Validación de Datos en Excel – Parte 2

La validación de datos, es una funcionalidad de Excel que nos permite configurar una celda de la hoja de cálculo para que solo se permita ingresar los valores que se requieran, ya sean solo números enteros, números decimales, fechas o valores de una lista desplegable.

Tal y como vimos en la Parte 1, donde configuramos un rango de celdas para que solo se pudieran ingresar números enteros, ahora vamos a ver el uso que le podemos dar a otra alternativa en la validación de datos llamada Lista.

Ventajas de la opción Lista en Validación de Datos

  • Facilitar el ingreso de datos
  • Limitar la entrada de datos
  • Minimizar los errores en los resultados de las funciones

Para ver la aplicación de esta funcionalidad, vamos a suponer un servicio de lavado de vehículos donde, dependiendo del vehículo que seleccionemos, el precio del servicio de lavado es diferente.

En una hoja (PreciosTipoVehiculo) tenemos una matriz pequeña con los tipos de Vehículos y el precio del servicio de lavado para cada uno:

Y en otra hoja (Consulta), tenemos un esquema donde la idea es que dependiendo del Tipo de Vehículo que se ingrese en la celda C4, se muestre el precio del servicio de lavado en la celda B7 que se debe aplicar.

Mediante el uso de la función BUSCARH, obtendremos el valor del servicio de lavado, buscando el Tipo de Vehículo que se ingrese en la celda C4 buscándolo en la hoja PreciosTipoVehiculo:

Si ingresamos otro tipo de Vehículo (que este en la Matriz), veremos que también nos retorna el precio del servicio de lavado respectivo:

En estos dos casos, hemos digitado directamente sobre la celda C4 el tipo de Vehículo, pero que pasará si la persona que deba ingresar el tipo de vehículo en dicha celda, ingresa Moto y no Motocicleta:

El resultado es #N/A, es decir que el valor Moto no existe en la matriz de tipos de vehículos y así pasaría si se coloca “Carro” o “Auto” o “Buseta” o cualquier palabra asociada a un tipo de vehículo. Para evitar esto, la persona que debe ingresar el tipo de vehículo debe conocer de memoria los tipos de vehículos que hay en la matriz, lo cual condiciona mucho el trabajo.

La otra alternativa es aplicar Validación de Datos para que configurando la celda C4 como una Lista, se desplieguen las opciones de Tipo de Vehículo que hay en la matriz de Tipos de Vehículos. De esta manera no se cometerán errores al momento de aplicar el precio del servicio de lavado a los tipos de vehículos que tenemos disponibles:

Pasos para aplicar validación de datos en la celda C4:

1. Seleccionar la celda C4

2. En la Ficha Datos, seleccionamos la herramienta Validación de Datos:

. En la ventana de Validación de Datos, seleccionamos en Criterio de validación de la ficha Configuración, que el tipo de datos a permitir es una Lista:

4. Luego debemos indicar en donde están los valores que se van a mostrar en la Lista desplegable de la celda C4, en este ejemplo, son los tipos de Vehículos que se encuentran en el rango A2:C2 de la hoja PreciosTipoVehiculo:

Finalmente damos aceptar y veamos que la celda C4 ahora tiene una pestaña al lado derecho donde al dar clic en dicha pestaña, se despliega una Lista con los tipos de vehículos que le indicamos:

De esta manera, es más fácil saber el precio del servicio de lavado a aplicar a los tipos de vehículos que tenemos disponibles, simplemente seleccionando alguno de la Lista desplegable que acabamos de configurar en la celda C4 mediante la validación de datos.

Incluso si se comete el error de digitar directamente sobre la celda C4 en vez de seleccionar un dato de la Lista, la validación de datos muestra un mensaje de error:

Y de esta manera ya tenemos aplicada una regla de validación de datos que nos permite hacer más fácil el manejo de nuestro trabajo.

Descargar archivo de trabajo

MÁS SOBRE

Gerencie.com en su correo.

Suscríbase y nosotros colocaremos en su bandeja de entrada la mejor información que generamos diariamente.

Siéntase libre de opinar

En Gerencie.com está permitido opinar, criticar, discutir, controvertir, disentir, etc. Lo que no está permitido es insultar o escribir palabras ofensivas o soeces. Si lo hace, su comentario será rechazado por el sistema o será eliminado por el administrador. Por último, trate de no escribir en mayúscula sostenida, resulta muy difícil leerle.