Cuando se hace el cierre contable el saldo del libro auxiliar de bancos no debe necesariamente coincidir con los extractos bancarios.
Los libros contables priman sobre los extractos bancarios.
Lo que prevalece es la contabilidad. El extracto bancario no es más que un documento orientador, que se debe conciliar para determinar las causas de las posibles diferencias.
Por supuesto que lo ideal para todos sería que los saldos del auxiliar de bancos coincidieran con el saldo de los extractos bancarios, ya que, de suceder, nos evitamos un proceso que suele ser engorroso llamado conciliación bancaria.
No es obligación que el saldo del auxiliar de bancos y el extracto sea igual, y de existir diferencia, que es la norma general, habrá que averiguar las razones que causan esa diferencia, y para ello es la conciliación bancaria.
La conciliación bancaria no tiene como objetivo hacer coincidir los saldos de bancos y los extractos. Su objetivo es identificar con claridad que ha generado la diferencia, pero no pretende anular las diferencias.
Por ejemplo, si la empresa ha girado un cheque para pagar a un proveedor y eso proveedor no lo ha cobrado, el saldo del libro auxiliar de bancos será inferior al saldo del extracto, ya que el extracto no contiene el valor del cheque puesto que no ha sido cobrado, pero ello no significa que la empresa deba hacer un ajuste a su contabilidad, ya que esta refleja la realidad económica: el pago del pago de la deuda con el giro del cheque.
En este supuesto tanto la contabilidad como el extracto bancario reflejan su realidad, por lo tanto no hay que modificar ni uno ni otro, pues ninguno está errado.
Para efectos de control, la empresa sí debe conocer la causa de las diferencias. La contabilidad se modificará sólo si el valor del saldo del extracto lleva a la empresa a detectar un error en su contabilidad, pero será una consecuencia de su propio error u omisión y no una obligación derivada de un valor diferente del extracto bancario.
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