Aceptación y rechazo de la factura electrónica

La factura electrónica, como la factura de papel o en computador, está sujeta a rechazo o aceptación por parte del comprador o adquiriente del producto o servicio facturado.

Aceptación de la factura electrónica.

La aceptación de la factura electrónica se rige por las normas comerciales de la factura, contenida principalmente en el artículo 773 del código de comercio.

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Respecto a la factura electrónica específicamente, el decreto 1074 de 2015, que reglamenta los aspectos relacionados con el sector comercio e industria, en su artículo 2.2.2.53.5 señala en su segundo inciso:

«La factura electrónica como título valor podrá ser aceptada de manera expresa por medio electrónico por el adquirente/pagador del respectivo producto.»

La factura electrónica por lo general se envía al correo electrónico del adquiriente, y en el correo se proporciona un enlace con las opciones para aceptar o rechazar la factura, y el adquiriente puede proceder en consecuencia, y en caso de aceptarla, se denomina aceptación expresa.

Aceptación tácita de la factura.La aceptación tácita de la factura se produce cuando el comprador o adquiriente no la rechaza en un término de 3 días hábiles.

Si la factura electrónica no contiene una opción para aceptarla, o el adquiriente no la acepta expresamente a pesar de contar con la opción correspondiente, se configura la aceptación tácita cuando no se rechaza dentro de los tres días hábiles siguientes a la recepción de la factura.

Al respecto señala el inciso 3 del artículo 2.2.2.53.5 del decreto 1074 del 2015:

«Asimismo, la factura electrónica como título valor se entenderá tácitamente aceptada si el adquirente/pagador no reclamare en contra de su contenido, bien sea por devolución de la misma y de los documentos de despacho, según el caso, mediante reclamo dirigido al emisor, dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a la recepción de la factura electrónica como título valor, de conformidad con lo dispuesto en la ley.»

Es importante tener claro que la aceptación tácita de la factura tiene sus limitaciones señaladas en los incisos 3 y 4 del artículo ya referido:

«La aceptación tácita de que trata el inciso 3o del artículo 773 del Código de Comercio, para efectos de permitir la remisión de la factura electrónica como título valor al registro, solo procederá cuando el adquirente/pagador que aceptó tácitamente la misma, pueda expedir o recibir la factura electrónicamente.

Si el adquirente/pagador carece de capacidad para recibir la factura electrónica como título valor de forma electrónica y, por tanto, para aceptarla expresa o tácitamente de forma electrónica, esta no podrá circular y su representación gráfica carecerá de valor alguno para su negociación.»

Es por ello que el proveedor que se contrate para generar la factura electrónica ofrezca la opción de aceptar o rechazar la factura de forma electrónica, pues de no ser ese el caso, la impresión que se haga de la factura no tiene validez como título valor.

Rechazo de la factura electrónica.

Si el adquiriente no está conforme con la operación económica o con la factura recibida, puede rechazarla, y para ello tiene un término de 3 día hábiles contados desde la fecha en que recibe la factura.

Es así porque la ley dispone que, si la factura no se rechaza en los tres días siguientes a su recepción, se entiende aceptada tácitamente, de suerte que si se pretende rechazar a los 4 días ya no es posible por haberse configurado la aceptación tácita.

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11 Opiniones
  1. Hola Dice:

    Muy delicado este tema pues si un vendedor envia una factura electonica a un correo equivocado, y luego nadie contesta ese correo, ¿entonces dirán que el comprador que figura en esa factura ya quedó endeudado de forma tacita? Eso es gravisimo pues se pueden inventar falsas ventas a personas naturales o juridicas de las cuales se saben la cedula o el nit y luego van a querer hacerle cobro jurídico a esos clientes que en verdad nunca les cobraron nada

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    • Danna Dice:

      El proveedor de facturacion electronica le da la opción al comprador de aceptar o rechazar la factura, y ellos a su vez son los encargados de enviar la factura segun los datos suministrados por el vendedor basándose en el rut. todo esta sistematizado, el vendedor unicamente digita la factura en el sistema del proveedor de facturacion y este se encraga de enviarla a validacion por la DIAN y luego de estar validada la envia al comprador para su aceptacion o rechazo. en pocas palabras todo esta friamente calculado para ser controlado por la DIAN y asi disminuir la evasion.

