Validez del certificado de retenciones anticipado

Algunos aplicativos contables, cada vez que se procesa una factura, elaboran una especie de soporte o certificado en el que se indica el valor retenido. ¿Este soporte es válido como certificado de retenciones?

Para ilustrar un poco más el asunto, transcribimos a continuación una inquietud que al respecto nos ha planteado un lector:

Si una entidad en el año 2013 me realizó un pago el cual me dieron un soporte en el momento del pago en el cual se especifican claramente las retenciones que aplicaron, ¿siendo ya año 2014 ese documento es válido para presentación de declaración de Iva y retenciones o es necesariamente debo dirigirme a la entidad que me realizó la compra para pedir una certificación en la que expliquen que el año pasado me hicieron determinadas retenciones?”

Probablemente ese soporte, que algunos llaman  certificado, en caso de discusión con la Dian pueda servir para que el sujeto retenido pueda probar (así sea de forma supletoria si ello procede) la aplicación de la respectiva retención, pero seguramente no se puede equipar al certificado de retenciones que se debe elaborar anualmente en los términos del artículo 381 del estatuto tributario, debido a que dicho soporte no cumple, y no puede cumplir con uno de los requisitos allí exigidos. Veamos lo que dice la norma:

Cuando se trate de conceptos de retención diferentes de los originados en la relación laboral, o legal y reglamentaria, los agentes retenedores deberán expedir anualmente un certificado de retenciones que contendrá:

a. Año gravable y ciudad donde se consignó la retención.

b. Apellidos y nombre o razón social y NIT del retenedor.

c. Dirección del agente retenedor.

d. Apellidos y nombre o razón social y NIT de la persona o entidad a quien se le practicó la retención.

e. Monto total y concepto del pago sujeto a retención.

f. Concepto y cuantía de la retención efectuada.

g. La firma del pagador o agente retenedor.

(…)

Como se puede observar, en primer lugar la norma dispone que el certificado se debe expedir anualmente, y que debe contener el Año gravable y ciudad donde se consignó la retención, y ese requisito no se puede cumplir cuando se expide un certificado o comprobante  cada vez que se procesa un pago sujeto a retención, por cuanto para el momento de elaborar dicho soporte, ni se ha declarado ni se ha consignado dicha retención. Pero dirán algunos que al momento de elaborar la declaración de renta, seguramente ya se habrán declarado y pagado esas retenciones por lo que esa anomalía resulta irrelevante, pero en todo caso ello no quita que al momento de expedir ese comprobante no se cumplió con un requisito y ya sabemos cómo suele de ser formalista la Dian en sus procesos de fiscalización.

Además de lo anterior, es engorroso y supremamente ineficiente que el agente de retención expida una certificación o comprobante cada vez que cause un pago sujeto a retención. El tratamiento normal y recomendado es que se causen contablemente las retenciones que se irán acumulando  para luego de cerrado el ejercicio o año gravable, expedir el certificado de que trata el artículo 381 del estatuto tributario, y así tanto el agente de retención como el sujeto retenido pueden disponer de un documento idóneo que no puede ser cuestionado.

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