Aceptación y rechazo de la factura electrónica

La factura electrónica, como la factura de papel o en computador, está sujeta a rechazo o aceptación por parte del comprador o adquiriente del producto o servicio facturado.

Factura electrónica como título valor.

Para que una factura constituya título valor debe ser aceptada por el receptor o beneficiario de la factura, lo que también aplica para la factura electrónica.

La aceptación de la factura se rige por las normas comerciales de la factura, contenida principalmente en el artículo 773 del código de comercio, que se aplica a la factura de papel vigente durante muchos años.

Esta norma ha sido reglamentada de forma específica por el decreto 1074 de 2015, que regula la factura electrónica como título valor, en razón a que hoy la factura de papel ha sido reemplazada por la factura electrónica.

Aceptación de la factura electrónica.

El artículo 2.2.2.5.4 del decreto 1074 de 2015 señala que la factura electrónica de venta una vez recibida se entiende irrevocablemente aceptada por el adquiriente, deudor o aceptante en los siguientes casos:

  1. Aceptación expresa: Cuando, por medios electrónicos, acepte de manera expresa el Contenido de esta, dentro de los tres (3) días hábiles siguientes al recibo de la mercancía o del servicio.
  2. Aceptación tácita: Cuando no reclamare al emisor en contra de su contenido, dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a la fecha de recepción de la mercancía o del servicio. El reclamo se hará por escrito en documento electrónico.

El plazo que el comprador tiene es de 3 días hábiles para aceptar o rechazar la factura, y si guarda silencio, es decir, no acepta ni rechaza la factura, opera la aceptación tácita de la factura que tiene los mismos efectos que la aceptación expresa.

Los 3 días hábiles de plazo se cuentan desde la fecha en que el receptor o comprador recibe la factura electrónica al tenor de parágrafo primero del referido artículo:

«Se entenderá recibida la mercancía o prestado el servicio con la constancia de recibo electrónica, emitida por el adquirente deudor aceptante, que hace parte integral de la factura, indicando el nombre, identificación o la firma de quien recibe, y la fecha de recibo.»

La factura electrónica generalmente se envía por correo electrónico y en el mensaje se incluyen las opciones para aceptar o rechazar la factura electrónica, como en el siguiente ejemplo de uno de los proveedores de facturación electrónica:

aceptacion-factura-electronica

El receptor puede aceptar o rechazar la factura, o no hacer nada y en tal caso opera la aceptación táctica de la factura electrónica.

El parágrafo segundo del artículo referido señala lo siguiente:

«El emisor o facturador electrónico deberá dejar constancia electrónica que los hechos que dan lugar a la aceptación tácita del título en el RADIAN, lo que se entenderá hecho bajo la gravedad de juramento.»

Como es natural, la factura se inscribirá o registrará en el RADIAN cuando ya haya operado la aceptación expresa o tácita de la factura, de modo que luego de registrada en ese sistema nada se puede hacer.

Facturación electrónica.Personas y empresas que están obligadas a expedir factura electrónica, procedimientos y requisitos para expedirla.

Rechazo de la factura electrónica.

Si el adquiriente no está conforme con la operación económica o con la factura recibida, puede rechazarla, y para ello tiene un término de 3 día hábiles contados desde la fecha en que recibe la factura.

Es así porque la ley dispone que, si la factura no se rechaza en los tres días siguientes a su recepción, se entiende aceptada tácitamente, de suerte que si se pretende rechazar a los 4 días ya no es posible por haberse configurado la aceptación tácita, y recordemos que la aceptación tácita tiene los mismos efectos que la aceptación expresa.

Cómo rechazar la factura electrónica.

Para rechazar la factura electrónica es necesario que el usuario despliegue la acción respectiva, es decir, de clic en el botón o enlace para rechazar la factura.

Es importante que se rechazo sea expreso y dentro del término de los 3 días hábiles siguientes a la recepción del mensaje electrónico que contiene la factura.

Si no se rechaza la factura de forma expresa, o se hace luego de los 3 días hábiles, la factura se habrá aceptado tácitamente con lo que ello implica.

¿Qué pasa si un cliente rechaza una factura electrónica?

Cuando un cliente rechaza una factura el emisor es notificado de ese hecho, y en tal evento debe proceder a emitir una nota crédito a fin de anular la factura si el rechazo ha sido total, o a realizar el ajuste si el rechazo ha sido parcial.

Las notas créditos están asociadas a la factura correspondiente, y deben ser validadas ante la Dian, proceso que se hace automáticamente por la solución de facturación.

Motivos de rechazo de factura una electrónica.

