Adquisiciones y abastecimientos en la empresa

Toda empresa sea micro, pequeña o grande, tiene en su estructura la función de compras.  En las grandes empresas el departamento de compras es un área definida dentro del organigrama.

Para el departamento de compras es fundamental contar con un sistema de información que le permita manejar de manera adecuada las interacciones internas y externas dentro del  ejercicio de su función.    La función del encargado de compras es encontrar el producto al proveedor, al precio justo en el momento adecuado.  Lo ideal es que todo comprador entienda que su responsabilidad con la empresa es generar utilidades a través de su función, que logre controlar las variables de la planeación de compras y así generar utilidades para la empresa.

Los errores que comenten con mayor frecuencia las áreas de compra de las empresas son:

  • Participar en confrontaciones con los proveedores, los compradores a menudo subestiman la importancia del proveedor, tradicionalmente el comprador piensa que es el proveedor el que necesita el comprador.
  • La falta del manejo en las cifras y la información, un comprador es negociador y por lo tanto debe tener un dominio pleno de todos aquellos términos con el manejo de los números que finalmente son los que generan los resultados de la compañía.
  • Falta de preparación y conocimiento del proveedor, a veces no se conoce bien el cliente objetivo de la empresa.

La elección de proveedores se puede hacer de dos maneras: que el proveedor se interese en abastecer a la empresa, o que la empresa de acuerdo a sus necesidades contacte a determinado proveedor.

Aspectos a tener en cuenta cuando el gerente de compras negocia con el posible proveedor:

  • El comprador debe conocer tanto a su empresa como el proveedor, conocer debilidades y fortalezas de la empresa a la que le compra y de sus productos.
  • Debe conocer muy bien su competencia y el cliente objetivo a los que van los productos relacionados que se compran.
  • Tener el estimado de consumo de determinado producto, es la información que nos pasa el usuario de determinado producto, la idea es que esa información se remita de manera formal al área, y con esa información el comprador puede salir en busca de su proveedor.
  • El tiempo de entrega que da la categoría de proveedores o el proveedore seleccionado y su  lote mínimo de despacho, esto permite saber por cuánto se debe generar la orden de compra.
  • El inventario que se debe tener en el departamento de compra.  Esto determina la frecuencia de orden de cada producto.

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