin embargo, en algunos casos donde se pretenda desarrollar un pequeño sistema de información donde por ejemplo tengamos diseñado una columna para ingresar la edad de un listado de clientes; no esperamos que quien vaya a ingresar esos datos, coloque en la columna edad, el nombre o el apellido o cualquier otro dato distinto a la edad ya que supongamos tenemos una fórmula que nos calcula la edad promedio de los clientes:

Pero si alguien por error no ingresa la edad sino la estatura o la fecha de nacimiento o el apellido lo podrá hacer sin problema. El problema es que el cálculo de la EDAD PROMEDIO no será correcto:

Bien, para evitar estos errores Excel nos permite utilizar una herramienta muy práctica, Validación de Datos. Ubicada en la Ficha DATOS, en el grupo de Herramientas de Datos, esta herramienta nos permite configurar las celdas que necesitemos, para permitir la entrada de los datos de acuerdo a nuestra necesidad. De esta manera, si necesitamos que solo se ingresen números enteros o fechas o un texto específico, esta es la herramienta para ello.

Para utilizar esta herramienta, lo primero es ubicarnos en la celda o rango de celdas que necesitamos configurar los datos que ingresemos en ellas. Para nuestro ejemplo, seleccionamos el rango que corresponde a la columna Edad. Lo segundo es abrir la herramienta de Validación de datos (Ficha DATOS, Grupo Herramientas de datos. Ver imagen anterior); con esto se nos abre la ventana de Validación de datos con unas opciones. Tres pestañas: Configuración, Mensaje de Entrada y Mensaje de error:

Pestaña Configuración:

Esta es la pestaña principal para configurar una validación de datos pues es aquí donde le indicamos que tipo de datos vamos a permitir que se ingresen en el rango previamente seleccionado. En la opción Permitir, observemos que por defecto esta seleccionada la opción Cualquier valor, por esta razón es que podemos ingresar fechas, números enteros, decimales, texto. Si damos clic, se despliegan los tipos de datos que se pueden aplicar como criterio de validación

Así que solo debemos seleccionar el tipo de datos que queremos que se puedan introducir en el rango, para nuestro ejercicio, ya que la edad se da en números enteros (generalmente), seleccionamos la opción Número entero. Pero si los datos de la columna que estemos configurando corresponde a fecha de nacimiento, deberíamos aplicar como tipo de datos en el criterio de validación la opción Fecha o si se trata de la estatura deberíamos aplicar Decimal.

Luego de seleccionar la opción Número entero. podemos configurar si los números enteros que se pueden ingresar en las celdas, tienen alguna condición:

Para el ejercicio que estamos desarrollando, recordemos que se trata de la edad, no debemos permitir que se ingresen números enteros negativos, asi que configuramos que los datos que se vayan a ingresar sean mayor o igual que 0:

Pestaña Mensaje de entrada:

En esta pestaña podemos configurar un mensaje que pueda servir para la persona que vaya a ingresar la información donde pueda entender que en la celda debe ingresar valores de un tipo en específico. Para nuestro ejercicio indicamos lo siguiente:

 

Pestaña Mensaje de error:

En esta pestaña indicamos el mensaje de error personalizado que queramos que se muestre cuando se ingrese un dato que no es válido en la celda:

Damos Aceptar y veamos cómo queda nuestro rango en Excel:

Veamos que cuando estamos ubicados en alguna celda del rango al que aplicamos Validación de Datos, nos muestra el mensaje de entrada que configuramos previamente

Si ingresamos un dato diferente al configurado (Numero entero), nos sale el mensaje de error:

De esta manera ya podemos estar tranquilos de que la información que se va a ingresar en la columna Edad, serán solo números enteros y podremos realizar los cálculos sin inconvenientes.

Nota: La configuración de las pestañas 2 y 3 de la validación de datos son opcionales.

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