Una factura electrónica puede ser rechazada por el cliente debido a diferentes razones o circunstancias como las siguientes:

  1. Por errores en la factura como identificación.
  2. Devolución del producto.
  3. Garantía del producto.
  4. Desacuerdo en el precio o acuerdos comerciales.
  5. Por diferencias en la cantidad de productos facturados o recibidos.

El cliente debe comunicar la razón por la cual rechaza la factura, a la vez que el emisor debe exponer la razón por la cual emite la nota crédito respectiva.

La situación dependerá de cada caso en particular, pues las partes pueden llegar a un acuerdo posterior al rechazo de la factura.

Factura aceptada no puede ser modificada.

Luego que la factura electrónica haya sido aceptada por el adquiriente no puede ser modificada en modo alguno, como lo señala el parágrafo tercero del artículo 2.2.2.53.4 del decreto 1074 de 2015:

«Una vez la factura electrónica de venta como título valor sea aceptada, no se podrá efectuar inscripciones de notas débito o notas crédito, asociadas a dicha factura.»

Esa limitación aplica para las facturas electrónicas que fungen como título valor, es decir, las facturas a crédito que el emisor toma como título valor e inscribe en el RADIAN.

Aceptación de la factura para efectos tributarios.

Lo aquí expuesto aplica para las facturas como título valor, y respecto a los efectos tributarios, una factura rechazada no sirve como soporte de costos, deducciones o impuestos descontables, porque simplemente no existe sin la aceptación expresa o tácita.

Requisitos de la factura para soportar costos y deducciones.Para soportar costos, deducciones, e impuestos descontables la factura debe cumplir con los requisitos que señala el artículo 771-2 del estatuto tributario.

El artículo 771-2 del estatuto tributario que señala los requisitos que debe tener una factura para soportar costos, deducciones e impuestos descontables, nada dice sobre la aceptación o rechazo de las facturas, pero se sobreentiende que, si la factura ha sido rechazada, no puede ser utilizada como soporte por quien rechaza la factura.

Por consiguiente, se debe interpretar que una factura es válida para soportar costos, deducciones e impuestos descontables sólo si ha sido aceptada, ya sea expresa o tácitamente.

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  1. Juan Torres (marzo 15 de 2022)

    El emisor solo ofrece la opcion de ACEPTAR la factura pero no de RECHAZAR. En este caso como se procede si el cpmprador no quiere aceptar por error la factura? No parece haber un metodo alterno y los 3 dias son un tiempo muy corto para buscar con quien hay que reclamar.

    Responder
    • henser en respuesta a Juan Torres (julio 28 de 2022)

      el adquiriente de la facturas es quien debe generar los eventos sobre la factura que recibe, el emisor no puede generar ese vento, a menos que el adquiriente haya generado el evento de recibo de mercancia y hayan pasado mas de 3 dias en ese caso el emisor puede generar un evento de aceptacion tácita sobre la factura que emitio, pero solo en ese unico caso puede aceptarla.

      Responder
  2. Diego (mayo 12 de 2022)

    ¿Cómo rechazar una factura electrónica si esta no trae botón de rechazo?

    Responder
    • henser en respuesta a Diego (julio 28 de 2022)

      el adquiriente de la facturas es quien debe generar los eventos sobre la factura que recibe, el emisor no puede generar ese vento, a menos que el adquiriente haya generado el evento de recibo de mercancia y hayan pasado mas de 3 dias en ese caso el emisor puede generar un evento de aceptacion tácita sobre la factura que emitio, pero solo en ese unico caso puede aceptarla.

      puedes hacer uso del servicio gratuito de la Dian o contratar un implementación informática que realice ese proceso.

      Responder
  3. ALBA MARTIN (junio 10 de 2022)

    Tengo una pregunta, las facturas que uno rechaza o devuelve a los proveedores se tienen que causar o esta la obligación de hacer este proceso??

    Responder
  4. JAMILETH (junio 16 de 2022)

    DEBERIAN SER UN SISTEMA NEUTRAL POLITICAMENTE. DECEPCION.EL CONOCIMIENTO NO TIENE POR QUE SER PERTURBADO CON ESAS IMAGENES

    Responder
  5. Osoralsa (junio 30 de 2022)

    Buen día si genero una factura el ultimo día del mes y el cliente me dice que tuvo una fecha de cierre interno, tiene el derecho de rechazar la factura por este hecho, entendiendo que es una factura electrónica?. Como puedo sustentar al cliente que no es valido el rechazo, ya que las facturas electrónicas se pueden emitir en cualquier fecha del mes?

    Responder
  6. María D (julio 28 de 2022)

    Buen día
    Si recibo una factura electrónica y no está la opción de aceptar o rechazar. Como hago para rechazarla?

    Responder
  7. ANGELICA CASTELLANOS (agosto 5 de 2022)

    Buenas tardes,
    si recibo una factura errada, como hago para rechazarla por medio del facturador gratuito de la DIAN.
    ¿que pasos debería hacer?