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  2. LEGALIDAD Dice:

    La situación que usted plantea no deberia suceder ya que previamente usted al titular de la factura debio identificarlo plenamente y grabar en su sistema y en el sistema del proveedor tecnológico el correo que el comprador autorizó para la recepción de las facturas electrónicas.

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    • Carlos Herrera Dice:

      Cuando la situación está en que el comprador no quiso aceptar pero se obtuvo el rut para tener datos concretos de este personaje y poderle adjudicar la factura?

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  3. Alberto García Dice:

    Buenos días, Cuales son las causales que expresa la Ley Colombiana para rechazar una factura?

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  4. Contador Alejandro Becerra Dice:

    Buenas noches. Creo que la DIAN debería poner en consideración ajustar el FORMATO DEL RUT y añadir un ITEM para colocar el correo al que el adquiriente desea que se le envíen las FACTURAS ELECTRÓNICAS Y DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS como NOTAS DÉBITO Y NOTAS CRÉDITO, ya que por defecto las empresas que venden remiten sus facturas al correo registrado en el RUT, incluso cuando el aquiriente pide oral o por escrito que se envíe a otro correo por cuestiones de manejo, comerciales o por facilidad en los procesos de contabilidad, administración y cartera.

    Igualmente se debe tener en consideración que el ADQUIRIENTE tenga la posibilidad de RECHAZAR UNA FACTURA con mayor lapso de tiempo, ya que hay algunos lugares del país que por su díficil acceso, y otras condiciones logísticas los que los inventarios llegan en plazos que pueden superar los 5 u 8 días. Y el comprador no puede quedar obligado tácitamente a una operación en la que al revisar tardíamente su inventario por ejemplo no está de acuerdo con las condiciones de calidad, cantidad, precio, presentación, etc. Sería mucho más sencillo rechazar una factura que posteriormente entrar en el arduo proceso de HACER USO DE LA GARANTÍA DE UN BIEN O SERVICIO, o de estar solicitando NOTAS CRÉDITO para ajustar errores en la facturación.

    En sí el tema es complejo pero creo que hay cosas que en la normatividad colombiana tanto comercial como fiscal que se deben revisar y ajustar a la nueva coyuntura.

    Saludos a todos.

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  5. Leandro Castaño Dice:

    Buenas tardes.

    Tengo algunos proveedores que generan la factura en el momento en que los vehículos con la carga salen de sus instalaciones. Sin embargo, el tránsito de esos vehículos hasta mi planta se tarda varios días (hasta 3 y 4 días), por lo que cuando recibo el producto, ya han pasado los tres días hábiles y no puedo realizar la aceptación expresa de la factura dentro del tiempo establecido.

    En ese caso, quisiera saber si la resolución establece algún tipo de excepción para casos como este o si existe algún recurso que se pueda presentar ante la DIAN para solicitar la ampliación del plazo para la aceptación o rechazo expreso de las facturas?

    Gracias!!!

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  6. diana paola mosquera Dice:

    para esto puedes enviar la mercancía con remisión y cuando llegue la mercancía al destino que la hayan recibido hacen las observaciones a la remisión y luego proceden a facturar. así veo cómo la hace una amiga contadora en una empresa de verduras que asesoro con las NIIF. Le puede servir esa forma de trabajo… lo único es que no puede ir valorizada la remisión, solo cantidades

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  7. María Jara Dice:

    Buenas noches, alguien me puede decir que hacer cuando se le factura electrónicamente aun cliente y este la rechaza justificando que no tiene con que cancelar.
    Qué pasa con esa factura ya en la DIAN?

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  8. Omar Dice:

    Super delicado el tema, con la aceptación tacita se obliga al adquiriente a responder por posibles errores de emisión, la Dian debería permitir o crear alguna forma para rechazar la factura posterior a este tiempo de 3 días hábiles.

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  9. Cristian Jaimes Dice:

    Buenas tardes, sucede que se emitió la factura electrónica a nuestro cliente hace 2 meses, en la pagina web de nuestro proveedor tecnológico aparece entregada, hace un mes se envió estado de cuenta preguntando si la factura fue recibida pero este correo no fue respondido, ya después de un mes nos dicen que la factura no fue recibida y por tal motivo es rechazada. En este caso que podemos hacer para que no la rechacen, ya que su único argumento es que no van a aceptar algo que no se recibió.

    Muchas gracias

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