    Responder
  8. DELVIS (agosto 10 de 2022)

    BUEN DIA
    las facaturas de servicio publico se debe dar el acuse

    Responder
  9. JISAZA (agosto 22 de 2022)

    Si la mercancía llega parcial, comercialmente la factura es recibida pero el proveedor debe emitir una NC por la parte de la mercancía que no llegó. Pero, entonces, según el artículo la factura no es descontable de impuestos si es reclamada? En este caso qué se debe hacer? si se acepta no se puede hacer NC y si se reclama no se puede descontar la parte que sí llegó.

    Responder
  10. SQUIJANO (agosto 24 de 2022)

    Si vendo mercancia en mostrador genero mi factura electronica, el cliente despues de las 72 horas viene a realizar un cambio o una devolucion parcial o total de la factura si emito una nota credito electronica, la DIAN es quien la rechaza por que ya hubo una factura aceptada.
    Pero el cliente no debe estar obligada a quedarse con un producto que no suple sus necesidades, como hacer para registrar esa nota credito si ya no la acepta la DIAN,
    El cliente va a llevar otros productos me quedaria un ingreso doble.

    Responder
  11. angi (septiembre 26 de 2022)

    Buenas tardes , si tengo una factura electrónica y soy el emisor y por error faltaron unos impuesto, el adquiriente da aceptación expresa, de quien es la responsabilidad al aceptar la factura electrónica del adquiriente es lógico, el emisor se da cuenta del error corrigen anulando dicha factura con una nota crédito y generando una nueva factura corregida con los impuesto. en este momento el adquiriente no puede aceptar la nota credito, porque ya habia dado la aceptacion expresa. como podemos solucionar este difucultad.

    Responder
  12. Veronica (octubre 25 de 2022)

    Buenos días
    Si un proveedor nos envió una factura y a la vez una nota crédito de la misma sin nosotros aceptar o rechazar, como debo hacer esa factura igual se rechaza así ya yo tenga la nota crédito?

    Responder
  13. Edisson Vargas (noviembre 11 de 2022)

    Que opción para subsanar puede haber, cuando se emite una factura electrónica que no se debía, pero antes de realizar la Nota Crédito, el receptor ya le ha generado aceptación?

    Responder
  14. PAULA RAMIREZ (diciembre 4 de 2023)

    Buenos días, tengo una inquietud por favor, una factura electrónica que se le da evento de rechazo evento 031 reclamo, se contabiliza o no teniendo en cuenta que el emisor no ha expedido la respectiva nota crédito ni ha reexpedido la nueva que la reemplaza.

    Gracias

    Responder
    • Gerencie.com
      Gerencie.com en respuesta a PAULA RAMIREZ (diciembre 4 de 2023)

      Buenos días, Paula

      En razón a que el rechazo de la factura requiere validación previa por parte de la Dian, hasta que esa validación no se supere, la factura electrónica sigue siendo válida, el recepto de la factura podría contabilizarla y hacer el ajuste respectivo cuando se supere el proceso de validación y se emita la nota crédito y/o la nueva factura.

      Otra alternativa válida dependiendo de la política contable de la empresa, es no contabilizarla hasta tanto se valide por parte de la Dian el rechazo de la factura.

      Saludos

      Responder
  15. JCMF (enero 31 de 2024)

    Hola, me llegó una factura electrónica de algo que desconozco y nunca compré. Evidentemente la he rechazado, ¿qué implicaciones tiene esto?

    Responder
    • Gerencie.com
      Gerencie.com en respuesta a JCMF (enero 31 de 2024)

      Pudo haber sido un error, o que alguien deliberadamente haya querido cargar la compra a su nombre para evitar superar los topes que lo obliguen a declarar. Es una práctica común comprar a nombre de terceros para que declaren ellos en su lugar.

      No es mucho lo que se pueda hacer, ya que la Dian no ha habilitado un espacio para denunciar estas prácticas.

      Saludos

      Responder
  16. Crisitan salgado (febrero 29 de 2024)

    Buenas tardes,

    Si me llego una factura de un proveedor y después una nota crédito por esa misma factura total. debo rechazarla por el proveedor tecnológico con sus 3 eventos. Que pasa si no la rechazo teniendo la nota como soporte.

    Gracias

    Responder
    • Gerencie.com
      Gerencie.com en respuesta a Crisitan salgado (marzo 1 de 2024)

      Si hay razones justificadas para rechazar la factura, es lo que se debe hacer. En todo caso, el efecto de rechazar la factura y de la nota crédito es el mismo, pues se informa a la Dian en los dos casos de la situación respecto a esa factura.

      Saludos

      Responder

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